Vor, während & nach dem Event

Damit an deinem großen Tag alles rundläuft, hilft ein klarer Zeitplan. Dieser Leitfaden ist kein eigener Bildschirm, sondern eine Klammer um die drei Phasen deines Events – Vorbereitung, Ablauf und Nachbereitung. Er zeigt dir für jede Phase genau, wo du im Admin-Bereich klickst, und verweist auf die passenden Detail-Guides.

Deine Steuerzentrale: das Dashboard

Fast jeder Schritt beginnt am Dashboard – der Startseite deines Admin-Bereichs. So kommst du hin: Melde dich als Gastgeber an, öffne dein Event und rufe die Adresse dein-event/admin auf (bei der Demo photogala.net/de/@wedding-demo/admin). Nur Besitzer und Admins sehen diesen Bereich; wie du hinfindest, erklärt Zum Event-Admin gelangen.

Handy

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Das Dashboard bündelt alle Timeline-Schritte: Quick Features links, Checkliste und Statistik rechts.

Das Dashboard trägt die gesamte Timeline. Diese Karten solltest du kennen:

• Quick Features (links oben): bis zu sechs Kacheln, die dich direkt in die wichtigsten Bereiche bringen – Galerie öffnen, Teilen (Einladungs-Link), Uploads verwalten, Alben verwalten, Tasks verwalten und QR-Code herunterladen.
• Features: eine Statusliste (Tasks, Punkte, Likes, Uploading, Moderation, Privatsphäre). Ein grünes Häkchen bedeutet aktiv, ein rotes X aus, ein Schloss zeigt, dass dein Tarif dieses Feature (noch) nicht enthält. Über das Zahnrad springst du direkt zu den Einstellungen, über das Schloss zur Tarifseite.
• Checkliste: die nächsten offenen Einrichtungs-Aufgaben. Der Button „Checkliste verwalten“ führt zur vollständigen Liste.
• Event-Statistik mit dem Unterblock Speicherdauer – die kritische Uhr für die Nachbereitung (siehe Phase 3).
• Live Wall: die Gallery-URL für den großen Bildschirm, mit „Link kopieren“, „Öffnen“ und „Teilen“.

Oben rechts findest du außerdem Setup Event (öffnet den Einrichtungs-Assistenten erneut) und Start Tour (die geführte Produkt-Tour).

Tipp

Wirf vor dem Eventtag einen Blick auf die Features-Karte. Ein Schloss-Symbol verrät dir rechtzeitig, dass ein gewünschtes Feature einen höheren Tarif braucht – so gibt es am großen Tag keine böse Überraschung.

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Phase 1 — Vor dem Event

Die beste Grundlage legst du in Ruhe im Vorfeld. Nimm dir ein paar Tage Zeit, damit am Eventtag nichts mehr fehlt.

Event einrichten & Checkliste abarbeiten

1. Öffne das Dashboard und gehe zur Karte Checkliste. Klick auf Checkliste verwalten, um die vollständige Liste zu öffnen.

2. Arbeite die Punkte der Reihe nach ab. Ein gesetztes Häkchen markiert eine Aufgabe als erledigt und zeigt dir deinen Fortschritt.

3. Details zu jedem Punkt findest du im Einrichtungs-Checklisten-Guide.

Handy

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Die Checkliste ist deine verbindliche To-do-Liste für die Vorbereitung.

Look & Branding festlegen

1. Öffne die Einstellungen und wechsle zum Tab Stil (oder klick in der Features-Karte auf das Zahnrad neben einem Punkt).

2. Lege Header, Farben, Schrift und Galerie-Layout fest. Alle Optionen erklärt der Stil-Guide.

3. Für gedruckte QR-Karten und Print-Vorlagen nutzt du das Design Studio.

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Im Stil-Tab gibst du deinem Event ein einladendes Aussehen.

