Şirket Yılbaşı Partisi Programı: Tüm Ekibi Dahil Eden 10 Fikir (Kimseyi Utandırmadan)

Aralık. Organizasyon kanalından az önce bildirim geldi. Biri “Yılbaşı Partisi Etkinlikleri (ZORUNLU)” başlıklı bir tablo paylaştı ve miden kasıldı. Bu filmi biliyorsun: zorla buz kırma oyunları, patronun her soruyu yarı hızda okuduğu bir yarışma ve kimsenin istemediği bir karaoke makinesi.

Senin şirket yılbaşı partinin senaryoya değil, yapıya ihtiyacı var. Aradaki fark önemli. Senaryo insanlara dakika dakika ne yapacaklarını söyler. Yapı ise onlara birkaç dayanak noktası verir ve aralarında akşamın nefes almasına izin verir.

Bu 10 program fikri küçük ekiplerde de bütün şirketlerde de işe yarar. Çoğu kurulduktan sonra kendi kendine işler. Hiçbiri kimsenin ayağa kalkıp meslektaşlarının önünde tek başına gösteri yapmasını gerektirmez. Özellikle ekip fotoğraflarını İK baş ağrısı yaşamadan nasıl toplayacağını arıyorsan, bunun için ayrı ve ayrıntılı bir yazımız var. Bu yazı ise akşamın tüm programıyla ilgili.

Bir Şey Planlamadan Önce Tek Kural

Boşluk bırak. Kurumsal yılbaşı etkinliklerindeki en büyük hata programı aşırı doldurmaktır. Art arda çok fazla oyun, bir süre sonra iş ödevi gibi hissettirmeye başlar. Akşamın büyük kısmını serbest bırak ve aşağıdaki program maddelerini bir konferans gündemi gibi üst üste yığmak yerine, baharat gibi akşamın içine serpiştir.

İnsanlar birbirlerini görmek için geldi. Program buna ortam hazırlamak için var, onun yerini almak için değil.

10 Program Fikri (Kabaca Akşamın Sırasına Göre)

1. Kendi Kendine Dolan Bir Fotoğraf Duvarı

Girişin ya da barın yakınına bir ekran yerleştir. Onu, misafir yüklemelerini gerçek zamanlı gösteren bir canlı fotoğraf duvarına bağla. İnsanlar gelir, ekranı fark eder ve fotoğraf çekmeye başlar. Duyuru yapmaya gerek yok.

Her masaya ve girişe basılı bir QR kod koy. Misafirler onu telefon kameralarıyla tarar, bir isim seçer ve yükler. Uygulama yok, hesap yok. Kısa süre içinde ekran geliş selfie'leri, grup fotoğrafları ve birinin meze masasından çektiği yakın planla dolar. Fotoğraf duvarı, daha ilk konuşma yapılmadan salonun sohbet başlatıcısı olur.

2. Yılın Özeti Bilgi Yarışması

Soruları büyük ekrana (ya da aynı fotoğraf duvarı ekranına) yansıt ve herkesin telefonundan cevap vermesine izin ver. “Bu yıl kaç yeni çalışan aramıza katıldı?” “Yaz futbol turnuvasını hangi ekip kazandı?” “Şirket Slack'inde en çok kullanılan emoji hangisiydi?”

Photogala'nın canlı bilgi yarışması tam olarak bunu yapar: soru televizyonda belirir, cevap seçenekleri her telefona düşer. Misafirler, fotoğraflar için zaten taradıkları aynı QR kodla katılır. Daha hızlı cevaplar daha fazla puan kazandırır, seri bonusu da istikrarı ödüllendirir. 8-12 soruyla sınırla; daha fazlasında dikkat dağılır. Kullanıma hazır 25 soru fikri için yılın özeti bilgi yarışması rehberimize göz at. Yeni yıl gecesi için yazıldı, ama format bir Noel partisinde de aynı derecede iyi işler.

