Vor, während & nach dem Event

Damit an deinem großen Tag alles rundläuft, hilft ein klarer Zeitplan. Dieser Leitfaden ist kein eigener Bildschirm, sondern eine Klammer um die drei Phasen deines Events – Vorbereitung, Ablauf und Nachbereitung.

Das Dashboard kennt diese drei Phasen inzwischen selbst und sortiert seine Karten danach: „Wir planen noch“, „Es geht um die Fotos“ und „Das Fest ist vorbei“. Die drei Phasen dieses Leitfadens entsprechen genau diesen drei Zuständen. Für jede zeigt er dir, wo du klickst, und verweist auf die passenden Detail-Guides.

Deine Steuerzentrale: das Dashboard

Fast jeder Schritt beginnt am Dashboard – der Startseite deines Admin-Bereichs, in der Seitenleiste heißt sie Übersicht. So kommst du hin: Melde dich als Gastgeber an, öffne dein Event und wähle im Profilmenü oben rechts unter Verwaltung den Eintrag Admin-Portal; die Adresse endet dann auf /admin. Nur Besitzer und Admins sehen diesen Bereich; wie du hinfindest, erklärt Zum Event-Admin gelangen.

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Das Dashboard trägt die gesamte Timeline: oben die Kopfzeile mit der aktuellen Phase, darunter das Kennzahlenband und die Karten. ① das Kennzahlenband: bis zu vier Kacheln, die sich nach der Phase deines Events und deinen aktiven Tools richten – jede ist anklickbar und führt dorthin, wo du an dieser Zahl arbeitest; darunter rechts führt Alle Zahlen ansehen zur vollständigen Statistik. Am Handy stehen die vier als 2×2-Block. ② Veranstaltung einrichten öffnet den Einrichtungs-Assistenten noch einmal, Tour starten führt dich durch den Admin-Bereich. ③ Dashboard einrichten öffnet den Dialog für Kennzahlen und Karten: an- und abschalten, Reihenfolge ziehen. Sind Karten aus, steht die Zahl im Knopf – Dashboard einrichten · 2 aus.

Von oben nach unten siehst du:

• Die Kopfzeile: Event-Name und darunter eine Zeile aus Datum, Restzeit („noch N Tage“ bzw. „hat stattgefunden“) und dem Namen der aktuellen Phase – Planung, Galerie oder Nach dem Fest.
• Das Kennzahlenband: vier Kacheln mit Zahl und Fortschrittsbalken. Jedes aktive Planungs-Tool steuert seine eigene Zahl bei (Zusagen, Sitzplätze, Budget, Programmpunkte …), die Galerie liefert immer Fotos, Hochladende, Zu prüfen (nur wenn etwas wartet), Speicher und Galerie bis. Rechts darunter führt „Alle Zahlen ansehen“ in die Statistik.
• Die Karten, deren Reihenfolge sich mit der Phase ändert.

Am Handy steht direkt unter der Kopfzeile zusätzlich eine waagrechte Leiste mit deinen aktiven Tools und der Pille „Alle Tools“ – dort ist die Seitenleiste eingeklappt. Sie erscheint erst, sobald mindestens ein Tool läuft.

