Gästeliste

Die Gästeliste ist die Schaltzentrale deiner Planung: Alle Gäste stehen in einer Tabelle – wer zugesagt hat, wer was isst, wer neben wem sitzen möchte, wer wo sitzt.

Du findest sie in der Seitenleiste unter Planung – entweder über ihren eigenen Eintrag, sobald sie aktiv und zuletzt benutzt ist, oder über Alle Tools und die Kachel Gästeliste.

Die Kopfzeile

Über der Tabelle liegt die Aktionsleiste mit Importieren, Exportieren und einer Zählzeile, die dir den Stand deiner Planung zeigt: Gäste, Zusagen, Absagen und offen. Rechts steht der Speichern-Button, davor bei offenen Änderungen der Hinweis Ungespeicherte Änderungen.

Gästeliste mit markiertem Aktiv-Schalter, Importieren und Exportieren, Spalten-Knopf und Gast hinzufügen — ① Der **Aktiv**-Schalter – der Hinweis daneben sagt es deutlich: Die Gästeliste ist nur für dich und deine Event-Admins, Gäste sehen sie nie. ② **Importieren** und **Exportieren**, daneben die Zählung „52 Gäste · 50 Zusagen · 2 Absagen · 0 offen“. ③ **Spalten** blendet Spalten ein und aus. ④ **Gast hinzufügen** legt eine neue Zeile an.

Die Tabelle

Gästeliste mit markiertem Knopf Gast hinzufügen, der neuen Zeile mit Name und Gruppe und dem Hinweis auf das Sitzplan-Tool — ① **Gast hinzufügen** hängt eine leere Zeile an die Tabelle. ② In **Name des Gasts** tippst du den Namen, ③ direkt daneben die **Gruppe** – vorgeschlagen werden die bereits vergebenen. ④ Unter der Tabelle steht, wo die Plätze herkommen: Tische und Raumplan gestaltest du im **Sitzplan-Tool**.

Standardspalten

Alle Zellen sind direkt in der Zeile bearbeitbar.

Name – Begleitungen tragen ein kleines +1 vor dem Namen; dahinter steckt der Hinweis, zu wem sie gehören.
Gruppe – frei wählbar mit Vorschlägen aus den bereits vergebenen Gruppen (etwa „Familie Braut“, „Kollegen“).
RSVP – Offen, Zugesagt oder Abgesagt.
Antworttext – die Nachricht, die der Gast beim Antworten hinterlassen hat.
Eine Spalte je eigener RSVP-Frage – jede Frage aus dem RSVP-Tool legt automatisch ihre eigene Spalte an, samt Auswahlmöglichkeiten und dem Eintrag Keine Antwort.
Eine Spalte je Gang – hat dein Menü Gänge, wählst du hier pro Gang das Gericht. Über + Neues Gericht… legst du direkt aus der Zeile ein neues Gericht im Menü an.
Sitzwünsche – die Namen, neben denen dieser Gast sitzen möchte. Mehrere Namen mit Komma trennen; das erste Wort gilt als Vorname.
Tisch / Platz – die Sitzplatz-Zuweisung aus dem Sitzplan, direkt hier änderbar: ein Auswahlfeld für den Tisch, eines für den Platz. Ohne Zuweisung steht Ohne Platz. Im Tisch-Feld legst du über + Neuer Tisch direkt einen neuen Tisch an, im Platz-Feld erweiterst du über + Platz hinzufügen den Tisch um einen Platz.
E-Mail und Telefon – aus der RSVP-Antwort oder von dir eingetragen.
Diät / Allergien – Unverträglichkeiten und Ernährungsweisen.
Notizen – dein eigenes Feld für alles Weitere.
Deine eigenen Spalten – siehe unten.
Figur – Auto, Männlich, Weiblich oder Kind. Das steuert nur, welche Figur dieser Gast in der illustrierten Sitzplan-Ansicht bekommt; Auto leitet sie aus dem Namen ab.

Die Tabelle bedienen

Gästeliste mit dem aufgeklappten Menü des Spaltenkopfs RSVP samt Filter-Werteliste — Ein Klick auf einen Spaltenkopf — hier **RSVP** — öffnet sein eigenes Menü: markiert sind **Aufsteigend sortieren**, **Absteigend sortieren** und **Spalte links fixieren**. Direkt darunter steht der Filter dieser Spalte, bei RSVP die Werteliste **Offen**, **Zugesagt**, **Abgesagt**. Verschieben lässt sich dieselbe Spalte per Ziehen am Kopf.

