Ya tenéis la lista. Solo que está en el archivo equivocado.
Nombres, grupos, acompañantes, «¿hotel reservado?», «¿autobús?» — importáis vuestro archivo de Excel en lugar de teclearlo otra vez y definís vosotros las columnas. A partir de ahí, el plano de mesas, la elección de menú y las tarjetas de sitio leen de esa misma lista. Añadir, importar y mantener invitados es gratis en todos los planes.
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¿Photogala o la plantilla de Excel?
Ambas son una tabla con columnas. La diferencia aparece cuando otras herramientas tienen que trabajar con esa misma lista.
Dónde gana la hoja de cálculo
Si de verdad solo necesitáis una lista de nombres, gana la hoja de cálculo. Sin cuenta, sin conexión a internet, una columna nueva en dos segundos, y el archivo está en vuestro propio ordenador — nadie puede apagarlo ni cambiarlo. A esto se suman tres puntos incómodos de nuestro lado. Primero: exportar la lista como Excel, CSV o PDF solo está incluido a partir de Plus — en el plan gratuito podéis llevar la lista online, pero no podéis sacarla otra vez como archivo. Segundo: no hay importación desde los contactos de Google, Outlook o del móvil, ni sincronización en dos sentidos; el punto de partida es siempre un archivo o teclear. Tercero: desde la lista no se puede enviar nada (ver las preguntas de abajo). Photogala empieza a merecer la pena justo en el momento en que de esa misma lista tienen que salir un plano de mesas, una elección de menú y las tarjetas de sitio.
Seis grabaciones, una lista
Seis grabaciones de una boda de demostración real. Fijaos en cuántas veces reaparecen las mismas filas — tecleadas una vez, reutilizadas cinco.
La tabla de la que leen todas las demás
La grabación recorre la lista de invitados en el área de administración: primero hacia abajo por los invitados y sus grupos, y luego hacia la derecha por las columnas — estado de la confirmación, elección de menú por plato, preferencias de asiento, datos de contacto, nota de dieta y observaciones. Una fila por invitado, sin una segunda hoja. Todo lo demás de esta serie solo muestra quién lee de esa única fila.
El invitado rellena su propia fila
En el móvil: el invitado escribe su nombre y sus apellidos, confirma que asiste y, en el paso siguiente, elige entrante y plato principal. Todo lo que introduce aterriza en su fila de la lista de invitados — también si ya lo habíais añadido vosotros. Si ese registro ya ha respondido, se crea en su lugar un candidato a duplicado para fusionar; nunca se sobrescribe nada.
Las mismas filas, ahora en mesas
El plano de mesas no guarda ninguna lista de nombres propia — lee esas mismas filas. En la grabación, al principio solo hay dos parejas sentadas, las que llevan una regla de «juntos» y otra de «no juntos»; un clic en «Sentar automáticamente» y las mesas se llenan de una sola vez, directamente desde la lista de invitados. Las cancelaciones se saltan. Cómo se dibuja e imprime el plano en sí es un tema aparte — aquí lo que cuenta es que para ello no se teclea nada.
De dónde sale la columna «elección de menú»
En el móvil, el invitado toca el mosaico «Menú» en la pantalla de inicio del evento y recorre entrante, plato principal y postre — cada plato con una foto y notas escritas libremente como «vegano» o «sin gluten». Son los mismos platos que se ofrecen al confirmar la asistencia, y su elección queda después como una columna por plato en el invitado, justo al lado de su nota de dieta.
De la fila a la tarjeta de sitio
En el plano de mesas, la grabación abre el diálogo de exportación e inicia el editor de plantillas con «Tarjetas de sitio». La tarjeta ya está rellena al abrirse: el nombre, la mesa y el número de asiento están ahí porque salen de la fila de ese invitado — un registro por invitado, sin combinación de correspondencia a mano. Lo que sale del editor es un archivo; de la impresión se encarga vuestra imprenta.
Los mismos invitados, después de la fiesta
Para terminar, un scroll tranquilo por la galería compartida en el móvil. Para esto no necesitáis la lista para nada — los invitados suben las fotos por enlace o QR. Abajo, en las preguntas, está por qué aun así podéis poneros con la lista meses antes.
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Lista de invitados
Nombres, acompañantes, confirmaciones, alergias, preferencias de mesa: todo cuidado en un solo sitio. El plano de mesas, el menú, las tarjetas de sitio y los correos de recordatorio leen la misma lista.
Saber más →Confirmación de asistencia
Cada invitado recibe su propio enlace. Un toque para aceptar o rechazar, más acompañantes, elección de menú y tus propias preguntas — y tú sabes en todo momento cómo vas.
Saber más →Plano de mesas
Coloca las mesas, la pista de baile y el escenario arrastrando y soltando, sienta a la gente directamente desde la lista de invitados — y la noche de la fiesta cada uno encuentra su sitio con un escaneo, no mirando un cartel de papel en el vestíbulo.
Saber más →Plantillas de impresión
Tarjetas de sitio con nombre y mesa, números de mesa, tarjetas de menú y pósteres QR — como PDF listo para imprimir, generado a partir de la misma lista de invitados que alimenta el plano de mesas.
Saber más →Menú digital
Tiempos, platos, fotos y alérgenos en una página que tus invitados abren con un escaneo — y la misma carta en PDF listo para imprimir para la mesa.
Saber más →Preguntas sobre la lista de invitados
¿Podemos importar nuestra lista de Excel actual?
¿Qué aportan las columnas propias que no tenga una hoja de cálculo?
¿Qué es gratis y qué cuesta dinero?
¿Cuántos invitados caben en la lista?
¿Photogala envía invitaciones o recordatorios a nuestros invitados?
¿Cómo se gestionan los acompañantes?
¿Nuestros invitados ven la lista de invitados?
¿Podemos empezar un año antes de la boda?
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