Diese Karten solltest du kennen

• Speicherdauer – die wichtigste Uhr. Sie steht in jeder Phase ganz oben und sagt dir, wie lange deine Galerie online bleibt; der Knopf „Verlängern“ führt zur Paketseite.
• Countdown – immer die zweite Karte: großer Tageszähler mit Fortschrittsring. Ohne Event-Datum steht dort „Wann steigt das Fest?“ und der Knopf „Datum eintragen“.
• Nächste Schritte – höchstens vier Punkte, Untertitel „Aus deinen Daten, nicht aus einer Vorlage.“ Zuerst kommt, was deine echten Daten offen lassen (etwa „N Gäste haben noch keinen Platz“ oder „N Uploads warten auf Freigabe“) mit dem Textknopf „Öffnen“, danach offene Checklisten-Aufgaben. Unten führt „Ganze Checkliste“ zur vollständigen Liste.
• Deine Tools – deine aktiven Tools mit ihrer jeweiligen Zahl, darunter Vorschläge; Fußknopf „Alle 11 Tools ansehen“.
• Galerie – die drei Zeilen Veröffentlicht, Zu prüfen und Hochladende, darunter „Galerie öffnen“, „Teilen“ und „QR-Code“.
• Zuletzt hochgeladen – ein Bilderstreifen der neuesten Fotos. Solange nichts da ist, steht dort ein Hinweis und der Knopf „QR-Code holen“.
• Was deine Galerie kann – sechs echte Schalter: Gäste dürfen hochladen, Uploads erst freigeben, Likes, Kommentare, Fotoaufgaben, Punkte.
• Live-Wand – die Galerie-Adresse für den großen Bildschirm, mit „Link kopieren“, „Öffnen“ und „Teilen“.
• Nach dem Fest – „Alle Fotos herunterladen“, „Danksagung verschicken“, „Gewinner ermitteln“.
• Event-Statistiken – alle Zähler in einem dichten Block. Diese Karte ist standardmäßig ausgeschaltet; du schaltest sie im Dialog „Dashboard einrichten“ dazu.

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Speicherdauer und Countdown führen in jeder Phase – wie lange die Galerie bleibt und wie lange es noch bis zum Fest ist. ① die Karte Speicherdauer mit dem Enddatum und darunter der Restlaufzeit – die Zeile noch N Tage steht nur da, solange ein Enddatum gesetzt ist. Sonst heißt es Dauerhaft gespeichert; vor dem Start Beginnt mit dem ersten Foto (kostenlos) oder Noch nicht gestartet — beginnt mit dem 10. Foto (bezahlt), danach Abgelaufen samt der Tage, die noch für den ZIP-Download bleiben. Die Symbolkachel wechselt von Grün auf Gelb, sobald weniger als acht Tage übrig sind, und auf Rot nach Ablauf, ② Verlängern führt zur Tarifseite – der Knopf fehlt, solange die Uhr nicht läuft, bei dauerhafter Speicherung und bei Galerien, die über einen Partner laufen, ③ die Karte Bis zum Fest zählt die Tage bis zum Eventdatum; ohne eingetragenes Datum steht dort stattdessen Wann steigt das Fest? mit dem Knopf Datum eintragen.

Die Aktionszeile und der Dialog „Dashboard einrichten“

Über den Karten stehen rechtsbündig drei Knöpfe: „Veranstaltung einrichten“ (öffnet den Einrichtungs-Assistenten erneut), „Tour starten“ (die geführte Tour durch den Admin-Bereich) und „Dashboard einrichten“. Hast du Karten abgeschaltet, trägt der dritte Knopf ein Suffix wie „· 2 aus“.

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Im Dialog Dashboard einrichten legst du die Phase fest und schaltest Kennzahlen und Karten an oder aus.

Der Dialog hat drei Blöcke:

1. „Worum geht es gerade?“ – die Phase. „Automatisch“ ist die Vorgabe, daneben stehen „Wir planen noch“, „Es geht um die Fotos“ und „Das Fest ist vorbei“. Automatisch heißt: Liegt das Event-Datum mehr als zwei Tage zurück, schaltet das Dashboard auf „Das Fest ist vorbei“; ist mindestens ein Planungs-Tool aktiv (Gästeliste, RSVP, Sitzplan, Menü, Budget, Einladung), gilt „Wir planen noch“; sonst dreht sich alles um die Fotos. Ohne eingetragenes Datum wird nie automatisch auf „Das Fest ist vorbei“ umgeschaltet – dann setzt du die Phase hier selbst.

2. „Kennzahlen oben“ – jede Kachel mit Auge und Pfeilen. Der Hinweis „Die ersten 4 sichtbaren stehen im Band.“ sagt dir, welche es aufs Dashboard schaffen. Ausgegraute Kennzahlen sind mit „optional — aus“ markiert und müssen erst eingeschaltet werden.

3. „Karten“ – dieselbe Mechanik für die Karten: Auge zum Ein- und Ausschalten, Ziehen oder Pfeile zum Sortieren. Karten, die dein Paket nicht enthält, stehen unten mit dem Vermerk „nicht im Paket“. Unten schließen „Zurücksetzen“ und „Fertig“ den Dialog ab.

