Alle Fotos sichern

Am Ende deines Events willst du alle Fotos sicher in der Hand haben – als Backup, bevor die Speicherdauer endet. PhotoGala packt die komplette Galerie serverseitig in ein oder mehrere ZIP-Archive. Du hast die Wahl zwischen einem einfachen Download mit einem Klick und einem erweiterten Download mit sieben Konfigurationsschritten (Ordnerstruktur, Dateinamen, Filter, Papierkorb und mehr).

So erreichst du den Download-Bereich

Wechsle oben rechts über das Profil-/Event-Menü in den Admin-Bereich.
Klicke in der linken Seitenleiste auf Vollständiger Download (Symbol: Pfeil-nach-unten).
- Handy
- Computer
Die Download-Seite: Statistik-Kacheln oben, der große Download-Button und die Info zum Split bei 1 GB.
Die Seite trägt den Titel Photo Download. Oben rechts findest du den Umschalter Advanced Options (erweiterter Download) bzw. Back to Simple Download (zurück zum einfachen Download).

Teil A – Einfacher Download (Standard)

Die Standardansicht ist der schnellste Weg zum Backup: ein Klick, und die gesamte Galerie wird mit den Standardeinstellungen gepackt.

Die drei Statistik-Kacheln

Oben siehst du drei Zähler, die dir zeigen, was eingepackt wird:

Published – die veröffentlichten, für Gäste sichtbaren Fotos.
Unpublished – nicht veröffentlichte Fotos (nur intern sichtbar).
Pending – Fotos, die noch auf deine Freigabe warten (Moderation).

Der einfache Download packt alle drei Status ein – nichts wird weggelassen.

Herunterladen mit einem Klick

Unter der Überschrift Download Your Photos steht der große Button Download N Photos – N ist die Summe aus veröffentlichten, unveröffentlichten und wartenden Fotos.
Klicke den Button. PhotoGala startet den Pack-Vorgang mit den Standardeinstellungen: Split nach Status ist an (die Fotos landen in Ordnern nach Status), und die Archive werden bei 1 GB automatisch geteilt.
Der Bildschirm wechselt zum Fortschritts-Screen (siehe Teil B).

Kein Foto vorhanden

Sind noch keine Fotos in der Galerie, zeigt die Seite statt des Buttons die Karte No Photos Available mit dem Hinweis, dass es aktuell nichts herunterzuladen gibt. Sobald Gäste hochladen, erscheint der Button.

Teil B – Der Fortschritts- und Ergebnis-Screen

Egal ob einfacher oder erweiterter Download: Sobald ein Download angefordert wurde, ersetzt dieser Screen die Konfiguration. Der Fortschritt kommt live über eine WebSocket-Verbindung – du musst die Seite nicht neu laden.

In Arbeit – Überschrift Download in Progress mit einem Fortschrittsbalken und Progress: N%. Text: „Wir sammeln deine Fotos. Bei großen Sammlungen kann das ein paar Minuten dauern.“ Mit Cancel Download Request brichst du ab.
Fertig – Überschrift Download Complete mit einer grünen Box Download Ready und der Liste Available Files:. Bei genau einer Datei heißt der Link Download (ZIP); bei mehreren Teilen File Part N (ZIP) – dann alle Teile herunterladen (jeder Teil ist bis 1 GB groß, große Videos können größere Teile erzeugen). Mit Delete Generated ZIP & Start New Download löschst du das erzeugte Archiv, um einen neuen Download zu starten.
Fehlgeschlagen – Überschrift Download Failed mit Fehlermeldung. Mit Clear Failed Request & Start Over setzt du zurück und beginnst neu.

ZIP öffentlich teilen

Ist der Download fertig, erscheint am Ende des Ergebnis-Screens der Bereich zum Teilen:

Aktiviere den Schalter Share download publicly. Damit kann jeder mit dem Event-Link die fertigen Dateien herunterladen – ohne Login.
Der Link ist 30 Tage gültig. Unter Shareable link: erscheint ein Feld mit der öffentlichen Download-URL und der Button Copy link (nach dem Klick: Link copied!).
Darunter siehst du Available until DATUM (Ablaufdatum) und Downloaded N time(s) (wie oft der Link genutzt wurde).

Teil C – Erweiterter Download

Klicke oben rechts auf Advanced Options, um in den erweiterten Modus zu wechseln (Route mit ?mode=advanced). Hier steuerst du in sieben nummerierten Schritten genau, was und wie gepackt wird. Jede Einstellung spiegelt sich sofort in der Live-Vorschau (Schritt 7) wider.

1. Wie sollen die Fotos organisiert werden?

Wähle eine von vier Ordnerstrukturen (Standard: Single Folder):

Single Folder – alle Fotos an einem Ort.
By Photo Task – gruppiert nach Foto-Aufgabe/Kategorie (siehe Aufgaben verwalten).
By Uploader – ein eigener Ordner pro Person.
By Album – Alben bleiben zusammen (siehe Alben verwalten).

2. Wie sollen die Dateien benannt werden?

Vier kombinierbare Häkchen (Standard: Originalname + Status-Präfix an):

Keep original names – Originaldateiname, z. B. IMG_1234.jpg.
Add status prefix – Status voranstellen, z. B. PUBLISHED_….
Add like count – Anzahl Likes voranstellen, z. B. 150-likes_….
Add uploader name – Name des Uploaders voranstellen, z. B. john-doe_….

