RSVP – Zusagen einsammeln

Mit RSVP sagen deine Gäste direkt online zu oder ab – die Antworten landen automatisch in deiner Gästeliste. Kein Zettel, keine Rückrufe, kein Abgleich per Hand.

Das Besondere an RSVP

RSVP verhält sich anders als die meisten Tools:

Es erscheint nicht auf der Event-Startseite – weder als Widget noch im Gäste-Menü. Am Fuß der Kachel steht deshalb Nur per Direktlink – kein Chip mehr, sondern Teil einer punktgetrennten Textzeile –, und im Editor fehlt der Reiter Anzeige. Anders als die Digitale Einladung lässt sich RSVP auch nicht nachträglich ins Gäste-Menü legen; den Schalter gibt es hier nicht.
Du verschickst es aktiv: als Link oder QR-Code, zum Beispiel auf der Einladungskarte.
Deine Gäste sehen nur das Formular, ohne Galerie-Navigation drumherum.
Das Sichtbarkeitsfenster ist zugleich das Antwortfenster – nach Ablauf ist das Formular zu.

Wo du RSVP findest

Seitenleiste mit dem markierten RSVP-Eintrag unter Planung und der Reiterleiste des Editors — ① In der Seitenleiste steht **RSVP** in der Gruppe **Planung** – mit einem Zähler-Abzeichen, das Zusagen und Gäste gesamt anzeigt. Den eigenen Eintrag gibt es, sobald das Tool aktiv und zuletzt benutzt ist; sonst führt der Weg über **Alle Tools** und die Kachel **RSVP**. ② Der Editor hat nur drei Reiter: **Inhalt**, **Sichtbarkeit** und **QR-Code** – ein Reiter **Anzeige** fehlt hier bewusst, weil RSVP nie auf der Startseite erscheint.

Kopfzeile des RSVP-Editors mit Titel und dem Aktiv-Streifen — ① Titel und Beschreibung des Tools. ② Ist RSVP aktiv, bleibt oben nur dieser schmale Streifen **Aktiv** mit der Zeile „Nicht auf der Event-Startseite — versende Link oder QR-Code selbst.“ Das ist keine Fehlermeldung, sondern der Hinweis, dass du den Link selbst in die Hand nimmst.

Einrichten

Öffne RSVP über die Seitenleiste oder über Alle Tools.
Schalte es oben mit Tool aktivieren ein.
- Handy
- Computer
Solange RSVP aus ist, steht oben die ganze Karte Tool aktivieren – Macht das Tool für deine Gäste verfügbar. Der blaue Hinweis darunter sagt: „Das Tool ist noch deaktiviert. Du kannst den Inhalt trotzdem vorbereiten — aktiviere es oben, wenn du bereit bist.“ Du darfst also in Ruhe alles einstellen und erst am Ende scharf schalten.
Wähle im Reiter Inhalt deine Antwort-Optionen und lege bei Bedarf eigene Fragen an. Danach Speichern.
Setze im Reiter Sichtbarkeit dein Antwortfenster.
Verschicke den Link – entweder gemeinsam für alle oder personalisiert pro Gast.

Die Kennzahlen oben

Die vier Kennzahlen-Karten Gäste gesamt, Zusagen, Absagen und Offen — Vier Karten, live aus der Gästeliste: ① **Gäste gesamt** – alle Einträge, Begleitungen eingerechnet. ② **Zusagen**. ③ **Absagen**. ④ **Offen** – noch keine Antwort.

Einladung teilen

Im Bereich Einladung teilen liegt alles zum Versenden nebeneinander.

Der gemeinsame Link. Die Adresse steht direkt da; Link kopieren legt sie in die Zwischenablage. Denselben Link gibt es als QR-Code im Reiter QR-Code, dort auch als PDF-Plakat und zum Umbauen im Design Studio.

Personalisierte Links pro Gast. Zwei Buttons erzeugen für jeden Gast der Gästeliste einen eigenen Link und laden ihn als Datei herunter:

Personalisierte Links (CSV)
Personalisierte Links (Excel)

Beide Dateien haben zwei Spalten: Name und Einladungslink. Die Datei lässt sich direkt für einen Serienbrief oder eine Serien-Mail verwenden. Der Vorteil: Die Antwort ist eindeutig der richtigen Person zugeordnet, deine Gäste müssen ihren Namen nicht selbst eintippen, und das Begleitungs-Limit gilt individuell pro Einladung.

Einladungen gestalten. Der Button öffnet das Design Studio mit der Einladungsvorlage für RSVP, voreingestellt auf das Format A6. In der Vorschau blätterst du durch deine echten Gäste; beim Export bekommt jede Karte den persönlichen QR-Code dieses Gastes.

