Gäste einladen

Ein Event lebt von seinen Gästen. Auf dieser Seite lernst du Schritt für Schritt, wie du Zugang zu deiner Galerie teilst und steuerst – vom schnellen QR-Code und Link (Standard-Code) bis zu fein granulierten Einladungscodes mit eigener Rolle, Ablaufdatum und Nutzungslimit.

Den Bereich „Manage Invitations“ erreichen

Öffne über das Profilmenü oben rechts den Admin-Bereich (Eintrag Verwaltung → Admin-Portal).
In der linken Seitenleiste, Kategorie Management, klickst du auf „Protection“ (Schloss-Icon). Direkte Route: /admin/manage-invitations.
Die Seite trägt oben den Titel „Manage Invitations“ (Umschlag-Icon) mit dem Untertitel „Add, view, and manage invitations for your gallery“. Im Standard ist sie im einfachen Modus.
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Der Bereich „Protection“ (Route /admin/manage-invitations) im einfachen Modus – hier setzt du Standard-Zugang, Code und QR-Code.

Ganz oben zeigt der Bereich genau ein farbiges Info-Banner, das deinen aktuellen Zugriffsmodus widerspiegelt:

Grün – Öffentliche Galerie: „Everyone can view and upload photos (No password required)!“. Jeder mit dem Link kommt hinein. QR-Codes funktionieren trotzdem.
Blau – Passwortgeschützt: „A code is required to view or upload.“ Ohne Code kein Zugang.
Lila – Komplett privat: „Completely Private Mode Active“ – nur die eigenen Einladungscodes gewähren Zugang, der Standard-Code ist deaktiviert. In diesem Modus ist der Umschalter ausgeblendet und der Bereich läuft zwangsweise im erweiterten Modus. Über den Link „click here“ gelangst du zu Datenschutz & Moderation, um den Modus zu ändern.

Einfacher Modus: Standard-Zugang, Code & QR

Der einfache Modus ist der schnelle Weg: eine Karte mit den Zugriffseinstellungen und darunter eine Leiste zum Teilen und Speichern.

Zugriffsmodus wählen

Unter der Frage „How should people access your gallery?“ wählst du eine von drei Optionen:

„Password Protected“ – „Guests need a code to enter“. Es klappen zwei Felder auf:
- „Default Invitation Code“ (Platzhalter „e.g., wedding-2024“). Der Button „Random“ erzeugt einen gut lesbaren Code wie happy-eagle-123. Dieser Code steckt in den einfachen Einladungslinks und QR-Codes.
- Checkbox „Include default invitation code in QR code“ – ist sie aktiv, wird der Code direkt in den QR-Code eingebettet, sodass Gäste ohne Tippen beitreten.
„Completely Private (Advanced)“ – „Only custom invitations work. Default code disabled.“ Es erscheint die Info-Box „Maximum Privacy Mode“ mit dem Button „Manage Advanced Invitations“, der in den erweiterten Modus führt.
„Open Access“ – „Anyone with link can view“. Darunter erscheint die Karte „Default Guest Permissions“ mit zwei Karten:
- „Viewer“ (Auge-Icon) – „Can view photos and like them“.
- „Contributor“ (Kamera-Icon) – „Can upload photos and complete tasks“.

Speichern & Teilen

In der Leiste unter den Einstellungen findest du:

„Get Shareable Link“ (grün) – öffnet ein Fenster mit QR-Code und Link, die den Standard-Code enthalten. (Bei „Completely Private“ ausgeblendet.)
„Save & Activate“ – öffnet zuerst den Bestätigungsdialog „Save Changes?“ mit dem Hinweis „Password changes will update all printed codes and links. Old passwords stop working.“ Erst nach Bestätigen wird gespeichert.

Speicher-Verhalten und Edge Cases

Änderungen am Standard-Code, an der Rolle und an den Schutzeinstellungen werden gemeinsam gespeichert.
Im Modus „Completely Private“ wird der Standard-Code nicht gespeichert – nur eigene Codes zählen.
Verlässt du die Seite mit ungespeicherten Änderungen, erscheint ein Dialog: „You have unsaved changes … Would you like to save them before leaving?“
Erfolg und Fehler werden als kurze Meldung (Toast) angezeigt.

