Ihr habt die Liste schon. Sie liegt nur in der falschen Datei.
Namen, Gruppen, Begleitungen, „Hotel gebucht?“, „Bus?“ — ihr importiert eure bestehende Excel-Datei, statt sie abzutippen, und legt die Spalten selbst an. Danach lesen Sitzplan, Menüwahl und Platzkarten aus derselben Liste. Gäste anlegen, importieren und pflegen ist in jedem Paket kostenlos.
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Photogala oder die Excel-Vorlage?
Beides ist eine Tabelle mit Spalten. Der Unterschied zeigt sich erst, wenn andere Werkzeuge mit derselben Liste weiterarbeiten sollen.
Wo die Tabelle besser ist
Wenn ihr wirklich nur eine Namensliste braucht, gewinnt die Tabelle. Kein Konto, keine Internetverbindung, jede neue Spalte in zwei Sekunden, und die Datei liegt auf eurem Rechner — niemand kann sie euch abschalten oder verändern. Dazu gehören drei unbequeme Punkte auf unserer Seite. Erstens: Der Export der Liste als Excel, CSV oder PDF ist erst ab Plus dabei — im kostenlosen Paket führt ihr die Liste online, bekommt sie aber nicht als Datei wieder heraus. Zweitens: Es gibt keinen Import aus Google-, Outlook- oder Handy-Kontakten und keinen Zwei-Wege-Abgleich; Startpunkt ist immer eine Datei oder das Tippen. Drittens: Aus der Liste heraus lässt sich nichts verschicken (siehe die Fragen unten). Photogala lohnt sich erst in dem Moment, in dem aus derselben Liste ein Sitzplan, eine Menüwahl und Platzkarten entstehen sollen.
Sechs Aufnahmen, eine Liste
Sechs Mitschnitte aus einer echten Demo-Hochzeit. Achtet darauf, wie oft dieselben Zeilen wieder auftauchen — einmal getippt, fünfmal weiterverwendet.
Die Tabelle, aus der alle anderen lesen
Die Aufnahme läuft durch die Gästeliste im Verwaltungsbereich: erst nach unten durch die Gäste und ihre Gruppen, dann quer nach rechts durch die Spalten — Zusagestatus, Menüwahl je Gang, Sitzwünsche, Kontakt, Diät-Hinweis und Notiz. Eine Zeile je Gast, kein zweites Blatt. Alles Weitere in dieser Reihe zeigt nur, wer aus dieser einen Zeile liest.
Der Gast füllt seine Zeile selbst
Am Handy: Der Gast tippt Vor- und Nachnamen, bestätigt, dass er dabei ist, und wählt im nächsten Schritt Vorspeise und Hauptgang. Alles, was er einträgt, landet in seiner Zeile der Gästeliste — auch dann, wenn ihr ihn vorher schon angelegt habt. Hat dieser Eintrag bereits geantwortet, entsteht stattdessen ein Dubletten-Kandidat zum Zusammenführen; überschrieben wird nie.
Dieselben Zeilen, jetzt an Tischen
Der Sitzplan speichert keine eigene Namensliste — er liest dieselben Zeilen. In der Aufnahme sind erst nur zwei Paare gesetzt, für die eine „zusammen“- und eine „nicht zusammen“-Regel hinterlegt ist; ein Klick auf „Automatisch setzen“, und die Tische füllen sich in einem Zug aus der Gästeliste. Absagen werden übersprungen. Wie der Plan selbst gezeichnet und gedruckt wird, ist ein eigenes Thema — hier zählt nur, dass dafür nichts abgetippt wird.
Woher die Spalte „Menüwahl“ kommt
Am Handy tippt der Gast auf der Startseite die Kachel „Menü“ und scrollt durch Vorspeise, Hauptgang und Dessert — mit Foto und frei getippten Hinweisen wie „vegan“ oder „glutenfrei“ an jedem Gericht. Dieselben Gerichte stehen bei der Zusage zur Wahl, und die Wahl steht danach als Spalte je Gang am Gast, direkt neben seinem Diät-Hinweis.
Von der Zeile zur Platzkarte
Im Sitzplan öffnet die Aufnahme den Export-Dialog und startet über „Platzkärtchen“ den Vorlagen-Editor. Die Karte ist beim Öffnen bereits gefüllt: Name, Tisch und Platznummer stehen darauf, weil sie aus der Zeile dieses Gastes kommen — ein Datensatz je Gast, kein Serienbrief von Hand. Was aus dem Editor herausfällt, ist eine Datei; den Druck übernimmt eure Druckerei.
Dieselben Gäste, nach der Feier
Zum Schluss ein ruhiger Scroll durch die geteilte Galerie am Handy. Dafür braucht ihr die Liste gar nicht — Fotos laden die Gäste per Link oder QR hoch. Der Grund, warum ihr trotzdem schon Monate vorher an der Liste sitzen könnt, steht unten bei den Fragen.
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Gästeliste
Namen, Begleitungen, Zusagen, Allergien, Tischwunsch — an einer Stelle gepflegt. Sitzplan, Menü, Platzkärtchen und Erinnerungsmails greifen alle auf dieselbe Liste zu.
Mehr erfahren →Zu- und Absagen
Jeder Gast bekommt seinen eigenen Link. Ein Klick für zusagen oder absagen, dazu Begleitung, Menüwahl und deine eigenen Fragen — und du siehst jederzeit, wo du stehst.
Mehr erfahren →Sitzplan
Tische, Tanzfläche und Bühne per Drag-and-drop anordnen, Gäste aus der Gästeliste setzen — und am Abend findet jeder seinen Platz mit einem Scan statt mit einem Blick auf eine Papiertafel im Foyer.
Mehr erfahren →Druckvorlagen
Platzkärtchen mit Namen und Tisch, Tischnummern, Menükarten und QR-Poster — als druckfertiges PDF, gefüllt aus derselben Gästeliste, die auch den Sitzplan speist.
Mehr erfahren →Digitales Menü
Gänge, Gerichte, Fotos und Allergene auf einer Seite, die deine Gäste mit einem Scan öffnen — und dieselbe Karte als druckfertiges PDF für den Tisch.
Mehr erfahren →Fragen zur Gästeliste
Können wir unsere bestehende Excel-Liste übernehmen?
Was bringen eigene Spalten, die es in der Tabelle auch gibt?
Was ist kostenlos, und was kostet Geld?
Wie viele Gäste passen in die Liste?
Verschickt Photogala Einladungen oder Erinnerungen an unsere Gäste?
Wie werden Begleitpersonen geführt?
Sehen unsere Gäste die Gästeliste?
Können wir ein Jahr vor der Hochzeit anfangen?
Weitere Anwendungsfälle
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