Zeitplan

Der Zeitplan zeigt den Ablauf deines Events – Sektempfang, Essen, Reden, Eröffnungstanz. Deine Gäste müssen nicht mehr fragen, wann was dran ist, und du hast den Tag in einer Ansicht.

So ist die Seite aufgebaut

Du findest den Zeitplan in der Seitenleiste unter Planung › Zeitplan. Die Seite hat drei Reiter – Inhalt, Anzeige und QR-Code – und im Reiter Inhalt stehen die Blöcke immer in dieser Reihenfolge untereinander:

Zeitplan-Reiter mit + Zeitplan hinzufügen und der Sprachleiste
Startdatum
Design mit den drei Ansichten
Ablauf planen – Vorlagen, Startzeit, Alle Zeiten verschieben, Programmpunkt hinzufügen, Drucken
Warnungen zu Überlappungen und Lücken
Die Programmpunkte selbst, unten abgeschlossen von der Gesamtdauer
Live-Vorschau – so sehen es deine Gäste

Ganz unten steht außerdem der Hinweis Farben und Schriften dieser Ansicht gelten für dein ganzes Event. mit dem Link Aussehen öffnen. Schriftart und Farben stellst du also nicht hier ein, sondern einmal für das gesamte Event unter Einstellungen › Aussehen.

Mehrere Zeitpläne

Ein Event kann mehrere Zeitpläne haben – zum Beispiel einen für die Zeremonie, einen für die Party und einen für den zweiten Tag. Über der Bearbeitung liegt eine Reihe von Reitern, einer je Zeitplan.

Zeitplan-Tool mit markierter Reiter-Leiste, Zeitplan hinzufügen, Sprachleiste und Speichern — ① Die Reiter-Leiste sitzt **unter** der Sprachleiste, direkt über dem Startdatum: Der aktive Zeitplan heißt hier **Ablauf** und trägt **Stift** und **Zahnrad**; ein **Papierkorb** fehlt, weil dieses Event nur einen Zeitplan hat. ② Daneben legt **+ Zeitplan hinzufügen** einen zweiten an. ③ Ganz oben rechts stehen **Ungespeicherte Änderungen** und **Speichern**. ④ Dazwischen liegt die Sprachleiste mit **Übersetzungssprache auswählen**, **Alle aktualisieren** und **Fehlende ergänzen**.

Zeitplan hinzufügen legt einen weiteren an; der Name lässt sich sofort eintippen.
Beim aktiven Reiter erscheint ein Stift zum Umbenennen (Zeitplan umbenennen), ein Zahnrad für die Sichtbarkeit und – sobald es mehr als einen Zeitplan gibt – ein Papierkorb für Zeitplan löschen.
Löschen fragt nach und weist ausdrücklich darauf hin, dass alle Programmpunkte dieses Zeitplans verloren gehen.
Mehr als 20 Zeitpläne sind nicht möglich; danach ist der Button verschwunden.

Zwei kleine Symbole im Reiter verraten dir den Zustand eines Zeitplans, ohne dass du ihn öffnen musst:

ein durchgestrichenes Auge, wenn der Plan für Gäste ausgeblendet ist – der Mauszeiger darauf zeigt Für Gäste ausgeblendet
eine Uhr mit einer Startzeit, wenn ein Zeitfenster gesetzt ist – der Mauszeiger zeigt das ganze Fenster, etwa Zeitfenster 22:00–02:00

Sichtbarkeit und Zeitfenster

Das Zahnrad am aktiven Reiter öffnet einen Dialog, der nach dem Zeitplan benannt ist – heißt der Plan Ablauf, steht oben Sichtbarkeit: Ablauf.

Dialog Sichtbarkeit: Ablauf mit markiertem Schalter, den beiden Zeitfeldern, dem Hinweis und dem Übernehmen-Knopf — ① **Für Gäste sichtbar** – ausgeschaltet sehen nur Admins den Plan. ② Darunter das **Zeitfenster (optional)** mit **Von** und **Bis**; leer lassen heißt „immer“. ③ Der Hinweis mit dem Uhr-Symbol erscheint erst, sobald eine der beiden Zeiten gesetzt ist. ④ **Übernehmen** schließt den Dialog – gespeichert ist damit noch nichts.