Tipp

Die Phase ist mehr als eine Beschriftung: Sie bestimmt die Reihenfolge der Karten. In „Das Fest ist vorbei“ rückt zum Beispiel die Karte Nach dem Fest weit nach oben, in „Wir planen noch“ stehen Nächste Schritte und Deine Tools vorn.

So heißen die Bereiche in der Seitenleiste

Ohne Überschrift: Übersicht · Checkliste — Planung: bis zu vier aktive Tools als eigene Zeilen · Alle Tools — Galerie: Fotos · Freigabe & Meldungen · Alben · Aufgaben & Punkte (darunter Echte Belohnungen und Gewinner) · Vollständiger Download — Event: Teilnehmer · Live-Upload · Druckvorlagen · Statistik · Einstellungen. Wenn du in älteren Anleitungen Tooling, Schutz oder Einladungen drucken suchst: Das sind heute Alle Tools, Einstellungen → Zugang und Druckvorlagen.

Die Seitenleiste gruppiert alles in Planung, Galerie und Event; aktive Tools stehen als eigene Zeilen unter Planung.

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Beispiel: Hochzeit am 12. September

Acht Wochen vorher legst du das Event an, arbeitest die Checkliste ab und trägst das Event-Datum ein – erst dadurch kann das Dashboard später von selbst umschalten. Sechs Wochen vorher stehen Farben und Header, und der RSVP-Link geht mit den Einladungen raus; die Kennzahl Zusagen im Band füllt sich in den Tagen danach. Zwei Wochen vorher druckst du die QR-Tischaufsteller und legst drei Challenges an. Am 12. September zeigst du die Fotowand über den Beamer; die Kachel Zu prüfen springt auf 7, weil die Freigabe aktiv ist – deine Trauzeugin arbeitet sie unter /moderation ab, während du feierst. Achtung: Weil Gästeliste und Sitzplan aktiv sind, steht das Dashboard an diesem Tag automatisch noch auf „Noch am Planen“; für den Abend stellst du es im Dialog „Dashboard einrichten“ von Hand auf „Es geht um die Fotos“. Am 14. September, zwei Tage nach dem Datum, schaltet es dann von selbst auf „Das Fest ist vorbei“ und schiebt die Karte Nach dem Fest nach oben.

Phase 1 — Vor dem Event

Die beste Grundlage legst du in Ruhe im Vorfeld. Nimm dir ein paar Tage Zeit, damit am Eventtag nichts mehr fehlt. Auf dem Dashboard entspricht diese Phase „Wir planen noch“.

Event einrichten & Checkliste abarbeiten

1. Sieh dir auf dem Dashboard die Karte Nächste Schritte an. Sie zeigt höchstens vier Punkte – erst das, was deine echten Daten offen lassen, danach offene Checklisten-Aufgaben.

2. Der Knopf „Ganze Checkliste“ am Fuß der Karte öffnet die vollständige Liste. Alternativ nimmst du in der Seitenleiste den Eintrag Checkliste; sein Badge zeigt die Anzahl der offenen Punkte.

3. Arbeite die Punkte der Reihe nach ab. Die Vollansicht steht standardmäßig auf dem Filter „Offen“ – erledigte Aufgaben sind also ausgeblendet, bis du auf „Alle“ umschaltest. Details zu jedem Punkt findest du im Guide Event einrichten.

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Nächste Schritte zieht die offenen Punkte aus deinen echten Daten – und führt unten zur ganzen Checkliste.

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Die Checkliste ist deine verbindliche To-do-Liste für die Vorbereitung.

Look & Branding festlegen

1. Öffne die Einstellungen und wechsle zum Reiter Aussehen. Er heißt nicht mehr „Stil“; die Adresse ?tab=style ist absichtlich gleich geblieben, alte Links funktionieren also weiter.

