Etkinliğin için ne kadar alkol ve içecek almalısın? Hesaplayıcı rehberi

Bir düşün: bir düğün resepsiyonunda saat 21:30. Dans pisti az önce açıldı. DJ, herkesin nefret ediyormuş gibi yaptığı ama gizlice bayıldığı bir parça çalıyor. Sağdıç da bara gidip ılık prosecco ve tek bir cin şişesinden başka bir şey kalmadığını görüyor. Tonik de yok.

Kendi etkinliğinde içeceğin bitmesi, başına gelene kadar küçük bir şey gibi görünür. Sonra herkesin hatırladığı tek şey olur. Tersi de neredeyse aynı kötülükte: kokteyl sever bir kalabalık için 15 koli bira sipariş edip önümüzdeki altı ay boyunca garajda dokunulmamış lager yığınına bakmak.

Doğru miktarları bulmak tahmin işi değil. Bir formül var. Ama formülün çoğu insanın gözden kaçırdığı değişkenleri var: misafir profili, etkinlik süresi, yılın zamanı, kurduğun barın türü. Hepsi hesabı değiştirir. Elektronik tablo diplomasına gerek kalmadan nasıl doğru yapacağını anlatıyoruz.

Saatte bir içki kuralı (ve neden hikâyenin sadece yarısı olduğu)

Sektörün temel kuralı basit: misafir başına saatte bir içki hesapla. 100 misafirli dört saatlik bir etkinlik kabaca 400 içki demek. Bu senin başlangıç sayın.

Ama „bir içki” tek bir tür değil. 100 misafirin hepsi aynı şeyi içmez. Yaygın bir dağılım şöyle: yaklaşık %40 bira tercih eder, %30 şarap, %20 kokteyl veya sert içki ister, %10 ise alkolsüzde kalır. Bu yüzdeler kalabalığına göre ciddi biçimde değişir. Yaz bahçe partisi mi? Bira artar. Resmi bir kış galası mı? Şarap ve kokteyller öne çıkar. Çocukların ve büyükanne-büyükbabaların olduğu bir aile buluşması mı? Alkolsüz %30 veya daha fazla olabilir.

İlk saat neredeyse her zaman en yoğun olandır. İnsanlar gelir, sosyaldir ve hemen bir içki alır. Sonrasında tüketim yavaşlar. Örneğin oturmalı yemekli bir düğünde, masadaki şarap sert içki tüketimini yavaşlatır. Ayakta bir kokteyl partisinde ise eller serbest olduğu ve yiyecek daha az olduğu için insanlar daha çok içer.

Ne almalı: içki türüne göre döküm

Gerçek bir örnek yapalım. Toplam beş saatlik (bir saat kokteyl, dört saat yemek ve dans) 120 misafirli bir düğün resepsiyonu düzenlediğini varsayalım. Saatte bir içki kuralı ve ilk saat sıçramasıyla kabaca 530 içkiye ihtiyacın var.

Bira, şarap, sert içki ve alkolsüz arasında 40/30/20/10 dağılım varsay. Şişe olarak bu şöyle görünür:

Bira

212 içki bira. Bir içki, bir adet 12 oz şişe veya kutuya eşit. Yukarı yuvarlayıp 220 şişe al (24'lük yaklaşık 9-10 koli). En az iki çeşit olsun ve hafif veya alkolsüz bir seçenek ekle. Kimse bütün gece suya bakan görevli şoför olmak istemez.

Şarap

159 içki şarap. Standart 750 ml'lik bir şişe yaklaşık 5 kadeh çıkarır. Bu 32 şişe eder. Deneyimli catering firmaları çeşitliliği sınırlamayı öneriyor: bir köpüklü, iki beyaz, bir kırmızı. Bu sipariş vermeyi basitleştirir, israfı azaltır ve bar servisini hızlı tutar. Yaz düğünü için beyaz ve rozeye ağırlık ver. Kışın mı? Daha çok kırmızı.

Sert içkiler ve kokteyller

106 içki sert içki. İmza kokteyller yapıyorsan (bu işi yönetilebilir tutar), baz içkinin litresi başına 16-18 içki hesapla. Bu toplamda kabaca 6-7 litre eder. İki imza kokteyl seç ve ona göre stok yap. Mikserleri unutma: tonik, soda, meyve suyu. Sert içkinin yaklaşık 1,5 katı hacminde mikser gerekir.

Alkolsüz

53 alkolsüz içki. Su bu sayıya dahil değil. Özellikle açık hava veya yaz etkinliklerinde her zaman bol miktarda su bulundur. İyi bir kural: her şeyin üstüne kişi başı saatte en az 12-16 oz su. Buradaki 53 içki gazlı içecekler, meyve suları, mocktail'ler ve maden suyu. İnsanların kronik olarak az aldığı kategori bu.

Bu rakamlar beş saatlik 120 misafir için. Farklı büyüklükler için doğrusal olarak ölçekle, ama unutma: dağılım yüzdeleri toplamdan daha önemli. Kalabalığını tanı.

