Alle Fotos sichern

Am Ende deines Events willst du alle Fotos sicher in der Hand haben – als Backup, bevor die Speicherdauer endet. Photogala packt die komplette Galerie serverseitig in ein oder mehrere ZIP-Archive. Du hast die Wahl zwischen einem einfachen Download mit einem Klick und einem erweiterten Download mit sieben nummerierten Schritten (Ordnerstruktur, Dateinamen, Filter, Papierkorb und mehr).

So erreichst du den Download-Bereich

Wechsle oben rechts über das Profilmenü in den Admin-Bereich (Eintrag Verwaltung → Admin-Portal).
Klicke in der linken Seitenleiste, Kategorie Galerie, auf Vollständiger Download (Symbol: Pfeil nach unten). Route: /admin/download.
- Handy
- Computer
Die Download-Seite im einfachen Modus: ① „Erweiterte Optionen“ wechselt zur Konfiguration in sieben Schritten – Ordnerstruktur, Dateinamen, Beschreibungsdateien, Papierkorb, Foto-Auswahl, Aufteilung nach Status und die Struktur-Vorschau. ② die Statuskacheln: veröffentlicht, nicht veröffentlicht und auf Freigabe wartend. ③ lädt alle Fotos mit den Standardeinstellungen; die ZIP-Datei wird bei 1 GB in Teile zerlegt.
Die Seite trägt den Titel Foto-Download. Oben rechts findest du den Umschalter Erweiterte Optionen – im erweiterten Modus heißt er Zurück zum einfachen Download.

Teil A – Einfacher Download (Standard)

Die Standardansicht ist der schnellste Weg zum Backup: ein Klick, und die gesamte Galerie wird mit den Standardeinstellungen gepackt.

Die drei Statistik-Kacheln

Oben siehst du drei Zähler, die dir zeigen, was eingepackt wird:

Veröffentlicht – die veröffentlichten, für Gäste sichtbaren Fotos.
Nicht veröffentlicht – nicht veröffentlichte Fotos (nur intern sichtbar).
Ausstehend – Fotos, die noch auf deine Freigabe warten (Moderation).

Der einfache Download packt alle drei Status ein – nichts wird weggelassen.

Herunterladen mit einem Klick

Der Download-Knopf mit der Anzahl der Fotos, markiert — Der Knopf nennt immer die Zahl der Fotos, die er packen wird – **Lade N Fotos herunter**. Ein Klick startet das Archiv sofort; eine Auswahl oder einen Filter braucht es dafür nicht.

Unter der Überschrift Lade Deine Fotos herunter („Lade alle Deine Galerie-Fotos mit einem Klick herunter.“) steht der große Button Lade N Fotos herunter – N ist die Summe aus veröffentlichten, nicht veröffentlichten und ausstehenden Fotos.
Klicke den Button. Darunter steht, was passiert: „Dies lädt alle deine Fotos mit den Standardeinstellungen herunter.“ Konkret heißt das: Aufteilung nach Status ist an (die Fotos landen in Ordnern nach Status), und die Archive werden bei 1 GB automatisch geteilt.
Der Bildschirm wechselt zum Fortschritts-Screen (siehe Teil B).

Kein Foto vorhanden

Sind noch keine Fotos in der Galerie, zeigt die Seite statt des Buttons die Karte Noch keine Fotos da mit dem Hinweis „Sobald deine Gäste Fotos hochgeladen haben, kannst du hier alles auf einmal herunterladen.“ Darunter stehen zwei Knöpfe, die genau dorthin führen, wo Fotos herkommen: QR-Code holen öffnet den Teilen-Dialog mit QR-Code und Link zum Weitergeben, Galerie öffnen springt in die Gästesicht. Sobald Gäste hochladen, steht hier wieder der Download-Button.

Teil B – Der Fortschritts- und Ergebnis-Screen

Egal ob einfacher oder erweiterter Download: Sobald ein Download angefordert wurde, ersetzt dieser Screen die Konfiguration. Der Fortschritt kommt live über eine WebSocket-Verbindung – du musst die Seite nicht neu laden.

Er hat drei Zustände, und jeder sieht anders aus.