3. Departmanlar Arası Fotoğraf Görevleri

Her masaya basılı fotoğraf görevi kartları dağıt ya da insanların bunları QR kod üzerinden keşfetmesine izin ver: “En çirkin Noel kazağı”, “En yaratıcı ekip pozu”, “Başka bir departmandan birini gülerken yakala.” Fotoğraf görevleri insanlara normalde konuşmadıkları meslektaşlarının yanına gitmek için bir neden verir.

Görevler; yüklemeleri, tamamlanan görevleri ve beğenileri takip eden bir lider tablosuna akar. Departmanlar arasındaki dostça rekabet bütün akşamın enerjisini taşıyabilir. Bir not: lider tablosu ve fotoğraf görevleri Premium paketinde yer alır. Hangi pakette neler olduğuna birazdan değineceğiz.

4. Ekranda Gizli Noel Baba Hediye Açılışı

Bunun için neredeyse hiç teknoloji gerekmez. Ama fotoğraf duvarı yardımcı olur. Herkesten hediyesini açtığı anı fotoğraflamasını iste. Tepkiler birkaç saniye sonra fotoğraf duvarında belirir (ya da fotoğrafları önce inceliyorsan onaylandıktan sonra): aynı anda hediye açan koca bir salon, hepsi yakalanmış ve canlı yansıtılmış. Az emek, büyük ödül.

5. Her Telefondan Şarkı İstekleri

Kimsenin seçmediği hazır bir çalma listesi yerine insanlar telefonlarından şarkı istesin. Müziği yöneten kişi, gelen istekleri DJ görünümünde canlı olarak görür. Premium ve üzeri paketlerde DJ'i moderatör olarak ekleyebilirsin, böylece kendi cihazında açabilir; her pakette ise kendi telefonunda ya da tabletinde açıp ona verebilirsin. Misafirler şarkı adını ve sanatçıyı yazar, isterse bir not ekler (“Lütfen bunu tatlı sırasında çal”) ve gönderir. DJ görünümü aynı istekleri gruplar; sekiz kişi “Last Christmas” isterse şarkı bir sayaçla tek bir kez görünür. Oylama yok, uygulama yok, sadece bir metin alanı.

6. Programsız Zaman Dilimi

Bunu açıkça planla. Programa yaz: “Program yok. Ye, iç, sohbet et.” Şirket etkinliklerindeki en iyi sohbetler, insanlar bir sonraki etkinliğe sürüklenmediğinde olur. Eğer etkinlik programını misafirlerle aynı QR kod üzerinden paylaşırsan, sırada ne olduğunu bilirler ve arada kendilerini kaybolmuş hissetmezler.

7. Yönetimden İki Dakikalık Teşekkür

Kısa. İçten. Somut. “Bu yıl ürün ekibi, müşterileri sisteme alma şeklimizi değiştiren özelliği yayına aldı.” “14 kişiyi işe aldık ve henüz hiçbiri pişman değil.” İki dakika. Fotoğraf duvarı, konuşmacının arkasında ekibin seçilmiş öne çıkan anlarını gösterebilir.

Ekranda arada bir misafir fotoğraflarından fazlasını istiyorsan, fotoğraf duvarındaki slaytlar misafir fotoğraflarının arasında kendi görsellerini, videolarını, metin kartlarını veya QR kodlarını senin belirlediğin zamanlamayla oynatır. Deluxe paketinde mevcuttur.

8. Departmanlar Kapışması

Bir fotoğraf görevi seç ve onu canlı bir etkinliğe dönüştür. “En iyi grup pozu, departman başına bir fotoğraf, 3 dakika.” Sonuçları fotoğraf duvarında göster. Salon tezahürat yapsın. Bu işe yarar çünkü gönüllüdür, ekip bazlıdır (kimse tek başına durmaz) ve beş dakikadan kısa sürer.