Features scharfschalten

1. Prüfe auf dem Dashboard die Features-Karte: Sie zeigt auf einen Blick, was aktiv, aus oder tarifgesperrt ist.

2. Privatsphäre und Moderation stellst du im Einstellungen-Tab Privatsphäre ein – Details im Privatsphäre- & Moderations-Guide.

3. Feature-Schalter für Tasks, Punkte und Likes findest du im Tab Features – siehe Features-Guide.

Challenges, Tasks & Alben vorbereiten (optional)

Spielerische Elemente motivieren deine Gäste zum Mitmachen. Alles ist optional:

1. Tasks/Challenges: Dashboard-Kachel Tasks verwalten öffnet den Task-Manager. Im Dialog „Task hinzufügen“ vergibst du einen Namen, eine Beschreibung, die Punktzahl und die Bedingungen. Der vollständige Ablauf steht im Tasks-Guide.

2. Achievements/Belohnungen: Erfolge und echte Belohnungen richtest du über den Achievements-Guide ein.

3. Alben: Kachel Alben verwalten öffnet den Alben-Manager. Der Dialog „Album hinzufügen“ fragt Name, Cover und optionale Smart-Regeln ab. Praktisch für Abschnitte wie Trauung, Feier und Party – siehe Alben-Guide.

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Im Alben-Manager legst du Sammlungen wie Trauung, Feier und Party an.

Hinweis

So sehen deine Gäste die Challenges: siehe Challenges (Gäste-Sicht).

Einladungen & Zugang vorbereiten

1. Für den schnellen Weg klickst du auf die Dashboard-Kachel Teilen – ein Dialog mit dem Event-Link öffnet sich.

2. Für individuelle Codes und Uploader-Zugänge öffnest du die Einladungsverwaltung. Alle Optionen (Link, QR, Codes) erklärt Gäste einladen.

3. Willst du Helfer als Moderator:innen ernennen, nutze den erweiterten Modus – siehe Rollen & Berechtigungen.

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Hier verwaltest du Einladungs-Link, QR-Code und individuelle Zugangscodes.

QR-Codes erzeugen & drucken

1. Klick auf die Dashboard-Kachel QR-Code herunterladen – sie führt zum Design Studio.

2. Passe die Vorlage an, exportiere sie als PDF und drucke sie aus.

3. Stelle die Karten am Eventtag gut sichtbar auf (Tische, Eingang, Bar).

Tipp

Teste den QR-Code selbst mit dem Handy, bevor du ihn ausdruckst. So bist du sicher, dass er auf dein Event verweist und sauber scannt.

Achtung

Behalte die Speicherdauer im Blick: Bei kostenlosen Events startet die Aufbewahrung mit dem Erstellen der Galerie, sonst mit dem 10. hochgeladenen Foto. Erst danach läuft die Uhr für dein späteres Backup.

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Phase 2 — Während des Events

Jetzt läuft alles live. Du musst nicht ständig am Bildschirm kleben, aber ein paar Blicke zwischendurch lohnen sich.

Live Wall aktiv halten

1. Öffne auf dem Dashboard die Karte Live Wall und klick auf Link kopieren oder Öffnen, um die Foto-Wand auf einem TV oder Beamer zu zeigen.

2. Über das Zahnrad der Karte gelangst du zu den Photowall-Einstellungen. Alle Optionen erklärt der Photowall-Guide.

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In den Photowall-Einstellungen steuerst du, wie die Live-Wand auf dem großen Bildschirm aussieht.

Auf dem TV erscheinen neue Fotos in Echtzeit – ein Hingucker für deine Gäste.

Moderation im Blick behalten

1. Klick auf die Dashboard-Kachel Uploads verwalten, um zur Moderation zu gelangen. Dort kannst du Bilder ausblenden, freigeben oder löschen.

2. Ist die Moderation aktiv, brauchen neue Bilder erst deine Freigabe, bevor sie in der Galerie erscheinen. Details im Moderations-Guide.