Çoğu insanın unuttuğu değişkenler

Formül seni yolun %80'ine götürür. Son %20, etkinliğini farklı kılan şeyi düşünmekten gelir.

Günün saati. Bir brunch, gece geç saatteki bir partinin alkolünün küçük bir kısmını tüketir. Öğlen mimosa ve Bloody Mary mi? Daha düşük hacim, farklı envanter. Saat 22:00'de başlayan bir after party mi? Kişi başı daha yüksek tüketim.

Mevsim ve hava. Yaz sıcağı insanları daha hafif içkilere yöneltir: bira, beyaz şaraplı spritz, cin tonik. Soğuk su ve buz tüketimi de fırlar. Kış etkinliklerinde daha çok kırmızı şarap, viski ve sıcak kokteyl görülür. Bir açık hava etkinliğinde, iç mekândaki eşdeğerine göre %20 daha fazla su ve alkolsüz içecek bütçele.

Yemek durumu. Doyurucu oturmalı bir akşam yemeği mi? İnsanlar yemek yedikleri için saatte daha az içer. Hafif atıştırmalıklı bir kokteyl partisi mi? Tüketimi yavaşlatacak hiçbir şey olmadığı için %20-30 daha fazla içki bekle. Bu yüzden oturma planın ve yemek biçimi de bar bütçeni dolaylı olarak etkiler.

Misafir profili. Bir doğum günü partisindeki 25-35 yaş grubu, çok kuşaklı bir aile buluşmasından belirgin biçimde daha çok içer. Misafirlerinin yarısı 21 yaşından küçükse veya dinî ya da kişisel nedenlerle içmiyorsa alkolsüz oranın %10 değil, %30-40 olabilir. Bir kurumsal etkinlikte, profesyonel ortam da tüketimi dengeleme eğilimindedir.

Bar formatı. Tam kokteyl menülü açık bar, sadece bira ve şarap sunan düzenden daha fazla içmeye teşvik eder. Ücretli bar tüketimi belirgin biçimde azaltır (ama kutlamalarda misafirperver görünmeyebilir). Orta yol: bira ve şarabı sen ısmarla, kokteyller için ücretli bar kur.

Elektronik tabloyu boşver: hesaplayıcı kullan

Bu hesabı bir kez elle yapmak sorun değil. Önce misafir sayısını, sonra süreyi değiştirdiğin, ardından şampanya kadehi kaldırmayı unuttuğunu fark ettiğin için üç kez yapmak mı? İşte o zaman bir araç istersin.

Photogala'nın ücretsiz içecek hesaplayıcısı senin yerine değişkenleri halleder. Misafir sayını, etkinlik süresini ve içecek türlerine göre yüzde dağılımını gir; sana tam şişe sayılarını verir. Kayıt gerekmez. Ayrıca etkinlik bütçeni, içecek hesaplayıcıdaki rakamlarla doğrudan besleyebilirsin.

Diğer işe yarar ücretsiz planlama araçları: misafir listesi yöneticisi kişi sayısını netleştirmene yardımcı olur (çünkü içecek hesabı, katılım onaylarının sayısı kadar güvenilirdir), mekân kapasite hesaplayıcısı ise alanın sipariş verdiğin kalabalığa gerçekten yetip yetmediğini kontrol eder.

Bar formatı kararı: açık, ücretli ya da ikisinin arası

Miktarları hesaplamadan önce nasıl bir bar kuracağına karar ver. Bu, çoğu ev sahibinin fark ettiğinden daha büyük bir karar ve misafir deneyiminden toplam maliyete kadar her şeyi etkiliyor.

Tam açık bar her şeyi senin karşılaman demek. Misafirler özgürce içer, faturayı sen ödersin. Düğünler ve resmi kutlamalar için altın standart bu. Açık bar daha yoğun tüketimi teşvik ettiği için temel formülden %15-20 fazlasını bütçele. Belirgin biçimde daha fazla harcama bekle, ama misafirlerin gerçekten ağırlandığını hissedecek.

Sadece bira ve şarap birçok etkinlik için akıllı bir uzlaşma. Lojistiği basitleştirir, tam bara göre maliyeti %30-40 düşürür ve eğitimli bir bar şefine olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Çoğu misafir gayet memnun kalır, özellikle doğum günü partilerinde ve rahat kutlamalarda. Tam barın karmaşıklığı olmadan biraz karakter istiyorsan bir veya iki imza kokteyl ekle.

Ücretli bar misafirlerin kendi içeceklerini ödemesi demek. Şirket etkinliklerinde ve rahat partilerde gayet iyi çalışır, ama düğünde cimrice görünebilir. Orta yol: bira ve şarabı sen ısmarla, kokteylleri misafirler satın alsın.

Kimsenin aklına gelmeyen şeyleri unutma

Buz. Düşündüğünden çok daha fazlasına ihtiyacın var. İçmek için kişi başı 1-1,5 pound hesapla, şişeleri kovalarda soğutuyorsan daha fazlasını. 120 misafir için bu 120-180 pound buz eder. Akşam 20:00'de bitene kadar absürt gelir.