1. Während gepackt wird

Fortschritts-Screen des Downloads mit Balken, Infozeile und Abbrechen-Knopf, alle markiert — Der Bildschirm, solange das Archiv entsteht. ① die Überschrift **Download läuft** mit dem Untertitel „Bitte warte, während wir deine Dateien vorbereiten“, ② **Download wird vorbereitet**, der Balken und **Fortschritt: 42 %** – beides aktualisiert sich live, du musst die Seite nicht neu laden, ③ die blaue Infozeile mit dem 1-GB-Hinweis, ④ **DOWNLOAD-ANFRAGE ABBRECHEN** ganz unten – der einzige Weg, einen laufenden Download zu stoppen.

Darunter steht als Beruhigung: „Wir sammeln deine Fotos. Bei großen Sammlungen kann dies einige Minuten dauern.“ Der Fortschritt kommt per WebSocket, du kannst den Reiter also getrost schließen – der Download läuft auf dem Server weiter.

2. Wenn das Archiv fertig ist

Ergebnis-Screen mit der Überschrift Download abgeschlossen, dem grünen Vermerk Download bereit und zwei ZIP-Teilen, alle markiert — Der Ergebnis-Screen. ① die Überschrift **Download abgeschlossen** („Deine Dateien stehen zum Download bereit“), ② der grüne Vermerk **Download bereit** mit Häkchen-Symbol – eine Zeile, keine Box, ③ die Liste **Verfügbare Dateien:**, hier mit **Datei Teil 1 (ZIP)** und **Datei Teil 2 (ZIP)**. Ein Klick auf einen Eintrag lädt genau diesen Teil. Direkt darunter sitzt der Schalter **Download öffentlich teilen** – im Bild noch aus.

Ganz unten setzt Generierte ZIP löschen & neuen Download starten (im erweiterten Modus: … & neuen Download konfigurieren) alles zurück, damit du ein neues Archiv erzeugen kannst. Solange das alte Archiv steht, bleiben die Einstellungen gesperrt.

3. Wenn etwas schiefgeht

Fehler-Screen mit Überschrift Download fehlgeschlagen, Fehlermeldung und dem roten Knopf zum Neustart, alle markiert — Der Fehlerfall. ① die Überschrift **Download fehlgeschlagen**, ② die Meldung „Bei der Verarbeitung deiner Download-Anfrage ist ein Fehler aufgetreten. Bitte versuche es erneut.“, ③ **FEHLGESCHLAGENE ANFRAGE LÖSCHEN & NEU STARTEN** – erst dieser Klick gibt die Konfiguration wieder frei. Die bisherigen Teil-Archive werden dabei verworfen.

Mehrere ZIP-Teile bei großen Galerien

Große Sammlungen werden bei 1 GB automatisch in mehrere Archive geteilt – große Videos können einzelne Teile größer werden lassen. In der Liste Verfügbare Dateien: steht dann pro Teil ein Eintrag Datei Teil N (ZIP); bei genau einer Datei ist es ein einzelner Download-Link. Lade in diesem Fall wirklich alle Teile herunter – jeder Teil enthält andere Fotos, sie ergänzen sich, keiner ist ein vollständiges Backup für sich.

ZIP öffentlich teilen

Ist der Download fertig, erscheint am Ende des Ergebnis-Screens der Teilen-Bereich – in beiden Modi, einfach wie erweitert:

Aktiviere den Schalter Download öffentlich teilen. Der Hinweistext erklärt: „Erlaube jedem mit dem Event-Link, diese Dateien herunterzuladen. Verfügbar für 30 Tage.“ Damit lädt jeder mit dem Link die fertigen Dateien herunter – ohne Anmeldung.
Unter Teilbarer Link: erscheint ein Feld mit der fertigen Adresse und der Button Link kopieren (nach dem Klick kurz: Link kopiert!). Die Adresse ist der Event-Link mit angehängtem /download – hat dein Event ein Kürzel, sieht sie so aus: photogala.net/@sarah-adams-hochzeit/download.
Darunter siehst du links Verfügbar bis DATUM (Ablaufdatum, 30 Tage nach dem Aktivieren) und rechts N× heruntergeladen (wie oft der Link genutzt wurde).