Gästeliste mit aufgeklapptem Menü Sichtbare Spalten — Der Knopf **Spalten** über der Tabelle klappt **Sichtbare Spalten** auf: hier blendest du Spalten ein und aus (Häkchen) und fixierst sie links (**Schloss**). Das Menü ist länger als der Bildausschnitt – ganz unten stehen **Eigene Spalte anlegen…** und **Layout zurücksetzen**.

Gast suchen… – das Suchfeld filtert über alle Gäste.
Spaltentitel anklicken öffnet das Menü der Spalte: Aufsteigend sortieren, Absteigend sortieren, Sortierung aufheben und ein Filter. Bei Textspalten ist das ein Feld Enthält…, bei Auswahlspalten (Gruppe, RSVP, Tisch, Gänge, Figur, Ja/Nein-Spalten) eine Werteliste zum Ankreuzen.
Spaltentitel ziehen verschiebt die Spalte.
Filter zurücksetzen räumt alle gesetzten Filter auf einmal ab; Filter dieser Spalte entfernen nur den einen.
Spalten öffnet das Menü Sichtbare Spalten: Häkchen setzen oder entfernen, mit Eigene Spalte anlegen… direkt in den Spalten-Editor springen und mit Layout zurücksetzen Reihenfolge und Sichtbarkeit auf den Standard zurückdrehen.

Reihenfolge und ausgeblendete Spalten merkt sich der Browser – sie sind deine persönliche Ansicht und ändern nichts an den Daten.

Zeilen bearbeiten

Gast hinzufügen legt eine neue Zeile an. Mit der Eingabetaste im Namensfeld springst du in die nächste Zeile bzw. legst gleich eine neue an.
Das Personen-Symbol am Zeilenende fügt eine Begleitung (+1) unter diesem Gast ein.
Das Papierkorb-Symbol entfernt den Gast. Das Kästchen vorn wählt Zeilen aus, Auswahl löschen entfernt sie gemeinsam.
Neben der E-Mail steht E-Mail schreiben, neben der Telefonnummer stehen Anrufen und SMS schreiben – ein Klick öffnet dein Mail- bzw. Telefonprogramm.

Eigene Spalten

Brauchst du mehr als die Standardspalten, legst du über Spalten → Eigene Spalte anlegen… deine eigenen an. Sie sind reine Gastgeber-Notizen: Kein Gast wird je danach gefragt.

Schnell hinzufügen bietet fertige Vorlagen mit passendem Typ: Übernachtung, Geschenk erhalten, Shuttle, Adresse, Einladung verschickt, Kinder, Seite (mit Braut, Bräutigam, Beide) und Dank verschickt.

Über Freie Spalte hinzufügen baust du eine eigene mit einem dieser Typen:

Text – freier Text.
Zahl – wird auch numerisch sortiert.
Auswahl – eine Liste von Antwortmöglichkeiten, die du selbst pflegst.
Ja/Nein – ein Häkchen.
Datum – ein Datumsfeld.

Die Pfeile ordnen die Spalten, das Papierkorb-Symbol entfernt eine. Hat eine Spalte bereits Einträge, sagt dir der Editor vorher, wie viele.

Bei mehrsprachigen Events pflegst du Spaltennamen und Auswahlmöglichkeiten über die Sprachleiste je Sprache.

Gäste importieren

Dialog Gästeliste importieren mit markierter Dateiauswahl, den Modi Zusammenführen und Liste ersetzen und dem Knopf Importieren — ① Über **Datei auswählen (Excel oder CSV)** lädst du die Liste. ② **Zusammenführen (empfohlen)** erkennt bestehende Gäste über E-Mail oder Namen und aktualisiert sie; Sitzplätze und RSVP-Antworten bleiben erhalten. Dazwischen liegt **Nur neue hinzufügen**. ③ **Liste ersetzen** wirft die bestehende Liste weg – samt der Sitzplatz-Zuweisungen entfallener Gäste. ④ **Importieren** ist ausgegraut, bis eine Datei gewählt ist; danach übernimmt es die Gäste in den Editor – festgeschrieben werden sie erst mit **Speichern**.

Hast du deine Gäste schon in einer Liste, musst du sie nicht abtippen.