Die beiden Hinweiszeilen unter den Ausliefer-Buttons: Event-Datum und der Verweis auf den QR-Reiter — Zwei Hinweise unter den Buttons: ① Dein **Event-Datum** mit dem Link **Ändern** – gedruckte Einladungen tragen es mit, deshalb steht es gleich hier. Ist noch keins gesetzt, heißt der Link **Jetzt festlegen** und führt in die [allgemeinen Einstellungen](/help/de/admin/settings-general/). ② Der Verweis auf den Reiter **QR-Code** – dort liegt der QR-Code zum gemeinsamen Link.

Wenn das Gästekontingent knapp wird

Schmale Hinweiszeile über den Kennzahlen: 52 von 65 Gästen in deinem Paket — Näherst du dich der Grenze, läuft über den Kennzahlen eine schmale Zeile mit: „52 von 65 Gästen in deinem Paket.“ Daneben führt **Pakete ansehen** direkt zur Auswahl. Gesperrt ist hier noch nichts.

Kontingent-Kasten über dem Editor und die ausgegrauten Buttons für die personalisierten Links — ① Liegt deine Liste über dem Kontingent, wird aus der Zeile ein Kasten: „52 Gäste — dein Paket deckt 40.“ Er sagt ausdrücklich, dass Weiterplanen ohne Grenze möglich bleibt – Gäste anlegen, Tische stellen, automatisch setzen. ② Gesperrt sind nur die **persönlichen Einladungslinks**: CSV und Excel sind ausgegraut, **Einladungen gestalten** verschwindet ganz. Der gemeinsame Link und der QR-Code funktionieren weiter.

Der Reiter QR-Code

Reiter QR-Code mit dem Code, dem Direktlink und den drei Datei-Buttons — ① Der QR-Code zum gemeinsamen Link – Gäste scannen ihn und landen ohne Anmeldung direkt auf dem Antwortformular. Darunter steht die Adresse mit **Link kopieren**. ② Drei Dateiformate zum Weitergeben: **PDF exportieren** (fertiges Blatt), **QR als PNG** und **QR als SVG** (für die Druckerei). **Im Design Studio gestalten** baut daraus ein eigenes Layout.

Antwort-Optionen

Du entscheidest, was abgefragt wird – frag nur, was du wirklich brauchst.

Die nächsten drei Antwort-Optionen: Unverträglichkeiten, Antwort-Assistent und Sitzwünsche — ① **Unverträglichkeiten abfragen** – ein Freitextfeld für Ernährung und Allergien. ② **Geführter Antwort-Assistent** – an: Schritt für Schritt, aus: alle Fragen auf einer Seite. Gerade am Handy wird der Assistent meist vollständiger ausgefüllt. ③ **Sitzwünsche abfragen** – Gäste nennen bis zu drei Personen, neben denen sie gern sitzen möchten.

Das Klappmenü Begleitungen pro Einladung (Standard) — **Begleitungen pro Einladung (Standard)** taucht erst auf, sobald **Begleitungen erlauben** an ist – und zwar weiter unten, hinter den Sitzwünschen. Der Wert gilt für alle; in der [Gästeliste](/help/de/admin/tools-guest-list/) überschreibst du ihn pro Gast.

Die beiden Kontakt-Abfragen für E-Mail-Adresse und Telefonnummer — ① **E-Mail-Adresse abfragen** und ② **Telefonnummer abfragen** sind keine Schalter, sondern dreistufig: **Nicht abfragen**, **Optional** oder **Pflichtfeld**. Beide landen als eigene Spalte in der Gästeliste.

Die Reihenfolge im Editor von oben nach unten:

Selbst-Eintragung erlauben – Fremde Namen dürfen sich selbst eintragen. Ihre Einträge sammelst du später in der Gästeliste ein.
Begleitungen erlauben – Gäste geben bei der Zusage Begleitpersonen an.
Menü-Auswahl abfragen – zeigt die Gänge aus dem Menü-Tool zur Auswahl an. Jede Begleitung wählt ihr eigenes Gericht.
Unverträglichkeiten abfragen – Freitextfeld für Ernährung und Allergien.
Geführter Antwort-Assistent – an: Gäste beantworten die Einladung Schritt für Schritt. Aus: alle Fragen auf einer Seite.
Sitzwünsche abfragen – Gäste nennen bis zu drei Personen, neben denen sie gern sitzen möchten. Die Wünsche erscheinen im Sitzplan und lassen sich dort als Sitzregeln übernehmen.
Begleitungen pro Einladung (Standard) – erscheint nur, solange Begleitungen erlaubt sind. Der Wert gilt für alle; in der Gästeliste kannst du ihn pro Gast überschreiben.
E-Mail-Adresse abfragen und Telefonnummer abfragen – je einzeln dreistufig: Nicht abfragen, Optional oder Pflichtfeld.