Für Gäste sichtbar – ausgeschaltet sehen nur Admins den Plan. Praktisch für Entwürfe.
Zeitfenster (optional) mit Von und Bis – in diesem Zeitraum bekommen deine Gäste automatisch diesen Zeitplan zuerst zu sehen. Umschalten können sie trotzdem jederzeit; versteckt wird durch das Fenster nie etwas.
Die Zeiten gelten für den Event-Tag in Ortszeit. Ein Fenster über Mitternacht – etwa 22:00–02:00 – funktioniert.

Mit Übernehmen landen die Einstellungen im Entwurf, mit Speichern oben rechts auf dem Server.

Startdatum

Jeder Zeitplan hat ein eigenes Startdatum.

Event-Datum – die Voreinstellung. Darunter steht, welches Datum das gerade ist, mit einem Link in die Event-Einstellungen, falls noch keines gesetzt ist.
Eigenes Datum – blendet ein Datumsfeld ein.

Ein eigenes Datum ist der Schlüssel zu mehrtägigen Events und zu Programmpunkten über Mitternacht: Nur so weiß Photogala, an welchem Tag ein Punkt liegt, und zeigt den Live-Fortschritt am richtigen Tag.

Programmpunkte anlegen

Zeitplan-Editor mit markiertem Programmpunkt hinzufügen, Drucken, der Lücken-Warnung und dem ersten Programmpunkt — ① **Programmpunkt hinzufügen** hängt einen neuen Eintrag an, ② **Drucken** gibt den Ablauf auf Papier aus. ③ Bleibt zwischen zwei Punkten Zeit unverplant, warnt Photogala – hier „60 Min. Lücke nach ‚Kaffee und Kuchen‘“. ④ So sieht ein Eintrag aus: Startzeit, darunter die Endzeit, dazu Dauer, Titel und Beschreibung.

Programmpunkt hinzufügen legt einen neuen Eintrag an und klappt ihn gleich auf. Einen bestehenden Punkt klappst du mit dem Stift rechts in seiner Zeile auf und wieder zu.

Aufgeklappter Programmpunkt mit markierten Feldern Titel, Typ, Symbol, Startzeit, Dauer und Findet gleichzeitig statt — Aufgeklappt zeigt ein Programmpunkt alle Felder: ① **Titel**, ② **Typ**, ③ die **Symbol**-Reihe – das gewählte Symbol ist umrandet, hier die Uhr. ④ **Startzeit** (rechts daneben **Tag** für mehrtägige Abläufe), ⑤ **Dauer (Minuten)** – daneben **Person / Dienstleister**. ⑥ Das Häkchen **Findet gleichzeitig statt** nimmt den Punkt aus der Lücken- und Überlappungsprüfung heraus. Ganz unten steht die **Beschreibung (optional)**.

Die Felder im Einzelnen:

Titel – z.B. Sektempfang.
Typ – Vorbereitung, Zeremonie, Foto, Empfang, Unterhaltung oder Logistik.
Symbol – ein Icon aus der Reihe darunter.
Startzeit – die Uhrzeit.
Tag – bei mehrtägigen Abläufen der Tag, auf den der Punkt fällt.
Dauer (Minuten) – in Fünf-Minuten-Schritten, mindestens 5.
Person / Dienstleister – wer zuständig ist, z.B. Fotograf.
Findet gleichzeitig statt – für Punkte, die parallel zu einem anderen laufen. Sie werden bei der Lücken- und Überlappungsprüfung übersprungen und tragen in der Liste ein kleines Parallel neben der Dauer.
Beschreibung (optional) – Details für deine Gäste.

Mehr als 200 Programmpunkte pro Zeitplan sind nicht möglich; ist die Grenze erreicht, sagt das der Editor an.

Sortieren, aufklappen, löschen

Jede Zeile hat links einen Ziehgriff und rechts vier kleine Knöpfe.

Programmpunkt-Zeile mit markiertem Ziehgriff links und den vier Knöpfen rechts — ① Der **Ziehgriff** links: damit ziehst du den Punkt an eine andere Stelle. ② Rechts liegen vier Knöpfe, von links nach rechts: **Pfeil nach oben** und **Pfeil nach unten** verschieben den Punkt um eine Position, der **Stift** klappt ihn zum Bearbeiten auf und wieder zu, der rote **Papierkorb** entfernt ihn. Beim ersten Punkt ist der Pfeil nach oben blass, beim letzten der nach unten – dort gibt es kein Weiter.