2. Lege Kopfbereich, Fotoraster, Farben, Schriften und den QR-Code fest. Alle Optionen erklärt der Aussehen-Guide.

3. Für gedruckte QR-Karten und Aushänge nutzt du den Bereich Druckvorlagen – siehe QR-Karten, Aushänge & Druckvorlagen.

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Im Reiter Aussehen gibst du deinem Event ein einladendes Erscheinungsbild. ① Vorschau klappt am Rechner die Galerie als zweite Spalte daneben auf und zeigt sofort, was deine noch nicht gespeicherten Änderungen bewirken; am Handy öffnet sie sich als Dialog. Ein zweiter Klick blendet sie wieder aus, der Knopf heißt dann Vorschau ausblenden. ② das Sprungfeld: Tippe eine Einstellung ein, und die Seite springt hin – notfalls in einen anderen Reiter, wo der Treffer kurz hervorgehoben wird. ③ der Umschalter für die erweiterten Abschnitte: Er klappt sie alle auf einmal auf, und dein Browser merkt sich den Zustand – darum heißt er hier schon Erweiterte Optionen ausblenden statt Alle erweiterten Optionen anzeigen.

Funktionen scharfschalten

1. Nimm auf dem Dashboard die Karte Was deine Galerie kann. Die sechs Schalter – Gäste dürfen hochladen, Uploads erst freigeben, Likes, Kommentare, Fotoaufgaben, Punkte – wirken sofort; du musst nicht erst in die Einstellungen. Unter jeder Zeile steht ein kleiner Link zu dem Einstellungsbereich, in dem der Schalter zu Hause ist.

2. Enthält dein Paket eine Funktion nicht, steht in der Zeile „In deinem Paket nicht enthalten.“ und rechts ein Knopf zur Paketseite statt eines Schalters.

3. Willst du mehr als die sechs Schalter, gehst du in die Einstellungen: Freigabe und Sicherheit liegen im Reiter Moderation & Sicherheit (siehe Privatsphäre- & Moderations-Guide), alles Weitere zu Aufgaben, Punkten, Likes und Downloads im Reiter Funktionen der Galerie (siehe Funktionen-Guide).

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Was deine Galerie kann: sechs Schalter, die sofort für deine Gäste gelten.

Tipp

Wirf schon Wochen vor dem Eventtag einen Blick auf diese Karte. Zeilen mit dem Vermerk „In deinem Paket nicht enthalten.“ verraten dir rechtzeitig, dass eine gewünschte Funktion ein größeres Paket braucht – so gibt es am großen Tag keine böse Überraschung.

Gäste-Tools vorbereiten

Der Schritt, der am meisten Zeit spart: Alles rund um Einladung, Zusagen, Menü, Ablauf und Sitzordnung erledigst du vor dem Event. Es gibt insgesamt elf Tools. Du erreichst sie über die Dashboard-Karte Deine Tools (Fußknopf „Alle 11 Tools ansehen“), in der Seitenleiste unter Planung → Alle Tools – und am Handy über die Tool-Leiste ganz oben auf dem Dashboard.

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Deine Tools zeigt die aktiven Werkzeuge mit ihrer aktuellen Zahl – und schlägt passende weitere vor, solange von den sechs Zeilen welche frei sind. ① Die Kopfzeile mit dem Zähler N aktiv – er fehlt, solange kein Tool läuft. ② Höchstens sechs Zeilen: zuerst die aktiven Tools mit ihrer aktuellen Kennzahl (Budget, belegte Plätze, Programmpunkte …), danach – nur wenn Platz bleibt – Vorschläge, die als inaktiv gekennzeichnet sind. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Tool. ③ Alle N Tools ansehen führt zur Kachelübersicht unter *Alle Tools*.

1. Einladung verschicken: Gestalte eine digitale Einladungsseite mit Datum, Ort und Ablauf und teile sie per Link oder QR-Code – siehe Digitale Einladung.

2. Zusagen einsammeln: Aktiviere RSVP, damit deine Gäste online zu- oder absagen. Du kannst eigene Fragen stellen und personalisierte Links verschicken – siehe RSVP.

3. Gästeliste pflegen: Aus den Zusagen entsteht deine Gästeliste – Grundlage für Sitzplan, Menüwünsche und Nachfassen. Siehe Gästeliste.