Teilen-Bereich mit aktiviertem Schalter, Link-Feld und Kopieren-Knopf, alle markiert — Der Teilen-Bereich, nachdem der Schalter an ist. ① **Download öffentlich teilen** mit der Erklärung „Erlaube jedem mit dem Event-Link, diese Dateien herunterzuladen. Verfügbar für 30 Tage.“, ② das Feld **Teilbarer Link:** mit der fertigen Adresse, ③ **Link kopieren**. In der Fußzeile darunter stehen **Verfügbar bis 22.9.2026** und **3× heruntergeladen** – daran siehst du, ob der Link überhaupt genutzt wurde.

Teil C – Erweiterter Download

Klicke oben rechts auf Erweiterte Optionen, um in den erweiterten Modus zu wechseln (Route mit ?mode=advanced). Der Bereich trägt die Überschrift Fotos herunterladen mit dem Untertitel „Einfacher Fotodownload mit automatischer Organisation“. Hier steuerst du in sieben nummerierten Schritten genau, was und wie gepackt wird. Jede Einstellung spiegelt sich sofort in der Live-Vorschau (Schritt 7) wider.

Erweiterter Download mit Ordnerstruktur, Filtern und Auswahl für den ZIP-Export — Der erweiterte Download in der Übersicht: Ordnerstruktur, Dateinamen und Filter steuern, was und wie ins ZIP gepackt wird. Die nächsten Abschnitte gehen die sieben Schritte einzeln durch.

1. Wie sollen wir deine Fotos organisieren?

Wähle eine von vier Ordnerstrukturen (Standard: Einzelner Ordner):

Einzelner Ordner – „Alle Fotos an einem Ort“.
Nach Fotoaufgabe – „Fotos nach ihrer Kategorie gruppieren“ (siehe Aufgaben verwalten).
Nach Hochlader – „Getrennte Ordner für jede Person“.
Nach Album – „Albumgruppen zusammenhalten“ (siehe Alben anlegen).

Schritt 1 mit allen vier Ordnerstruktur-Karten, jede einzeln markiert — Die vier Karten in Schritt 1 – genau eine ist aktiv, die gewählte ist farbig hinterlegt. ① **Einzelner Ordner** (Vorgabe): alle Fotos liegen flach nebeneinander. ② **Nach Fotoaufgabe**: pro Aufgabe ein Ordner. ③ **Nach Hochlader**: pro Person ein Ordner, benannt nach ihrem Spitznamen. ④ **Nach Album**: pro Album ein Ordner. Diese Wahl bestimmt die Ordner, die Aufteilung nach Status (Schritt 6) legt sich zusätzlich darüber.

2. Wie sollen wir deine Dateien benennen?

Vier kombinierbare Häkchen (Standard: Originalname und Statuspräfix an):

Ursprüngliche Namen beibehalten – Beispiel: „IMG_1234.jpg“.
Statuspräfix hinzufügen – Beispiel: „VERÖFFENTLICHT_…“.
Gefällt mir-Zähler hinzufügen – Beispiel: „150-gefällt-mir_…“.
Hochladendenamen hinzufügen – Beispiel: „john-doe_…“.

Unter Vorschau-Dateiname: siehst du live einen Beispiel-Dateinamen aus deiner Kombination.

Schritt 2 des erweiterten Downloads mit den vier Namens-Häkchen und der Vorschau — Die vier Häkchen und darunter der Vorschau-Dateiname – hier `published_original-filename.jpg` aus Statuspräfix plus Originalname. Der Vorschautext ist ein festes Muster: `original-filename` steht für den echten Dateinamen des Fotos, `150-likes` für dessen tatsächliche Gefällt-mir-Zahl und `john-doe` für den Spitznamen der hochladenden Person.

Die Vorschau ist ein Muster und weicht in zwei Punkten vom fertigen Archiv ab:

Die Reihenfolge ist eine andere. Im ZIP steht das Statuspräfix zuerst, dann die Likes, dann der Name der hochladenden Person, dann der Originalname – also PUBLISHED_150-likes_lisa-mayer_IMG_1234.jpg. Die Vorschau zeigt Likes und Namen dagegen vor dem Status.
Das Statuspräfix ist immer englisch und großgeschrieben: PUBLISHED_, PENDING_ oder UNPUBLISHED_, auch wenn die Beschreibung daneben „VERÖFFENTLICHT_…“ verspricht. Dasselbe gilt für die Likes: sie heißen im Dateinamen 150-likes, nicht 150-gefällt-mir.