Vorlagen

Statt bei null anzufangen, wählst du unter Vorlage wählen einen fertigen Ablauf, setzt die Startzeit und klickst Vorlage anwenden. Sechs Vorlagen sind eingebaut:

Klassische Hochzeit
Moderne Hochzeit
Strand-Hochzeit
Cocktail-Party
Firmenevent
Geburtstagsfeier

Alle Zeiten verschieben

Wenn der Tag aus dem Takt gerät, ist Alle Zeiten verschieben der Retter. Vier Buttons verschieben den kompletten Ablauf: -30, -15, +15 und +30 Minuten. Deine Anpassungen an einzelnen Punkten bleiben dabei erhalten – die Abstände zwischen den Punkten ändern sich nicht.

Warnungen und Gesamtdauer

Beim Bearbeiten prüft Photogala den Ablauf mit. Die Warnungen stehen über der Liste der Programmpunkte, direkt unter dem Block Ablauf planen:

Überlappungen zuerst – rot, wenn ein Punkt noch läuft, während der nächste startet.
Lücken darunter – grau, wenn zwischen zwei Punkten mehr als 15 Minuten frei bleiben. Kleinere Pausen gelten als normale Puffer und werden nicht gemeldet. Zusätzlich steht die Lücke direkt am betroffenen Punkt.

Punkte mit Findet gleichzeitig statt werden bei beiden Prüfungen übersprungen – sonst wäre jedes Parallelprogramm eine Überlappung.

Unter der Liste, hinter einer feinen Trennlinie, steht die Gesamtdauer des Ablaufs – und rechts darunter in kleiner Schrift die Zeitspanne, bei mehrtägigen Zeitplänen stattdessen über N Tage.

Ende der Programmpunkt-Liste mit markiertem Tagestrenner und der Fußzeile Gesamtdauer — ① Läuft der Ablauf über Mitternacht hinaus, zieht Photogala einen **Tagestrenner** ein – hier **Tag 2 · Sonntag, 28. Februar**. ② Ganz unten die Fußzeile: links **Gesamtdauer**, rechts die Summe – hier **12h 45min** – und darunter **über 2 Tage**. Bei einem eintägigen Plan steht dort stattdessen die Zeitspanne, etwa 13:15 – 02:00.

Du legst zwei Zeitpläne an: Zeremonie und Party. Im ersten stehen Trauung (14:00, Dauer 45 Minuten, Typ Zeremonie), Sektempfang (15:00, 60 Minuten) und Dinner (17:00). Weil zwischen 15:45 und 17:00 mehr als 15 Minuten frei bleiben, meldet der Editor eine Lücke — gewollt, denn in dieser Zeit läuft das Paarshooting. Also legst du Fotoshooting mit dem Paar (15:45, 60 Minuten, Person / Dienstleister Fotograf) an und setzt Findet gleichzeitig statt — damit verschwindet auch die Überlappungs-Warnung zum Dinner. Beim zweiten Plan trägst du im Zahnrad das Zeitfenster 22:00 bis 02:00 ein, sodass die Gäste am späten Abend automatisch die Party-Ansicht zuerst sehen. Am Eventtag beginnt die Trauung eine halbe Stunde später: Statt jede Zeit einzeln zu ändern, tippst du unter Alle Zeiten verschieben einmal auf +30 — der ganze Ablauf rutscht mit, die Abstände zwischen den Punkten bleiben gleich. Danach Speichern nicht vergessen, sonst sehen deine Gäste weiter die alten Zeiten. Auf der Startseite nennt das Widget unter Als Nächstes immer nur den nächsten Punkt — während des Dinners also den Eröffnungstanz.

Design für deine Gäste

Im Reiter Inhalt wählst du unter Design das Aussehen; die Live-Vorschau ganz unten auf der Seite zeigt es sofort.

Abschnitt Design mit markierter Überschrift samt Hinweis und den drei Design-Karten — ① Die Zeile unter **Design** sagt, was passiert: **Wähle das Aussehen für deine Gäste — die Vorschau aktualisiert sich sofort.** ② Darunter die drei Karten. Die aktive trägt ein Häkchen – hier **Klassisch**. Ein Klick genügt; gespeichert wird auch das erst mit **Speichern**.

Klassisch – vertikale Zeitachse mit Verbindungslinie. Voreinstellung.
Karten – jeder Programmpunkt als eigene Karte.
Kompakt – dichte Liste ohne Schnörkel.

Im Reiter Anzeige steuerst du Widget auf der Startseite und Eintrag im Gäste-Menü. Den Widget-Stil blendet Photogala erst ein, wenn das Widget eingeschaltet ist.