4. Menü und Zeitplan hinterlegen: Speisenfolge und Ablauf des Tages liegen als eigene Tools bereit – siehe Menü und Zeitplan.

5. Sitzplan bauen: Tische stellen, Gäste setzen, Wünsche berücksichtigen. Am Eventtag finden deine Gäste ihren Platz selbst – siehe Sitzplan.

Sobald ein Tool läuft, taucht es an drei Stellen von selbst auf: als eigene Zeile in der Seitenleiste unter Planung, mit einer Kachel im Kennzahlenband und – wenn etwas offen ist – als Punkt in Nächste Schritte. Welche Tools es insgesamt gibt, wie du sie aktivierst und für Gäste sichtbar machst, steht in der Tool-Übersicht.

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Unter Alle Tools aktivierst du Einladung, RSVP, Gästeliste, Menü, Zeitplan und Sitzplan. ① Der Schalter oben rechts schaltet das Tool sofort ein oder aus – es gibt keinen Speichern-Knopf. Gehört ein Tool nicht zu deinem Paket, steht dort statt des Schalters Upgrade, und ein Klick führt zur Paketübersicht. ② Die Zeile darunter sagt, wo Gäste das Tool treffen: Startseite (Kachel auf der Event-Startseite), Gästemenü (Eintrag im Menü), Nur per Direktlink (nur über Link oder QR-Code), Nur für dich (reines Verwaltungs-Tool) und, wenn du ein Ende gesetzt hast, Bis ‹Datum›. ③ Link kopieren legt die Gastadresse in die Zwischenablage, QR-Code öffnet den Reiter mit dem Code zum Ausdrucken. Diese Zeile gibt es nur bei eingeschalteten Tools mit eigener Gästeseite. Ein Klick auf die Kachel selbst öffnet den Editor.

Challenges, Aufgaben & Alben vorbereiten (optional)

Spielerische Elemente motivieren deine Gäste zum Mitmachen. Alles ist optional:

1. Aufgaben/Challenges: In der Seitenleiste unter Galerie → Aufgaben & Punkte. Die Seite hat drei Reiter: Aufgaben, Auszeichnungen und Punkte-Konfiguration. Im Dialog vergibst du einen Namen, eine Beschreibung, die Punktzahl und die Bedingungen. Der vollständige Ablauf steht im Aufgaben-Guide.

2. Erfolge/Belohnungen: Auszeichnungen legst du im gleichnamigen Reiter an; echte Preise verwaltest du eine Ebene darunter unter Echte Belohnungen. Siehe Erfolge-Guide.

3. Alben: Den Alben-Manager öffnest du in der Seitenleiste unter Galerie → Alben. Der Dialog fragt Name, Cover und optionale Smart-Regeln ab. Praktisch für Abschnitte wie Trauung, Feier und Party – siehe Alben-Guide.

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Im Alben-Manager legst du Sammlungen wie Trauung, Feier und Party an. ① die beiden Kopfknöpfe Neu anordnen und Album hinzufügen. Den linken gibt es nur, solange Sortieren nach auf Manuelle Reihenfolge steht – bei jeder anderen Sortierung fehlt er; ist er aktiv, heißt er Fertig und du ziehst die Alben in die gewünschte Reihenfolge. Am Handy tragen beide Knöpfe nur Symbole. ② die Sortierzeile: das Feld Sortieren nach, die beiden Pfeile für auf- und absteigend und Zeilen pro Seite – am Rechner rechts daneben, am Handy in der Zeile darunter. ③ das Drei-Punkte-Menü einer Albumzeile mit Auswählen, Bilder anzeigen, Bearbeiten und Löschen.

Hinweis

So sehen deine Gäste die Challenges: siehe Challenges (Gäste-Sicht).

Zugang & Schutz vorbereiten

1. Für den schnellen Weg klickst du auf der Dashboard-Karte Galerie auf „Teilen“ – ein Dialog mit dem Event-Link öffnet sich. Solange noch keine Fotos da sind, führt auch „QR-Code holen“ auf der Karte Zuletzt hochgeladen dorthin.