Für 80 Einträge in der Gästeliste aktivierst du Begleitungen erlauben mit Begleitungen pro Einladung (Standard) 1, dazu Menü-Auswahl abfragen, Unverträglichkeiten abfragen und Sitzwünsche abfragen; E-Mail-Adresse abfragen stellst du auf Pflichtfeld. Im Reiter Sichtbarkeit setzt du das Fenster auf Event-Datum, „bis 14 Tage vor dem Event“. Dann lädst du Personalisierte Links (Excel) herunter und verschickst daraus eine Serien-Mail. Onkel Martin öffnet seinen Link, sein Name steht schon oben, er sagt zu, meldet eine Begleitung, beide wählen ihr Gericht. Zwei Wochen später zeigen die Karten oben etwa Zusagen 58, Absagen 11, Offen 11 – Gäste gesamt liegt dabei über 80, weil die gemeldeten Begleitungen mitzählen. Merkt Martin, dass er doch allein kommt, ruft er seinen Link erneut auf und korrigiert über Antwort ändern, solange das Fenster offen ist.

Eigene Fragen

Brauchst du mehr als die Standardfelder, ergänzt du eigene Fragen – etwa „Kommst du mit dem Shuttle?“ oder „Übernachtest du im Hotel?“.

Aufbau einer eigenen Frage: Textfeld, Fragetyp und die drei Werkzeug-Symbole — Jede Frage ist eine eigene Karte: ① der **Fragetext**, den deine Gäste lesen. ② Der **Fragetyp** – **Auswahl (eine Antwort)**, **Mehrfachauswahl** oder **Freitext**. ③ Die drei Werkzeuge am rechten Rand: **Nach oben**, **Nach unten** und der Papierkorb **Frage entfernen**.

Antwortmöglichkeiten einer Auswahlfrage mit Option hinzufügen und den beiden Schaltern — Bei beiden Auswahl-Typen kommen die Antwortmöglichkeiten dazu: ① Eine Antwortmöglichkeit – das X daneben entfernt sie. ② **Option hinzufügen** hängt eine weitere an. ③ Zwei Schalter je Frage: **Eigene Antwort erlauben** (Gäste dürfen zusätzlich etwas eintippen) und **Pflichtfrage** (ohne Antwort lässt sich das Formular nicht abschicken).

Dieselbe Frage als Freitext: die Antwortmöglichkeiten sind verschwunden — ① Stellst du den Typ auf **Freitext**, ② schrumpft die Karte: Antwortmöglichkeiten und **Eigene Antwort erlauben** verschwinden, weil die Gäste ohnehin frei schreiben. Nur **Pflichtfrage** bleibt.

Der Button Frage hinzufügen unter den bestehenden Fragen — **Frage hinzufügen** hängt eine leere Karte unten an. Neue Fragen wandern ans Ende – mit den Pfeilen der Karte schiebst du sie an die richtige Stelle.

Hat dein Event mehrere Sprachen, erscheint über den Fragen die Sprachleiste: Fragen und Antwortmöglichkeiten pflegst du je Sprache.

Speichern nicht vergessen

Antwort-Optionen und eigene Fragen sind ein Entwurf – sie gehen erst mit Speichern auf den Server.

Die Speichern-Zeile mit dem Hinweis Ungespeicherte Änderungen — Sobald du etwas veränderst, steht neben dem Button **Ungespeicherte Änderungen** und **Speichern** wird kräftig eingefärbt. Vorher ist der Button blass – dann gibt es schlicht nichts zu sichern.

Rückfrage beim Reiterwechsel mit offenem Entwurf — Wechselst du mit offenem Entwurf den Reiter, fragt Photogala nach: **Nicht gespeicherte Änderungen.** **Speichern & Fortfahren** übernimmt deine Änderungen und wechselt, **Nicht speichern** verwirft sie. Ein Klick daneben bleibt einfach, wo du bist.

So sieht es für deine Gäste aus

Das RSVP-Formular aus Sicht eines Gastes — Ein Gast antwortet in wenigen Schritten – Name, Zu- oder Absage, Begleitung, Menü und Nachricht. ① Die **Schrittanzeige** mit dem Fortschrittsbalken. Die Gesamtzahl steht nicht fest: Sie wächst, sobald jemand zusagt und du Menüwahl, Rückfragen, Kontaktdaten, Ernährung, Begleitung oder Sitzwünsche eingeschaltet hast – bei einer Absage geht es direkt zur Nachricht. ② **Vor- und Nachname**. Dieser Schritt entfällt, wenn der Gast über seinen persönlichen Einladungslink kommt: Dann ist der Name schon bekannt. ③ **Weiter** führt zum nächsten Schritt; auf der Ja/Nein-Frage geht es schon mit der Antwort selbst weiter.