Was deine Gäste sehen

Zeitplan aus Gästesicht mit Programmpunkten und Uhrzeiten — Die Gastansicht zeigt den Ablauf und markiert den laufenden Punkt.

Reiter, sobald mehr als ein Zeitplan für Gäste sichtbar ist. Vorausgewählt ist der Plan, dessen Zeitfenster gerade passt.
Live-Fortschritt: Der laufende Programmpunkt bekommt eine Markierung Jetzt, darunter einen Fortschrittsbalken und die Restzeit.
Drucken – für den Ausdruck am Empfangstisch oder für die Dienstleister.

Gästesicht während des Events mit markiertem laufenden Programmpunkt und der Jetzt-Markierung — Während des Events hebt sich der laufende Punkt vom Rest ab: ② die Markierung **Jetzt** neben dem Titel, ① darunter ein Fortschrittsbalken und rechts die Restzeit – hier **noch 45min**. Alles davor und danach bleibt blass. Die Anzeige aktualisiert sich alle 30 Sekunden von selbst.

Das Widget auf der Startseite zeigt nicht den ganzen Plan, sondern unter Als Nächstes gezielt den nächsten Programmpunkt mit Uhrzeit und Titel.

Startseite der Galerie mit markiertem Zeitplan-Widget Als Nächstes — Das Widget auf der Startseite der Galerie: **Als Nächstes**, darunter Uhrzeit und Titel – hier **13:15 — Ankunft der Gäste**. Ein Tipp darauf öffnet den vollständigen Zeitplan.

Es aktualisiert sich im Minutentakt und verschwindet, sobald alle Punkte vorbei sind – für Gäste ist genau das die interessante Information.

Zusammenspiel mit anderen Tools

Sitzplan: In den Einstellungen eines Sitzplans übernimmt Aus Programmpunkt übernehmen Beginn und Dauer eines Programmpunkts als Zeitfenster des Plans. So schaltet die Gastansicht automatisch vom Empfangs- auf den Dinner-Plan. Änderst du die Zeit später von Hand, löst sich die Verknüpfung.
Digitale Einladung: Der Schalter Ablauf (aus Zeitplan) blendet den Zeitplan als Abschnitt direkt in die Einladung ein. Der Inhalt wird nicht kopiert – die Einladung zeigt immer den aktuellen Stand aus diesem Tool.

Fehlerbehebung

Ein Zeitplan taucht bei den Gästen nicht auf. Im Zahnrad ist Für Gäste sichtbar aus. Im Reiter erkennst du das am durchgestrichenen Auge.
Der Programmpunkt liegt am falschen Tag. Setze im Zeitplan das Startdatum auf Eigenes Datum und wähle beim Punkt das richtige Feld Tag.
Ein Punkt nach Mitternacht rutscht an den Anfang. Auch das löst der Tag des Programmpunkts – 01:00 Uhr an Tag 2 statt 01:00 Uhr an Tag 1.
Ich habe den falschen Punkt gelöscht. Der Papierkorb fragt nicht nach, betrifft aber nur den Entwurf. Lade die Seite neu, ohne zu speichern – dann ist der Punkt wieder da.
Die Lücken-Warnung nervt. Sie erscheint erst ab mehr als 15 Minuten Leerlauf. Ist die Pause gewollt, lege einen Programmpunkt dafür an – oder markiere den parallel laufenden Punkt mit Findet gleichzeitig statt.
Die Vorlage hat meinen Ablauf überschrieben. Vorlage anwenden ersetzt die Programmpunkte des aktiven Zeitplans. Solange du nicht gespeichert hast, liegt der alte Stand noch auf dem Server – verlässt du die Seite, ohne zu speichern, bleibt er erhalten.
Das Widget ist verschwunden. Es zeigt nur den nächsten Punkt. Liegen alle Punkte in der Vergangenheit, blendet es sich aus. Der komplette Ablauf bleibt über das Gäste-Menü erreichbar.
Die Schrift im Zeitplan passt nicht zum Rest. Schriftart und Farben kommen aus den Event-Einstellungen, nicht aus diesem Tool. Der Link Aussehen öffnen ganz unten auf der Seite bringt dich direkt hin.
Beim Speichern kommt ein Hinweis auf eine fremde Änderung. Jemand anderes hat inzwischen gespeichert. Deine Eingaben bleiben erhalten – prüfe sie und speichere erneut.