Der Originalname bleibt in jedem Fall erhalten – auch wenn du Ursprüngliche Namen beibehalten abwählst. Das Häkchen ändert nur die Vorschau; die Zusätze werden dem Originalnamen immer vorangestellt, nie an seine Stelle gesetzt. Verlass dich also nicht darauf, Dateinamen damit zu anonymisieren.

3. Beschreibungdateien generieren?

Das Häkchen Beschreibungstextdateien für Bilder mit Benutzerbeschriftungen generieren legt für jedes Foto mit Bildunterschrift eine .txt-Datei neben dem Bild an – nützlich, wenn du die Bildtexte der Gäste behalten willst. Standard: aus.

Schritt 3 mit dem Häkchen für Beschreibungstextdateien, markiert — ① das einzige Häkchen in Schritt 3. Es ist ab Werk **aus** – wer die Bildunterschriften seiner Gäste behalten will, muss es bewusst setzen. Die Textdatei trägt exakt den Namen des Fotos mit der Endung `.txt` (aus `PUBLISHED_IMG_1234.jpg` wird `PUBLISHED_IMG_1234.txt`) und liegt im selben Ordner. Fotos ohne Beschreibung bekommen keine Datei.

4. Gelöschte Fotos aus dem Papierkorb einbeziehen?

Drei Auswahlkarten (Standard: Gelöschte ausschließen), jeweils mit kleiner Baum-Vorschau und Anzahl:

Gelöschte ausschließen – „Nur aktive Fotos einbeziehen (Standard)“.
Gelöschte einbeziehen – „Sowohl aktive als auch gelöschte Fotos einbeziehen“, mit der Anzahl der zusätzlichen gelöschten Fotos.
Nur Gelöschte – „Nur Fotos aus dem Papierkorb einbeziehen“, mit der Anzahl.

Schritt 4 mit den drei Papierkorb-Karten, jede einzeln markiert — Die drei Karten in Schritt 4. ① **Gelöschte ausschließen** ist die Vorgabe – der Papierkorb bleibt draußen. ② **Gelöschte einbeziehen** nimmt beides mit; die Zahl darunter nennt, wie viele Fotos dadurch dazukommen. ③ **Nur Gelöschte** packt ausschließlich den Papierkorb-Inhalt. Jede Karte zeigt eine kleine Baum-Vorschau, damit du siehst, wie sich die Ordner ändern.

Das ist der Rettungsanker, wenn jemand versehentlich Fotos gelöscht hat: Nur Gelöschte zieht ausschließlich den Papierkorb-Inhalt. Was der Papierkorb sonst kann und wie lange er hält, steht unter Papierkorb.

5. Welche Fotos möchtest du?

Drei Häkchen mit Live-Zählern – hier wählst du nach Veröffentlichungsstatus aus (Standard: nur Veröffentlicht an):

Veröffentlicht – „N fertige Fotos“.
Nicht veröffentlicht – „N versteckte Fotos“.
Ausstehende Genehmigung – „N wartende Fotos“.

Achte darauf: Anders als beim einfachen Download sind hier nicht automatisch alle drei Status angehakt. Für ein echtes Voll-Backup setze alle drei Häkchen. Der Zähler im Download-Button unten aktualisiert sich live aus diesen Häkchen und dem Papierkorb-Filter.

Schritte 4 bis 6 des erweiterten Downloads mit den Papierkorb-Karten und den drei Status-Häkchen — Schritt 4 und 5 nebeneinander: oben die drei Papierkorb-Karten mit ‚Gelöschte ausschließen‘ als Vorgabe, darunter die drei Status-Häkchen – angehakt ist nur ‚Veröffentlicht‘ (23 fertige Fotos), ‚Nicht veröffentlicht‘ und ‚Ausstehende Genehmigung‘ bleiben leer. Darunter beginnen Schritt 6 und die Struktur-Vorschau.