2. Passwort, individuelle Codes und Uploader-Zugänge liegen in den Einstellungen im Reiter Zugang. Die frühere eigene Seite „Einladungen verwalten“ gibt es nicht mehr – ihre Adresse leitet dorthin um. Alle Optionen (Link, QR, Codes) erklärt Gäste einladen.

3. Willst du Helfer als Moderator:innen ernennen, vergibst du die Rolle ebenfalls im Reiter Zugang. Einen „erweiterten Modus“ gibt es nicht mehr, beide Ansichten sind vereint – siehe Rollen & Berechtigungen.

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Im Reiter Zugang verwaltest du Galerieschutz, Einladungscodes und Rollen. ① die Reiterzeile mit Zugang offen, ② der Galerieschutz mit drei Möglichkeiten: Passwortgeschützt (Gäste brauchen einen Code), Komplett Privat (Erweitert) (nur selbst erstellte Einladungen wirken, der Standardcode ist aus) und Offener Zugang (jeder mit dem Link kann ansehen), ③ Änderungen speichern unten. Weiter unten auf der Seite folgen die Standardrechte der Gäste und die Karte Einladungscodes.

QR-Codes erzeugen & drucken

1. Klick auf der Dashboard-Karte Galerie auf „QR-Code“ – der Knopf führt in den Bereich Druckvorlagen (Seitenleiste: Event → Druckvorlagen). Enthält dein Paket keine der QR-Download-Funktionen, fehlt der Knopf.

2. Passe die Vorlage an, exportiere sie als PDF und drucke sie aus.

3. Stelle die Karten am Eventtag gut sichtbar auf (Tische, Eingang, Bar).

Tipp

Teste den QR-Code selbst mit dem Handy, bevor du ihn ausdruckst. So bist du sicher, dass er auf dein Event verweist und sauber scannt.

Achtung

Behalte die Speicherdauer im Blick: Bei kostenlosen Galerien startet die Aufbewahrung mit dem ersten hochgeladenen Foto, bei bezahlten Paketen erst mit dem zehnten – nicht schon beim Erstellen der Galerie. Erst ab diesem Moment läuft die Uhr für dein späteres Backup.

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Phase 2 — Während des Events

Jetzt läuft alles live. Du musst nicht ständig am Bildschirm kleben, aber ein paar Blicke zwischendurch lohnen sich. Auf dem Dashboard heißt diese Phase „Es geht um die Fotos“ – die Fotos und die Galerie-Zahlen rücken nach oben.

Live-Wand aktiv halten

1. Öffne auf dem Dashboard die Karte Live-Wand und klick auf „Link kopieren“ oder „Öffnen“, um die Foto-Wand auf einem TV oder Beamer zu zeigen.

2. Über das Zahnrad der Karte gelangst du in die Einstellungen zum Reiter Einstellungen für die Fotowand – dort sitzt auch der Schalter, mit dem du die Fotowand überhaupt einschaltest. Alle Optionen erklärt der Photowall-Guide.

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In den Fotowand-Einstellungen steuerst du, wie die Live-Wand auf dem großen Bildschirm aussieht.

Auf dem TV erscheinen neue Fotos in Echtzeit – ein Hingucker für deine Gäste. Markiert ist die QR-Kachel: Gäste scannen sie und laden sofort hoch – du kannst sie in den Fotowand-Einstellungen auch ausblenden. Am Rechner steuerst du die Wand mit der Tastatur: → / ↓ / Bild ab weiter, ← / ↑ / Bild auf zurück, Leertaste (oder K) pausiert, F schaltet auf Vollbild, M schaltet den Ton von Videos ein und aus.

Moderation im Blick behalten

Ist die Freigabe aktiv, brauchen neue Bilder erst deine Bestätigung, bevor sie in der Galerie erscheinen. Dass etwas wartet, siehst du an vier Stellen: an der Kennzahl Zu prüfen im Band, an derselben Zeile auf der Karte Galerie, als Punkt „N Uploads warten auf Freigabe“ in Nächste Schritte und am Badge des Seitenleisten-Eintrags Freigabe & Meldungen.

