Fotómegosztás rendezvényhelyszíneknek: beépített extra, amely több foglalást hoz

Egy pár egy szombat délutánon három helyszínt néz meg. Mindháromnak van látszó téglafala, fényfüzére és jól fotózható belső udvara. Az árak 10%-on belül vannak egymáshoz képest. A koordinátorok egyformán kedvesek. Vasárnap estére két helyszín udvarias e-mailt kap: „úgy döntöttünk, más irányba megyünk tovább”. Egy helyszín előleget kap.

Mi tette a különbséget? Nem a négyzetméterek. Nem a catering menüje. Azok az apró, konkrét dolgok, amelyek miatt a pár azt gondolta: ezek az emberek értik a dolgukat.

A beépített fotómegosztás is ilyen dolog. A helyszínnek szinte semmibe nem kerül beállítani, a rendezvény alatt egy percnyi munkaerőt sem igényel, és olyan vendégélményt teremt, amely hónapokig hozza az ajánlásokat. Az eseményipar világszerte több mint 1 billió dollárt forgat, mégis a legtöbb helyszín ugyanazon a néhány szolgáltatáson versenyez. Egy QR-kódos fotógaléria egymaga nem fogja megtölteni a naptárodat. De éppen az a fajta átgondolt, modern gesztus, amely a bizonytalan ügyfeleket a te javadra billenti.

A probléma, amelyről a helyszínek nem beszélnek

Szinte minden helyszínen ugyanaz a minta játszódik le: a vendégek több száz fotót készítenek a telefonjukkal. A rendezvény véget ér. A fotók szétszóródnak iCloud-fiókok, WhatsApp-beszélgetések és soha többé meg nem nyitott fényképgalériák között. Egy Deseret News felmérése szerint az emberek 80%-ának vannak a telefonján olyan fotói, amelyeket a készítésük óta nem nézett meg.

A párnak vagy a céges szervezőnek ez elszalasztott lehetőség. A helyszínnek még nagyobb. Ezeket a szétszórt vendégfotókat össze lehetett volna gyűjteni egy arculatodnak megfelelő galériában, meg lehetett volna osztani a közösségi médiában a helyszíned megjelölésével, és fel lehetett volna használni a saját marketingedben. Ehelyett 150 külön telefonban hevernek, és senkinek nem használnak.

Azok a helyszínek, amelyek közös fotógalériát kínálnak a foglalás részeként, még a probléma kialakulása előtt megoldják azt. A vendégek beolvasnak egy QR-kódot, a böngészőből töltenek fel (nincs app, nincs fiók), és minden egy helyre kerül. A pár teljes albumot kap. A helyszín tartalmat és jó hírnevet. Senkinek nem kell csoportos csevegésben fotók után kajtatnia.

Ha olvastál arról, hogy miért jobbak a dedikált galériák a csoportos csevegéseknél, már ismered a dinamikát. Ugyanez a logika érvényes a helyszínek szintjén is, csak nagyobb tétekkel.

Milyen valójában a „beépített fotómegosztás”

Nem képernyők felszereléséről vagy műszaki csapat felbérléséről van szó. A helyszín által biztosított fotómegosztás meglepően kevés munkával jár. A gyakorlatban így néz ki:

A helyszín a rendezvény előtt létrehoz egy galériát, amelyet az ügyfél rendezvényének nevével, színeivel és arculatával szabnak testre. Egy QR-kód kerül kinyomtatásra az asztalkártyákra, az étlapokra vagy egy kis táblára a bejárat közelében. A rendezvény alatt a vendégek a telefon kamerájával beolvassák a kódot, rákoppintanak a feltöltésre, és a fotóik másodpercek alatt megjelennek a közös galériában.

Ennyi az egész. Nincs alkalmazás-letöltés. Nincs bejelentkezés. Nincs jelszó. Az átlagos vendég 30 másodpercen belül kitalálja. Tegyük fel, hogy egy 120 fős céges díjátadó vacsorát rendezel. Mire felszolgálják a desszertet, a galériában már 80-150 fotó van több tucat közreműködőtől, és egyiküknek sem kellett több útmutatás, mint hogy „olvasd be a QR-kódot”.

Ha a helyszínen van képernyő vagy kivetítő (és a legtöbbön van), az élő fotófal még tovább viszi a dolgot. A vendégek fotói valós időben váltakoznak a nagy képernyőn. Képzelj el egy esküvői lakodalmat: valaki feltölt egy spontán képet az első táncról, és 10 másodperccel később megjelenik a DJ mögötti képernyőn. Az ilyen pillanatoktól az emberek újra előveszik a telefonjukat, hogy még többet töltsenek fel.