Unter Preview filename: siehst du live einen Beispiel-Dateinamen aus deiner Kombination (Reihenfolge: likes_nickname_status_original.jpg).

3. Beschreibungsdateien erzeugen?

Das Häkchen Generate description text files for images with user captions legt für jedes Foto mit Bildunterschrift eine .txt-Datei neben dem Bild an – nützlich, wenn du die Kommentare der Gäste behalten willst.

4. Gelöschte Fotos aus dem Papierkorb einschließen?

Drei Auswahlkarten (Standard: Exclude Deleted), jeweils mit kleiner Baum-Vorschau und Anzahl:

Exclude Deleted – nur aktive Fotos.
Include Deleted – aktive plus gelöschte Fotos.
Only Deleted – nur der Inhalt des Papierkorbs.

Was der Papierkorb sonst kann, steht unter Papierkorb.

5. Welche Fotos möchtest du?

Drei Häkchen mit Live-Zählern (Standard: nur Published an):

Published – „N ready photos“ (fertige, veröffentlichte Fotos).
Unpublished – „N hidden photos“ (verborgene Fotos).
Pending Approval – „N waiting photos“ (wartende Fotos).

Der Zähler im Download-Button unten aktualisiert sich live aus diesen Häkchen und dem Papierkorb-Filter.

6. Nach Veröffentlichungsstatus aufteilen?

Das Häkchen Create separate folders for each status (Standard an) sortiert die Fotos in die Ordner Published, Pending und Unpublished.

7. Vorschau der Download-Struktur

Ein interaktiver, aufklappbarer Ordnerbaum (Wurzel: photos-download.zip) zeigt dir live, wie das Archiv nach deinen Einstellungen aussehen wird. Klicke Ordner an, um sie auf- und zuzuklappen. Die Legende darunter erklärt die Farben: Status-Ordner (gelb), Gruppierungs-Ordner (Markenfarbe), Foto-Datei (grün), Beschreibungsdatei (nur bei Schritt 3 aktiv) und Deleted-Ordner (nur wenn Schritt 4 ≠ „Exclude“).

Erweiterten Download starten

Prüfe die Vorschau. Der Button Download N Photos zeigt die Anzahl der Dateien, die mit den aktuellen Filtern gepackt werden.
Sind mit den Filtern keine Dateien übrig, ist der Button deaktiviert und du siehst den Hinweis „There are no downloadable files with the current filters!“ – dann Filter lockern.
Klicke Download N Photos. Der Hinweis „ZIP files are automatically split at 1GB. Large videos may create bigger files.“ erinnert an den 1-GB-Split.
Es folgt der Fortschritts-Screen (Teil B). Die Box Selected Download Settings fasst deine Wahl zusammen (Organisation, Dateinamen-Format, eingeschlossene Fotos, Beschreibungsdateien Ja/Nein, Papierkorb, Split nach Status). Der Hinweis „Settings cannot be changed while a download is in progress…“ bedeutet: Während ein Download läuft, sind die Einstellungen gesperrt – erst abbrechen, dann neu konfigurieren.

Erweiterter Download mit Ordnerstruktur, Filtern und Auswahl für den ZIP-Export — Der erweiterte Download: Ordnerstruktur, Dateinamen und Filter steuern, was und wie ins ZIP gepackt wird.

Erinnerung an neue Fotos

Hast du schon einmal heruntergeladen und sind seither neue Fotos dazugekommen, erscheint oben ein Banner mit der Zahl neuer Fotos seit deinem letzten Download – plus einer Detailzeile mit den aktuellen Zahlen (veröffentlicht / wartend / unveröffentlicht). Nutze das als Erinnerung, dein Backup nach neuen Uploads noch einmal zu aktualisieren.

Edge-Cases & Fehlerbehebung

Funktion nicht im Paket: Bei nicht gebrandeten Events zeigt die Seite eine Upgrade-Aufforderung; bei gebrandeten (White-Label-)Events ist der Menüpunkt ausgeblendet und der direkte Aufruf leitet aufs Dashboard um. Lösung: Paket upgraden, siehe Paket & Upgrade.
0 Fotos / 0 gefilterte Dateien: „No Photos Available“ bzw. „no downloadable files with the current filters“ – warte auf Uploads oder lockere die Filter im erweiterten Modus.
Download hängt oder dauert lange: Große Sammlungen brauchen Zeit; der Fortschritt kommt live per WebSocket, und du wirst per E-Mail benachrichtigt. Notfalls mit Cancel Download Request abbrechen.
Fehlgeschlagen: Mit Clear Failed Request & Start Over zurücksetzen; ggf. Umfang oder Filter reduzieren.
Neue Fotos nach dem Backup: Das New-Photos-Banner erinnert dich – den Download einfach erneut ausführen.
Mehrere ZIP-Teile: Bei großen Galerien wird bei 1 GB geteilt – lade alle „File Part N“ herunter. Große Videos erzeugen größere Teile.

Best-Practice-Tipps

Rechtzeitig sichern: Lade das Backup, bevor die Speicherdauer deines Events endet (Begriffe im Glossar).
Voll-Backup im erweiterten Modus: Alle drei Status anhaken und bei Bedarf „Include Deleted“; „Keep original names“ für unveränderte Dateinamen.
Zuordnung pro Gast wichtig? Nutze „By Uploader“ und/oder „Add uploader name“.
Öffentliches Teilen nur bewusst aktivieren – der Link gewährt Zugriff ohne Login und läuft nach rund 30 Tagen ab.