1. Öffne in der Seitenleiste Galerie → Freigabe & Meldungen. Die Seite trägt den Untertitel „Gib wartende Uploads frei und bearbeite, was deine Gäste gemeldet haben.“ und hat die Reiter Medien, Gesichts-Cluster (nur mit KI), Gesperrte Benutzer und Meldungen.

2. Entscheide direkt in der Kachel (Genehmigen oder Ablehnen) oder klick auf „Einzeln durchgehen“, um jedes Bild groß nacheinander zu prüfen. Deine Entscheidungen bleiben an Ort und Stelle stehen; unten sammelt eine Leiste den Stand und bietet „Letzte rückgängig“ an. Details im Moderations-Guide.

3. Stört jemand wiederholt, kannst du ihn sperren – dabei kannst du seine sichtbaren Fotos gleich mit verbergen. Siehe Nutzer sperren.

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Freigabe & Meldungen läuft im Admin-Rahmen: freigeben, verbergen, Meldungen bearbeiten – ohne den Bereich zu verlassen. ① die Reiterzeile Medien, Gesperrte Benutzer und Meldungen – Medien erscheint nur, wenn die Freigabe im Tarif enthalten ist oder noch Uploads in der Warteschlange hängen; Gesichts-Cluster kommt dazwischen, sobald die Gesichtserkennung im Tarif enthalten und im Event eingeschaltet ist, ② die Statuszeile Ausstehend, Unveröffentlicht und Veröffentlicht, jeweils mit der Anzahl daneben, ③ Einzeln durchgehen startet den Durchlauf mit Tastatur-Kürzeln; ist die aktuelle Liste leer, bleibt der Knopf ausgegraut.

Moderation delegieren

1. Ernenne eine Vertrauensperson als Moderator:in in den Einstellungen im Reiter Zugang.

2. Die Person kann dann Uploads prüfen, während du selbst feiern kannst. Reine Moderator:innen ohne Admin-Bereich arbeiten dabei auf der Gastseite unter /moderation – derselbe Bildschirm, nur ohne Seitenleiste. Wie das geht, steht unter Rollen & Berechtigungen.

Tipp

Ein kurzer Hinweis vom Mikrofon oder ein Zuruf an der Bar motiviert deine Gäste enorm, ihre Fotos hochzuladen. Übergib die Moderation ruhig an eine vertraute Person, damit du den Abend selbst genießen kannst.

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Phase 3 — Nach dem Event

Auch wenn die Feier vorbei ist, gibt es noch wichtige Schritte – vor allem das Backup. Zwei Tage nach dem Event-Datum schaltet das Dashboard von selbst auf „Das Fest ist vorbei“: Die Karte Nach dem Fest rückt weit nach oben und bündelt Download, Danksagung und Siegerehrung. Hast du kein Datum eingetragen, passiert das nicht automatisch – dann setzt du die Phase im Dialog „Dashboard einrichten“ selbst.

Nachzügler-Uploads anstoßen

Erinnere deine Gäste in den Tagen danach, ihre letzten Fotos noch hochzuladen. Viele haben am Abend nicht alles gleich geteilt. Falls du einen Live-Upload-Zugang für Fotoboxen nutzt, kannst du ihn dafür offen lassen – siehe Live-Upload.

Gewinner küren & Preise übergeben

Hast du mit Punkten und Rangliste gearbeitet, gehört jetzt die Siegerehrung dazu:

1. Öffne die Gewinner-Seite: auf der Karte Nach dem Fest über „Gewinner ermitteln“, oder in der Seitenleiste unter Galerie → Aufgaben & Punkte → Gewinner.

2. Friere die Wertung ein, sobald der letzte Upload durch ist – danach ändert sich das Ergebnis nicht mehr, auch wenn noch Punkte dazukommen.

3. Übergib die Preise und bestätige die Übergabe mit dem Code, den die Gewinner erhalten. Den kompletten Ablauf erklärt Gewinner küren & Preise übergeben.

Tipp

Warte mit dem Einfrieren, bis die Nachzügler-Uploads durch sind – sonst rutschen Gäste nachträglich am Podium vorbei.