Miért hoz ez több foglalást

Legyünk őszinték: egy fotómegosztó funkció önmagában nem győz meg senkit arról, hogy lefoglaljon egy $15 000-os helyszínt. De három olyat tesz, ami idővel összeadódik.

1. Eldönti a bizonytalanok kérdését

Amikor két helyszín szinte egyforma, az ügyfelek azt választják, amelyik átgondoltabbnak tűnik. Ha a csomagba beleveszed a fotómegosztást, azzal jelzed, hogy a vendégélményre a catering és a parkolás mellett is gondoltál. Ezt támasztja alá a Wolfpack Advising: a helyszín jellemzően a pár esküvői költségvetésének körülbelül 37%-át teszi ki. Ekkora összegnél a párok minden részletet megvizsgálnak. Egy apró, modern extra átbillentheti a mérleget.

Egy praktikus módja a bemutatásnak: „A csomagod tartalmaz egy privát fotógalériát, ahová minden vendéged feltölthet és megoszthat fotókat a rendezvény alatt. Mi beállítjuk neked, a QR-kódokkal együtt.” Ez az egyetlen sor egy ajánlatban egészen mást sugall, mint az, hogy „van asztalunk és székünk”.

2. Ingyenes marketingtartalmat termel

A helyszíneden minden rendezvény több száz vendégfotót eredményez. Közös galéria nélkül ezek a fotók egyes telefonokon maradnak, és sosem látod őket. Galériával viszont kezedben van egy válogatott album a tereden zajló valódi rendezvényekről.

Kérj engedélyt az ügyfelektől néhány fotó marketingcélú felhasználására (a legtöbben igent mondanak, főleg ha kedvezményt vagy bónuszt kínálsz). 12 hónapnyi rendezvény alatt hiteles, változatos tartalomból épül fel a portfóliód: nyári esküvők, téli céges vacsorák, közöttük születésnapi ünnepségek. Ez meggyőzőbb bármely stockfotónál vagy megrendezett fotózásnál.

Ha esküvői helyszínt üzemeltetsz, ez még fontosabb. A párok nem üresen akarják látni a helyszínedet. Azt akarják látni, hogy tele van jól érző emberekkel. A vendégfotók ennek a legvalódibb változatai.

3. Szájról szájra terjedő köröket hoz létre

Ezt a legtöbb helyszín teljesen figyelmen kívül hagyja. Amikor 150 esküvői vendég ugyanazt a fotógalériát nyitja meg, megosztják. Elküldik a linket a barátoknak, akik nem tudtak eljönni. Posztolnak Instagramra. Megemlítik a helyszínt a képaláírásokban. Ez organikus elérés, amelyet nem lehet megvenni.

Képzeld el, hogy egy vendég posztol egy fotót a helyszíned udvaráról, és megjelöli a helyet. A követői (potenciális jövőbeli ügyfelek) egy gyönyörű teret látnak, tele boldog emberekkel. Ez egy ajánlási csatorna, amely magától működik.

A fotókon túl: funkciók, amelyek lenyűgözik az eseményszervezőket

Egy egyszerű közös album rendben van. De ha azt szeretnéd, hogy a rendezvényszervezők és a párok a bejárás alatt igazán felvillanyozódjanak, menj tovább.

A fotókihívások a passzív vendégeket aktív résztvevőkké teszik. Adj fel olyan feladatokat, mint a „legjobban öltözött vendég”, a „legkreatívabb asztalselfie” vagy a „kapd el a párt tánc közben”. A vendégek úgy teljesítik a kihívásokat, hogy a feladathoz illő fotókat töltenek fel, a galéria pedig pontosan olyan tartalommal telik meg, amelyet mindenki később látni akar. Céges rendezvényeken a kihívások egyben csapatépítő tevékenységek is, amelyek a személyzeted részéről semmilyen levezetést nem igényelnek.

Egy ranglista és pontrendszer baráti versengést visz a játékba. Az a vendég, aki a legtöbbet tölti fel (vagy a legtöbb kihívást teljesíti), feljebb kerül a rangsorban. Egyszerűen hangzik, de működik. A gamifikáció 48%-kal növeli az elköteleződést munkahelyi környezetben, és ugyanez a pszichológia érvényes a rendezvényeken is: az emberek többet vesznek részt, ha van látható eredményjelző.

Azoknál a helyszíneknél, ahol céges kihelyezett programokat vagy konferenciákat tartanak, a tartalommoderálás is eladási érv. Jelölj ki egy moderátort (vagy hagyd, hogy a rendezvényszervező végezze), és minden fotót átnéznek, mielőtt megjelenne a fotófalon. Egy koppintás a jóváhagyáshoz, egy az elutasításhoz. Ez garancia arra, hogy semmilyen nem megfelelő tartalom nem kerül a nagy képernyőre, és a céges ügyfelek pontosan ezt szeretik hallani.