Es gibt zwei Wege ins Formular, und sie unterscheiden sich bewusst:

Über den gemeinsamen QR-Code oder Link. Der Gast tippt Vorname und Nachname ein. Danach ordnet der Server den Namen selbst zu – entweder zu einem bestehenden Eintrag der Gästeliste oder als neuer Eintrag.

Über den personalisierten Link. Hier ist der Gast sofort erkannt: Sein Name steht oben, und eine frühere Antwort ist bereits ausgefüllt. Über Antwort ändern kann er sie jederzeit korrigieren, solange das Antwortfenster offen ist. Auch das persönliche Begleitungs-Limit wird dabei korrekt angewendet.

Den ganzen Ablauf Schritt für Schritt zeigt die Gästeseite Zu- oder absagen (RSVP).

Das Antwortfenster setzen

Im Reiter Sichtbarkeit legst du fest, ab und bis wann geantwortet werden darf – es ist derselbe Sichtbarkeits-Zeitraum wie bei allen zeitgesteuerten Tools.

Reiter Sichtbarkeit mit Sichtbar ab und Sichtbar bis — ① **Sichtbar ab** – ab wann Gäste antworten dürfen; **Sofort** heißt: sobald das Tool aktiv ist. ② **Sichtbar bis** – wann das Formular zugeht; **Unbegrenzt** lässt es offen. Beide Felder kennen denselben Satz Modi, unter anderem **Event-Datum** mit einer Verschiebung. Zum Schluss **Zeitraum speichern**.

Praktisch ist der Modus Event-Datum mit einer Verschiebung: „bis 14 Tage vor dem Event“ wandert automatisch mit, falls du das Eventdatum noch änderst. Nach Ablauf ist das Formular für Gäste nicht mehr erreichbar. Die Modi im Detail stehen unter Tooling – Überblick.

Die Antworten ansehen

Unter den Einstellungen listet Antworten die neuesten Rückmeldungen.

Der Abschnitt Antworten mit den eingegangenen Zu- und Absagen — ① Eine Zeile enthält Name, den Status-Chip **Zusage** oder **Absage**, ein +1 für gemeldete Begleitungen, die Nachricht des Gastes und den Zeitpunkt der Antwort. ② Die Liste zeigt die **neuesten** Rückmeldungen – also nur Gäste, die selbst über das Formular geantwortet haben. Wen du von Hand eingetragen hast, findest du in der Gästeliste.

Der Hinweiskasten unter der Antwortliste mit dem Button Zur Gästeliste — Für alles Weitere – Menüwahl, Unverträglichkeiten, Kontaktdaten, eigene Fragen, Begleitungs-Limits – geht es in die Gästeliste. **Zur Gästeliste** bringt dich direkt dorthin.

Fehlerbehebung

Bei der Menü-Auswahl steht nichts zur Wahl. Im Menü-Tool sind noch keine Gänge und Gerichte angelegt. RSVP zeigt genau das an, was dort steht.
Der Export der personalisierten Links bricht ab. Ohne Gäste gibt es nichts zu exportieren – lege sie zuerst in der Gästeliste an oder importiere sie.
Die Buttons für die personalisierten Links sind grau. Deine Gästeliste liegt über dem Gästekontingent deines Pakets. Der gemeinsame Link funktioniert weiter.
Gäste landen auf einer Passwortabfrage. Dein Event ist einladungspflichtig. Schalte im Reiter QR-Code Passwort in Link einbetten ein und verschicke den Link neu.
Eine eigene Frage ist nach dem Speichern verschwunden. Fragen ohne Text in der Standardsprache werden verworfen, ebenso Auswahlfragen ganz ohne Antwortmöglichkeit und ohne Eigene Antwort erlauben.
Oben stehen 50 Zusagen, in der Liste nur sieben Zeilen. Die Karten zählen alle Gäste, die Antwortliste zeigt nur die, die selbst geantwortet haben. Der vollständige Stand steht in der Gästeliste.
Ein Gast steht doppelt in der Liste. Er hat sich über den gemeinsamen Link selbst eingetragen, obwohl er schon angelegt war. In der Gästeliste ordnest du den neuen Eintrag dem bestehenden zu.
Das Formular ist für Gäste zu. Prüfe im Reiter Sichtbarkeit, ob der heutige Tag im Antwortfenster liegt – und ob das Tool überhaupt aktiviert ist.