In den erweiterten Modus wechseln

Oben rechts wechselst du mit „Switch to Advanced Mode“ in die erweiterte Einladungsverwaltung (und mit „Switch to Simple Mode“ zurück).

Im Modus „Completely Private“ ist der erweiterte Modus erzwungen und der Umschalter ganz ausgeblendet.

Erweiterter Modus: Einladungen im Detail

Der erweiterte Modus trägt die Überschrift „Advanced Invitation Management“ und besteht aus zwei einklappbaren Abschnitten.

Abschnitt „Gallery Protection“

Ein klappbarer Kopf mit einem Modus-Badge („Completely Private“ / „Password Protected“ / „Open Access“) und dem Hinweis „Synced with Settings & Simple Mode“. Aufgeklappt enthält er dieselbe Zugriffseinstellungen-Karte wie der einfache Modus plus den Button „Save Protection Settings“ – wieder mit „Save Changes?“-Bestätigung. So änderst du den Grundschutz auch im erweiterten Modus.

Abschnitt „Custom Invitations“

Das Herzstück. Ein einklappbarer Block mit Zähler-Badges „N active“ / „N inactive“.

Erweiterter Modus mit der Tabelle eigener Einladungscodes, Rollen-Chips und Aktionen — Der erweiterte Modus: eigene Einladungscodes mit Rolle, Status, Nutzung und Aktionen pro Zeile.

Leerzustand: „No Custom Invites Yet“ mit dem Button „Create Your First Invite“.

Aktionsleiste (mit Codes):

Kennzahlen „N Total Invites“, „N Active“, „N Inactive“.
Suchfeld „Search invites…“ – durchsucht Code und Beschreibung.
Button „Filters“ öffnet ein Dropdown:
- Filter by Role: Chips „All Roles“, „Viewer“, „Contributor“. (Nur diese beiden Rollen sind als Filter-Chip verfügbar.)
- Filter by Status: „All“, „Active“, „Inactive“.
- Sort By: „Date Created“, „Usage Count“, „Role“ (Klick schaltet zwischen auf- und absteigend um).
Button „Create New Invite“ oben rechts (und unten in der Schnellaktionen-Leiste).
Bulk-Aktionen erscheinen, sobald du Codes per Checkbox auswählst: „Activate Selected“, „Deactivate Selected“, „Delete Selected“ (mit Sicherheitsabfrage).

Die Tabelle hat folgende Spalten:

Auswahl-Checkbox (im Kopf: alle auswählen).
Code & Status: der Code (Monospace) mit Kopier-Button, ein Status-Chip „Active“ / „Inactive“ und ein QR-Button („View QR Code“).
Description: die interne Beschreibung und das Erstelldatum.
Role: ein Rollen-Chip mit Icon und Farbe (Viewer = Auge, Contributor = Kamera, Moderator = Schraubenschlüssel, Admin = Zahnrad).
Usage: „verwendet / Maximum“ mit Fortschrittsbalken; ein Badge „Limit reached“, wenn das Limit erschöpft ist.
Actions: ein Drei-Punkte-Menü mit „Edit Invite“, „Deactivate/Activate“, „Use within Template“, „Share Invite“, „Delete Invite“.

Erscheint bei aktiven Filtern „No matching invites found“, setzt du mit „Clear All Filters“ alles zurück.

Der Dialog „Create New Invite“ / „Edit Invite“

Über „Create New Invite“ (oder „Create Your First Invite“ bzw. Bearbeiten einer Zeile) öffnet sich der Dialog mit dem Titel „Create New Invite“ bzw. „Edit Invite“. Er besteht aus sechs nummerierten Abschnitten:

1. Access Level Configuration (Badge „Most Important“). Im Dropdown „Select a role“ wählst du:
- Viewer – „Can view photos and like them“.
- Contributor – „Can upload photos, complete tasks, and participate in challenges“.
- Moderator – „Approve/reject content and manage basic event settings“.
- Admin – „Full configuration access and user management capabilities“.
- Owner – „Full access and ultimate control over the event“.
Bei Moderator, Admin oder Owner erscheint ein roter Sicherheitshinweis: für privilegierte Rollen wird empfohlen, das Nutzungslimit auf 1 zu setzen.
2. Invite Code Setup (Schlüssel-Icon). Textfeld (Platzhalter „Custom code (leave blank to auto-generate)“) mit Button „Generate“. Lässt du es leer, wird automatisch ein Code wie happy-eagle-123 erzeugt.
3. Invite Details. Ein Textbereich für eine interne Beschreibung – nur für Admins sichtbar, nicht für Gäste. Nutze sie sprechend, z. B. „Fotografin“ oder „Servicepersonal“.
4. Access Settings. Zwei Schalter:
- „Enabled“ – „When enabled, new users can register using this invite code.“ (Neuanmeldung mit diesem Code erlauben.)
- „Active“ – „When active, users who previously used this code can still access the event.“ (Bereits Beigetretene behalten den Zugang.)
5. Expiration Settings (Kalender-Icon). Ein Datum-/Uhrzeit-Feld. Leer lassen bedeutet kein Ablauf; die Zeit gilt in deiner lokalen Zeitzone.
6. Usage Limits. Ein Zahlenfeld (Platzhalter „0 = unlimited uses“). Bei privilegierten Rollen erscheint eine rote Box „Security Recommendation“, und das Limit wird automatisch auf 1 gesetzt.

Speichern: unten die Buttons „Cancel“ und „Create Invite“ bzw. „Update Access Code“ (Ladezustand „Saving…“). Wählst du eine privilegierte Rolle mit einem Limit ungleich 1 und speicherst, erscheint zuerst eine Sicherheitswarnung, die du bestätigen musst.

Rollen-Gating für Admins und Moderatoren

Wählbar sind nur Rollen, die du selbst vergeben darfst. Nicht vergebbare Rollen erscheinen deaktiviert mit dem Zusatz „(Owner only)“.
Event-Admins können Codes bis einschließlich Moderator anlegen – ein Hinweis erklärt: „Event admins can create Moderator and lower invites. Only owners can create Admin or Owner invites.“
Bestehende Admin- oder Owner-Codes kann nur der Owner bearbeiten; sonst ist der Speichern-Button deaktiviert und eine rote Box erklärt es.

Einen Code direkt einem Gast zuweisen

Aus Registrierte Nutzer kannst du einem bereits registrierten Gast einen bestehenden Code zuweisen. Der Dialog „Add Invitation Code“ bietet:

Suche „Search invitation codes…“, Sortierung (Code A–Z/Z–A, wenigste/meiste Nutzung, nach Rolle) und Rollen-Filter-Chips.
Ein Info-Banner „New invitation codes cannot be created here.“ mit Link „Manage Invitations“ – hier wird nur zugewiesen, nicht erstellt.
Hat der Code eine höhere Rolle, weist eine Box „Role will be updated“ darauf hin, dass die Rolle des Gastes automatisch angehoben wird. Bei gleicher oder niedrigerer Rolle bleibt sie unverändert.
Es werden nur aktive, nicht abgelaufene und nicht ausgeschöpfte Codes angeboten. Auch hier gilt das Rollen-Gating.

Einen Code auf QR-Karten drucken

Über „Use within Template“ im Zeilen- oder Kontextmenü springst du mit genau diesem Code in den Vorlagen-Manager, um ihn auf QR-Karten oder Postern zu verwenden. Mehr dazu unter QR-Karten & Aushänge.

Fehlerbehebung

„Switch to Advanced Mode“ ist ausgegraut → Das Premium-Feature fehlt. Siehe Preise & Upgrade.
Umschalter fehlt / immer erweiterter Modus → Modus „Completely Private“ ist aktiv. Ändern über Datenschutz & Moderation.
Alter QR-Code / Link geht nicht mehr → Der Standard-Code wurde geändert (siehe Warnung oben).
Ein Code funktioniert nicht → Prüfe: „Enabled“ aus? „Active“ aus? Ablaufdatum überschritten? Nutzungslimit erreicht („Limit reached“)?
Rolle nicht wählbar / „(Owner only)“ → Deine Rolle darf diese Rolle nicht vergeben.
„New invitation codes cannot be created here“ → Lege den Code zuerst unter „Manage Invitations“ an.

Best-Practice-Tipps

Wie es weitergeht

Welche Rolle wofür passt und wie dir Mit-Gastgeber ein größeres Event abnehmen, liest du unter Rollen & Berechtigungen. Aus Gästesicht ist der Beitritt unter Event beitreten beschrieben.