Danksagung veröffentlichen

Ein kurzes Dankeschön hält die Galerie noch einmal lebendig und bringt Gäste zurück. Auf der Karte Nach dem Fest führt „Danksagung verschicken“ direkt ins Tool. Bereite es am besten schon vorher vor; gesteuert über das Event-Datum erscheint es dann von selbst zum richtigen Zeitpunkt. Siehe Danksagung.

Speicherdauer prüfen

1. Öffne das Dashboard und sieh dir die Karte Speicherdauer an – sie steht ganz oben, in jeder Phase.

2. Der Text zeigt dir den Zustand: „Gespeichert bis“ samt Datum (darunter „noch N Tage“), „Dauerhaft gespeichert“ oder – wenn abgelaufen – „Abgelaufen — noch N Tage Zugriff zum ZIP-Download“. Nach Ablauf hast du eine 30-tägige Gnadenfrist für den Download.

3. Reicht die Zeit nicht, klick auf „Verlängern“ und wähle ein passendes Paket – siehe Pakete & Upgrade. In der Phase „Das Fest ist vorbei“ bietet dir auch die Karte Nach dem Fest den Knopf „Speicherdauer verlängern“ an.

Hinweis

Startet die Uhr bei dir noch nicht, steht dort „Beginnt mit dem ersten Foto“ (kostenlose Galerie) bzw. „Noch nicht gestartet — beginnt mit dem 10. Foto“ (bezahltes Paket). Das ist kein Fehler.

Vollständiges Backup ziehen

1. Klick auf der Karte Nach dem Fest auf „Alle Fotos herunterladen“ oder öffne in der Seitenleiste Galerie → Vollständiger Download. Hier konfigurierst du dein ZIP-Backup in mehreren Schritten.

2. Ordnerstruktur: Wähle, wie die Dateien gruppiert werden – Einzelner Ordner, Nach Fotoaufgabe, Nach Hochlader oder Nach Album.

3. Dateibenennung: Behalte die Originalnamen oder ergänze Status-Präfix, Like-Anzahl oder Uploader-Namen. Eine Vorschau zeigt dir den resultierenden Dateinamen.

4. Beschreibungen: Optional erzeugst du zu jedem Bild eine .txt-Datei mit der Bildunterschrift.

5. Papierkorb & Auswahl: Entscheide, ob gelöschte Bilder ein- oder ausgeschlossen werden, und welche Status du sicherst.

6. Optional legst du für jeden Status einen eigenen Ordner an. Die Baum-Vorschau zeigt die fertige ZIP-Struktur.

7. Klick zum Schluss auf Download. Große Backups werden automatisch in mehrere ZIP-Dateien aufgeteilt. Der vollständige Ablauf steht im Download- & Export-Guide.

Handy

Computer

Nach dem Event sicherst du hier alles: ③ packt die komplette Galerie mit den Standardeinstellungen in ein ZIP, ② zeigt vorher, wie viele Fotos veröffentlicht, unveröffentlicht oder noch in der Freigabe sind. Wer Ordnerstruktur, Dateinamen oder gelöschte Fotos selbst bestimmen will, geht über ① zu den erweiterten Optionen.

Tipp

Lass nach dem Event ein paar Tage vergehen, bevor du das finale Backup machst – so sind wirklich alle Nachzügler-Fotos dabei. Sichere aber, bevor die Speicherdauer endet. Behalte auch den Papierkorb im Auge, falls versehentlich etwas gelöscht wurde.

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Weiterführende Guides

• Vorbereitung: Event einrichten, Aussehen, Druckvorlagen, Moderation & Sicherheit, Funktionen der Galerie, Aufgaben, Erfolge, Alben, Gäste einladen, Rollen, Dashboard.
• Gäste-Tools: Tool-Übersicht, Digitale Einladung, RSVP, Gästeliste, Menü, Zeitplan, Sitzplan.
• Live-Betrieb: Photowall, Moderation, Nutzer sperren.
• Nachbereitung: Live-Upload, Gewinner küren, Danksagung, Pakete & Upgrade, Download & Export, Papierkorb, Event-Statistik.