9. Herkesin Katıldığı Ekip Fotoğrafı

Eski usul ve her seferinde işe yarar. Herkesi topla, fotoğrafı çek, galeriye yükle. Etkinliğin kapak fotoğrafı o olur. Mekânda bir fotoğrafçı ya da fotoğraf kabini zaten varsa, onların çekimleri canlı yükleme (Premium ve üzeri) ile doğrudan aynı galeriye düşer. Ayrı klasör yok, “linki pazartesi atarım” yok.

10. Fotoğraflarla Yıl: Slayt Gösterisi

Akşam sona yaklaşırken fotoğraf duvarını akşamın en iyi yüklemelerinden oluşan bir slayt gösterisine geçir. Ya da yıl boyunca ekip etkinliklerinden (ofis dışı buluşmalar, lansmanlar, rahat cumalar) fotoğraf topladıysan onları da araya kat. Slayt gösterisi (Plus ve üzeri) fotoğrafları otomatik olarak döndürür. İnsanlar etrafında toplanır, fotoğrafları birbirine gösterir, unuttukları şeylere güler. Bilinçli hissettiren sakin ve sıcak bir kapanış.

Nelerden Kaçınmalı

Kurumsal etkinliklerde insanları neredeyse her zaman rahatsız eden birkaç şey:

• Solo performanslar. Karaoke gönüllüler için sorun değil. Zorla doğaçlama, yetenek gösterileri ya da “bize senin hakkında kimsenin bilmediği bir şey anlat” turları ise değil. Rekabeti ekip bazlı tut.
• Kişisel özelliklere göre sıralamalar. “En şık giyinen”, “CEO olma ihtimali en yüksek kişi” ya da “En komik meslektaş” ödülleri insanları zor durumda bırakır ve çoğu zaman ters teper.
• Üçten fazla planlı etkinlik. Program maddeleri arasında bol serbest zaman bırak. Akşam başına iki üç program anı fazlasıyla yeter. Geri kalanı sohbet, yemek ve müzik olmalı.
• Gelişten gece yarısına kadar süren bir program. Gerçek bağlar etkinliklerin arasındaki boşluklarda kurulur. Bunları koru.

İş Etkinliğinde Gizlilik

Bir kurumsal etkinlikteki herkes fotoğrafının ortak bir ekranda görünmesini istemez. Bu tamamen anlaşılır. İşe yarayan birkaç şey:

Her fotoğrafın fotoğraf duvarında görünmeden önce incelenmesi için içerik moderasyonunu kur. Premium ve üzeri paketlerde İK'dan ya da etkinlik ekibinden birine moderatör rolünü ver, böylece bu işi üstlenebilsin. Onaylamak için bir dokunuş, reddetmek için bir dokunuş. Bu aynı zamanda bir şirket ekranına çıkmaması gereken her şey için güvenlik ağındır (örneğin yanlışlıkla gönderilen ekran görüntüleri, bulanık kazalar ya da bir yılbaşı partisinde ara sıra görülen NSFW denemeleri).

Katılımı gönüllü tut. QR kod bir davettir, zorunluluk değil. Akşamın tadını yükleme yapmadan çıkarmak isteyenler tam olarak bunu yapabilir. Galeriden etkinlik davetiyesinde önceden bahset ki kimse şaşırmasın. GDPR kapsamında çalışanların, etkinlik fotoğraflarının nasıl kullanılacağını bilme ve kaldırılmasını talep etme hakkı vardır. Moderasyon araçları ikisini de kolaylaştırır: onaylanmamış fotoğraflar asla herkese açık olmaz ve bir fotoğrafı galeriden kaldırmak yalnızca bir an sürer.

Dürüst bir sınırlama: Photogala tamamen tarayıcıda çalışır. Yerel bir uygulama yoktur. Bu bilinçli bir tercih. Bir etkinlik uygulamasını asla yüklemeyecek meslektaşlar için sıfır engel demek, ama yükleme deneyimi özel bir kamera uygulamasından biraz farklıdır.