6. Nach Veröffentlichungsstatus aufteilen?

Das Häkchen Separate Ordner für jeden Status erstellen (Standard an) sortiert die Fotos in Ordner: „Fotos werden in Veröffentlicht, Ausstehend und Unveröffentlicht Ordner sortiert“.

Schritt 6 mit dem Häkchen zur Status-Aufteilung und der Ordnerstruktur-Vorschau, markiert — ① das Häkchen **Separate Ordner für jeden Status erstellen** – anders als in Schritt 3 ist es ab Werk an. Darunter zeigt **Ordnerstruktur Vorschau:** sofort, was es bewirkt: unter `photos-download.zip` liegt der Ordner `Veröffentlicht/` und darin die Fotos. Die Legende erklärt die Farben – **Statusordner** und **Fotodatei**.

7. Vorschau der Download-Struktur

Ein interaktiver, aufklappbarer Ordnerbaum (Wurzel: photos-download.zip) zeigt dir live, wie das Archiv nach deinen Einstellungen aussehen wird – „Basierend auf deinen Einstellungen wird dein Download so organisiert:“ und der Hinweis „(Ordner klicken zum Ein-/Ausklappen)“. Die Legende darunter erklärt die Farben: Statusordner, Gruppierungsordner, Fotodatei, Beschreibungsdatei (nur wenn Schritt 3 aktiv ist) und Gelöschte Elemente (nur wenn Schritt 4 nicht auf „Gelöschte ausschließen“ steht).

Schritt 7 mit dem Ordnerbaum des ZIP-Archivs und dem Download-Knopf — Der Baum zeigt das fertige Archiv vorab; der Knopf darunter nennt die Zahl der Fotos, die mit den aktuellen Filtern gepackt werden.

Erweiterten Download starten

Prüfe die Vorschau. Der Button Lade N Fotos herunter zeigt die Anzahl der Dateien, die mit den aktuellen Filtern gepackt werden.
Sind mit den Filtern keine Dateien übrig, ist der Button deaktiviert und du siehst den Hinweis „Es gibt keine herunterladbaren Dateien mit den aktuellen Filtern!“ – dann Filter lockern.
Klicke Lade N Fotos herunter. Der Hinweis „ZIP-Dateien werden automatisch bei 1 GB aufgeteilt. Große Videos können größere Dateien erzeugen.“ erinnert an den 1-GB-Split.
Es folgt der Fortschritts-Screen (Teil B) – im erweiterten Modus mit einer zusätzlichen Zusammenfassung deiner Wahl.

Zusammenfassung der gewählten Download-Einstellungen und der gelbe Sperrhinweis, beide markiert — Der erweiterte Fortschritts-Screen. ① die Box **Ausgewählte Download-Einstellungen** mit sechs Zeilen: **Organisation:**, **Dateiformat:**, **Eingeschlossene Fotos:**, **Beschreibung Dateien:** (Ja/Nein), **Papierkorb:** und **Nach Status aufteilen:** (Ja/Nein) – so prüfst du im Nachhinein, was du eigentlich angestoßen hast. ② der gelbe Hinweis „Die Einstellungen können nicht geändert werden, während ein Download läuft …“: erst abbrechen, dann neu konfigurieren.

Voll-Backup zwei Wochen nach der Hochzeit — 312 Fotos, 8 Alben. Du willst wirklich alles sichern, auch die Bilder, die noch in der Moderation hängen. Also Erweiterte Optionen öffnen und Teil C durchgehen:

Nach Album — so bleiben deine acht Alben als Ordner erhalten.
Ursprüngliche Namen beibehalten und Hochladendenamen hinzufügen anhaken, Statuspräfix hinzufügen ausschalten. Unter Vorschau-Dateiname: steht dann john-doe_original-filename.jpg – im fertigen Archiv wird daraus z. B. lisa-mayer_IMG_1234.jpg.
Beschreibungsdateien an — jedes Foto mit Bildunterschrift bekommt eine .txt daneben, sonst gehen die Kommentare deiner Gäste beim Sichern verloren.
Gelöschte ausschließen bleibt stehen.
Hier liegt die Falle: Standardmäßig ist nur Veröffentlicht angehakt. Setze zusätzlich Nicht veröffentlicht und Ausstehende Genehmigung — sonst fehlen im „Voll“-Backup genau die Fotos, die du noch nicht freigegeben hast.
Separate Ordner für jeden Status erstellen an lassen.