3. Stört jemand wiederholt, kannst du ihn sperren – siehe Nutzer sperren.

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Auf der Moderationsseite gibst du Uploads frei, blendest sie aus oder löschst sie.

Moderation delegieren

1. Ernenne eine Vertrauensperson als Moderator:in über die Einladungsverwaltung im erweiterten Modus.

2. Die Person kann dann Uploads prüfen, während du selbst feiern kannst. Wie das geht, steht unter Rollen & Berechtigungen.

Tipp

Ein kurzer Hinweis vom Mikrofon oder ein Zuruf an der Bar motiviert deine Gäste enorm, ihre Fotos hochzuladen. Übergib die Moderation ruhig an eine vertraute Person, damit du den Abend selbst genießen kannst.

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Phase 3 — Nach dem Event

Auch wenn die Feier vorbei ist, gibt es noch wichtige Schritte – vor allem das Backup.

Nachzügler-Uploads anstoßen

Erinnere deine Gäste in den Tagen danach, ihre letzten Fotos noch hochzuladen. Viele haben am Abend nicht alles gleich geteilt. Falls du einen Live-Upload-Zugang für Fotoboxen nutzt, kannst du ihn dafür offen lassen – siehe Live-Upload.

Speicherdauer prüfen

1. Öffne das Dashboard und sieh dir in der Statistik den Block Speicherdauer an.

2. Der Text zeigt dir den Zustand: „Gespeichert bis {Datum}“, „Dauerhaft gespeichert“ oder – wenn abgelaufen – „Abgelaufen — noch {Tage} Tage Zugriff zum ZIP-Download“. Nach Ablauf hast du eine 30-tägige Gnadenfrist für den Download.

3. Reicht die Zeit nicht, klick auf Verlängern und wähle einen passenden Tarif – siehe Tarif upgraden.

Vollständiges Backup ziehen

1. Öffne über die Seitenleiste den Bereich Download. Hier konfigurierst du dein ZIP-Backup in mehreren Schritten.

2. Ordnerstruktur: Wähle, wie die Dateien gruppiert werden – „Einzelner Ordner“, „Nach Foto-Task“, „Nach Uploader“ oder „Nach Album“.

3. Dateibenennung: Behalte die Originalnamen oder ergänze Status-Präfix, Like-Anzahl oder Uploader-Namen. Eine Vorschau zeigt dir den resultierenden Dateinamen.

4. Beschreibungen: Optional erzeugst du zu jedem Bild eine .txt-Datei mit der Bildunterschrift.

5. Papierkorb & Auswahl: Entscheide, ob gelöschte Bilder ein- oder ausgeschlossen werden, und welche Status (Veröffentlicht, Unveröffentlicht, Freigabe ausstehend) du sicherst.

6. Optional legst du für jeden Status einen eigenen Ordner an. Die Baum-Vorschau zeigt die fertige ZIP-Struktur.

7. Klick zum Schluss auf Download. Große Backups werden automatisch bei 1 GB in mehrere ZIP-Dateien aufgeteilt. Der vollständige Ablauf steht im Download- & Export-Guide.

Handy

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Auf der Download-Seite konfigurierst du dein ZIP-Backup Schritt für Schritt.

Tipp

Lass nach dem Event ein paar Tage vergehen, bevor du das finale Backup machst – so sind wirklich alle Nachzügler-Fotos dabei. Sichere aber, bevor die Speicherdauer endet. Behalte auch den Papierkorb im Auge, falls versehentlich etwas gelöscht wurde.

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Weiterführende Guides

• Vorbereitung: Checkliste, Stil, Design Studio, Privatsphäre, Features, Tasks, Achievements, Alben, Gäste einladen, Rollen, Dashboard.
• Live-Betrieb: Photowall, Moderation, Nutzer sperren.
• Nachbereitung: Live-Upload, Tarif upgraden, Download & Export, Papierkorb, Event-Statistik.