Bardak veya kupalar. Gerçek bardaklar kiralıyorsan misafir sayısının 2 katını sipariş et (insanlar bardağı bırakır, unutur, yenisini alır). Tek kullanımlık bardakta 3 katı. Bu, gözden kaçan türden bir ayrıntı; şu konuyla aynı kategoride: etkinlikten yeterince fotoğrafın olduğundan emin olmak.

Süs malzemeleri ve mikserler. Limon, misket limonu, nane, zeytin. Ucuzdurlar ama unutulursa barın yarım kalmış gibi görünür. Kokteyller için şeker şurubu ve bitter için de aynısı geçerli.

Şampanya kadehi kaldırma. Yapacaksan her 6 misafir için fazladan bir şişe gerekir (her 750 ml'lik şişe 6 flüt doldurur). 120 misafir için: her şeyin üstüne 20 şişe köpüklü şarap.

Sadece içkileri değil, geceyi yakala

İyi planlanmış bir barın olayı şu: an yaratır. Sağdıcın şampanyalı berbat konuşması. Sonradan pişman olacakları shot'ları içen arkadaş grubu. Köşe masada bir kadeh şarabı paylaşan sessiz çift. Misafirlerin fotoğrafını çektiği anlar bunlar.

Soru şu: bu fotoğraflar 120 farklı kamera rulosunda kaybolacak mı, yoksa herkesin görebileceği bir yere mi düşecek? Bir QR kodlu ortak fotoğraf galerisi kurmak yaklaşık iki dakika sürer ve gecedeki her doğal kare tek bir yerde toplanır. Misafirlerin uygulama indirmesine ya da kayıt olmasına gerek yok. QR kodunu şuraya yazdır: masa kartları veya peçeteler, insanlar telefonlarından doğrudan tarayıp yükler.

Bara yakın bir yere QR kodu koyarsan misafirler içkilerini beklerken tarar. Zaten Instagram'da gezinerek geçirecekleri boş zaman bu. Sonuç olarak canlı fotoğraf duvarı bütün gece dolar ve ertesi sabah eksiksiz bir doğal anlar galerisi elinde olur. Fotoğrafçının 300 cilalı karesinden çok daha ilginç. İstersen fotoğraf görevleri bile kurabilirsin: „en iyi kokteyl karesi” veya „en komik kadeh kaldırma tepkisi” gibi, böylece insanlar aktif olarak katılır.

Etkinlikten sonra yüksek çözünürlüklü fotoğrafları doğru paylaşma ipuçları ya da loş bar ışığı için iPhone kamera ayarlarını optimize etme konusunda, o rehberlere önceden göz atmaya değer.

Hızlı referans: 100 misafir için miktarlar (4 saatlik etkinlik)

Yukarıdaki tüm hesap tek bir tabloda. Bar formatını bul, satırı oku ve gerçek misafir sayına göre büyüt ya da küçült.

Bu rakamlar başlangıç noktasıdır. Eğer misafir listeni biliyorsan ve kalabalığını anlıyorsan, önce dağılım yüzdelerini, sonra toplamları ayarla.

En sık yapılan hatalar

Sahip olmak istediğin kalabalığa göre almak. Misafir listen bira severlere kayıyorsa, daha şık görünüyor diye bir kraft kokteyl barı kurma. İnsanların gerçekten içeceği şeyi al. Tedarikçin izin veriyorsa açılmamış şişeleri her zaman iade edebilirsin (sipariş vermeden önce sor).

İçmeyenleri görmezden gelmek. Varsayılan olarak yüzde on alkolsüz, cömert bir pay değil, asgari sınırdır. Çocukların ve yaşlı akrabaların olduğu aile buluşmalarında ya da herhangi bir nedenle içmeyen misafirlerin olduğu etkinliklerde %25-35 alkolsüz bütçele. İyi mocktail'ler, kaliteli maden suyu ve ilginç gazlı içecekler içmeyenlerin kendini sonradan akla gelen biri değil, dahil edilmiş hissetmesini sağlar.

İade politikasını unutmak. Birçok içki mağazası ve toptancı açılmamış şişelerin iadesini kabul eder. Bu hesabı tamamen değiştirir. İade planıyla %10-15 fazla sipariş ver, asla eksik kalmazsın. İade politikası yoksa kalanla baş başa kalırsın.

Su planı olmaması. Misafirler, özellikle alkolün aktığı akşam etkinliklerinde, beklediğinden daha fazla su içer. Gerekli olduğunu düşündüğünün iki katını al. Listedeki en ucuz kalem ve bitmesi en utandırıcı olanı.

En iyi etkinliklerde hiçbir şey bitmez. Peki o etkinliklerin en iyi anıları? Birinin gerçekten yakaladığı anılar. İyi stoklanmış bir bar havayı canlı tutar. Ama ortak fotoğraf galerisi kanıtı saklar.