Az őszinte kompromisszumok

Néhány dolog, amit érdemes tudni, mielőtt a következő ügyfelednek bemutatod ezt.

A fotómegosztás akkor működik a legjobban, ha a vendégek tudnak róla. Egy virágdekoráció mögé bújtatott QR-kódot senki nem olvas be. Tedd ki a kódokat szemmagasságban minden asztalra, a bár közelébe és a bejárathoz. Említsd meg az üdvözlő beszédben. Minél látványosabb, annál nagyobb a részvétel.

A Wi-Fi számít. A legtöbb helyszínen már van, de ellenőrizd a sávszélességet csúcsidőben. Száz vendég egyidejű feltöltéséhez rendes kapcsolat kell. Ha a Wi-Fi akadozik, a vendégek mobiladattal is tudnak feltölteni (a fájlok nem nagyok), de egy erős hálózat gördülékenyebbé teszi az élményt.

És a fotófalnak képernyő kell. Ha a helyszíneden már van kivetítő vagy tévé a táncparkett közelében, minden rendben. Ha nincs, egy bérelt, állványos 55 hüvelykes képernyő is tökéletes. Megéri: a fotófal az a funkció, amely a legláthatóbb reakciókat váltja ki a rendezvények alatt, és a vendégek ezt őrzik meg a legjobban utána.

Hogyan kínáld helyszíni extraként

Kétféleképpen építheted be a fotómegosztást a helyszíni csomagjaidba.

A lehetőség: foglald bele minden csomagba. Ez az egyszerűbb megközelítés. Te állod a költséget (egyszeri díj €39-tól, tehát a helyszín árához képest elhanyagolható), és a „privát rendezvényfotó-galéria QR-kódos hozzáféréssel” tételt alapfelszereltségként tünteted fel. Ez a márkád részévé válik: „A [helyszín neve] minden rendezvényéhez tartozik egy közös fotógaléria a vendégeknek.”

B lehetőség: kínáld prémium kiegészítőként. Csomagold a fotófalat, a kihívásokat és a galéria testreszabását „interaktív élmény bővítésként” felár ellenében. Ez jól működik azoknál a helyszíneknél, amelyek már kínálnak többszintű csomagokat. A kiegészítő megtérül, sőt, hoz is a konyhára, a pár pedig valóban hasznos dolgot kap.

Bárhogy is döntesz, a beállítás percekig tart, nem órákig. Hozz létre egy galériát, generálj QR-kódot, nyomtasd ki asztalkártyákra. Ha automatikusan gyűjtöd a vendégek fotóit, a rendszer elvégzi a többit. A rendezvény alatt nincs személyzeti munka. Nincs szükség műszaki szakértelemre.

Ha ismétlődő események helyszíne vagy, akár újra felhasználhatod a galériasablonokat, ami időt spórol, ha hetente három rendezvényt állítasz be.

A hosszú táv: miért adódik össze

A fotómegosztással tartott első rendezvény kísérlet. A tizedikre már minden ajánlatban eladási érv. Ez épül fel idővel:

• Valódi rendezvényfotók egyre bővülő gyűjteménye a weboldaladra és a közösségi médiára
• Párok és szervezők, akik az online értékelésekben megemlítik a fotómegosztást („imádtuk, hogy volt fotógaléria a vendégeknek”)
• Ajánlások olyan vendégektől, akik megtapasztalták a galériát, és most a saját rendezvényüket tervezik
• Hírnév mint olyan helyszín, amely túlmegy az alapokon

Ez az utolsó pont fontosabb, mint amilyennek hangzik. Egy olyan piacon, ahol minden eddiginél erősebb a verseny, a kiemelkedő helyszínek nem feltétlenül a legdrágábbak vagy a legszebbek. Azok, amelyek azt éreztetik az ügyfelekkel, hogy minden részletre gondoltak.

Egy fotómegosztó galéria nem helyettesít egy remek helyszínt, figyelmes személyzetet vagy rugalmas árakat. De éppen az az extra, amitől valaki azt mondja: „még közös fotógalériájuk is volt a vendégeknek”, amikor egy barátjának ajánlja a helyszínedet. És ezek az ajánlások hónapok és évek alatt töltik meg a naptárat.

Ha látni szeretnéd, milyen egy galéria működés közben, vagy hogyan segít az arcfelismerés a vendégeknek megtalálni minden róluk készült fotót, érdemes felfedezni a teljes funkciókészletet. Az ingyenes demócsomaggal bankkártya nélkül kipróbálhatsz mindent.