Der Baum in Schritt 7 zeigt dir das Ergebnis vorab, und der Knopf heißt jetzt Lade 312 Fotos herunter.

Der Rettungsfall: Hat jemand versehentlich Fotos gelöscht, machst du einen zweiten Durchgang und stellst in Schritt 4 auf Nur Gelöschte — dann enthält das ZIP ausschließlich den Papierkorb-Inhalt, ohne die 312 anderen noch einmal zu packen.

Erinnerung an neue Fotos

Hast du schon einmal heruntergeladen und sind seither neue Fotos dazugekommen, erscheint zwischen dem Seitenkopf und der Download-Karte ein gelbes Banner: „N neue Fotos seit deinem letzten Download“. Die Zeile darunter nennt die Zahlen im Detail – „Du hast zuvor N Fotos heruntergeladen. Aktuell: X veröffentlicht, Y ausstehend, Z unveröffentlicht.“ – oder, wenn keine Detaildaten vom letzten Mal vorliegen, nur die Gesamtzahl. Nutze das Banner als Erinnerung, dein Backup nach neuen Uploads noch einmal zu aktualisieren; das Banner verschwindet erst, wenn du erneut heruntergeladen hast.

Gelbes Banner mit dem Hinweis auf neue Fotos seit dem letzten Download, markiert — ① das Banner sitzt zwischen dem Seitenkopf **Foto-Download** und der Download-Karte – nicht ganz oben am Fenster. Die erste Zeile nennt die Zahl der neuen Fotos, die zweite den Vergleich: wie viele du zuletzt geladen hast und wie sich die Galerie heute aufteilt. Die Zahlen darunter in den Statuskacheln passen dazu.

Edge-Cases & Fehlerbehebung

Funktion nicht im Paket: Bei nicht gebrandeten Events zeigt die Seite eine Upgrade-Aufforderung; bei gebrandeten (White-Label-)Events ist der Menüpunkt ausgeblendet und der direkte Aufruf leitet aufs Dashboard um. Lösung: Paket upgraden, siehe Paket & Upgrade.
0 Fotos / 0 gefilterte Dateien: „Noch keine Fotos da“ bzw. „Es gibt keine herunterladbaren Dateien mit den aktuellen Filtern!“ – warte auf Uploads oder lockere die Filter im erweiterten Modus.
Download hängt oder dauert lange: Große Sammlungen brauchen Zeit; der Fortschritt kommt live per WebSocket, und du wirst per E-Mail benachrichtigt. Notfalls mit Download-Anfrage abbrechen abbrechen.
Fehlgeschlagen: Mit Fehlgeschlagene Anfrage löschen & neu starten zurücksetzen; ggf. Umfang oder Filter reduzieren.
Einstellungen lassen sich nicht ändern: Es läuft noch ein Download. Erst abbrechen bzw. das erzeugte ZIP löschen, dann neu konfigurieren.
Im erweiterten Download fehlen Fotos: Vermutlich sind in Schritt 5 nur Veröffentlicht angehakt. Setze auch Nicht veröffentlicht und Ausstehende Genehmigung.
Neue Fotos nach dem Backup: Das Banner oben erinnert dich – den Download einfach erneut ausführen.

Best-Practice-Tipps

Rechtzeitig sichern: Lade das Backup, bevor die Speicherdauer deines Events endet (Begriffe im Glossar).
Voll-Backup im erweiterten Modus: In Schritt 5 alle drei Status anhaken, bei Bedarf Gelöschte einbeziehen, und Ursprüngliche Namen beibehalten für unveränderte Dateinamen.
Zuordnung pro Gast wichtig? Nutze Nach Hochlader und/oder Hochladendenamen hinzufügen.
Bildtexte behalten? Schritt 3 aktivieren – die Bildunterschriften landen als .txt neben dem Foto.
Öffentliches Teilen nur bewusst aktivieren – der Link gewährt Zugriff ohne Anmeldung und läuft nach 30 Tagen ab.