Importieren öffnen und über Datei auswählen (Excel oder CSV) die Datei laden. Excel-, CSV- und Textdateien werden gelesen; Spalten wie Name (oder Vor-/Nachname), Gruppe, RSVP, E-Mail, Telefon, Diät und Notizen erkennt Photogala automatisch. Auch Listen ohne Kopfzeile funktionieren, und die Namen deiner eigenen Spalten werden mit erkannt.
Der Dialog meldet, wie viele Gäste er erkannt hat, und zeigt eine Vorschau der ersten Zeilen. Zeilen ohne Namen werden übersprungen und gesondert ausgewiesen.
Wähle, wie die Datei mit deiner bestehenden Liste kombiniert wird:
- Zusammenführen (empfohlen) – bestehende Gäste werden über E-Mail oder Namen erkannt und aktualisiert, neue hinzugefügt. Sitzplätze und RSVP-Antworten bleiben erhalten. Eine Vorschauzeile zeigt vorab, wie viele neu, aktualisiert und unverändert wären.
- Nur neue hinzufügen – Namen, die es schon gibt, werden übersprungen.
- Liste ersetzen – alle bestehenden Gäste werden ersetzt. Sitzplatz-Zuweisungen entfallener Gäste gehen verloren.
Importieren übernimmt die Gäste in den Editor. Erst der Speichern-Button oben schreibt sie fest.

Gäste exportieren

Exportieren gibt dir die Liste wieder heraus – praktisch für Caterer, Trauzeugen oder die Tischkarten.

Du wählst Format und Spalten:

Excel (.xlsx) – öffnet direkt in Excel, Google Sheets oder Numbers.
CSV (.csv) – universelles Textformat für andere Tools und Importe.
PDF (.pdf) – festlich gestaltete Liste zum Drucken und Weitergeben.

Darunter hakst du die Spalten ab. Vorbelegt sind alle Spalten, die auch wirklich Werte enthalten; leere sind mit leer markiert und zunächst nicht gewählt. Alle und Keine setzen die ganze Liste; die Namensspalte bleibt immer dabei. Deine Auswahl merkt sich Photogala für den nächsten Export.

Dialog Gästeliste exportieren mit markierten Formaten, der Spaltenauswahl, einer leeren Spalte und dem Knopf Exportieren — ① Oben die drei Formate, **Excel (.xlsx)** ist vorgewählt. ② Darunter **Spalten (13)** mit **Alle** und **Keine** rechts – **Name** bleibt immer angehakt. ③ Spalten ohne Werte tragen das Kennzeichen **leer** und sind zunächst nicht gesetzt, hier etwa **E-Mail**. ④ **Exportieren** erzeugt die Datei. Neben den Standardspalten stehen auch die RSVP-Fragen des Events zur Wahl.

Enthalten sind je nach Auswahl auch Begleitung von, die Sitzwünsche, deine eigenen Spalten, eine Spalte pro RSVP-Frage sowie Tisch und Platz, sobald ein Sitzplan existiert.

Selbst eingetragene Gäste

Erlaubst du bei RSVP die Selbst-Eintragung, tragen sich Gäste über den gemeinsamen QR-Code selbst ein. Diese Einträge landen nicht sofort in der Hauptliste, sondern in einem eigenen Bereich Selbst eingetragene Gäste darunter – zusammen mit ihren Begleitungen und mit dem, was sie geantwortet haben (Sitzwünsche, Diät, Kontakt, Antworttext, eigene Fragen). Genau diese Angaben brauchst du, um zu entscheiden, ob es dieselbe Person ist.

Pro Eintrag hast du drei Wege:

Übernehmen – der Gast wird ein eigenständiger Eintrag und wandert in die Hauptliste.
Zuordnen – der Eintrag wird mit einem bestehenden Gast verschmolzen. Der bestehende Eintrag behält seine Stammdaten und übernimmt die Antwort. Erkennt Photogala ein wahrscheinliches Duplikat, ist der passende Gast bereits vorausgewählt und der Eintrag mit mögliches Duplikat markiert.
Ablehnen – der Eintrag wird samt Begleitungen entfernt.

Alle übernehmen oben rechts nimmt in einem Rutsch alle Einträge als eigenständige Gäste auf.

Weiter zum Sitzplan

Steht die Liste, geht es ans Platzieren: Der Button Zum Sitzplan bringt dich direkt in den Sitzplan. Tische und Raumplan gestaltest du dort; die reine Platz-Zuweisung kannst du auch hier in der Spalte Tisch / Platz ändern. Umgekehrt führt dich der Sitzplan über Zur Gästeliste wieder zurück.

Fehlerbehebung

Eine Spalte fehlt. Sie ist vermutlich nur ausgeblendet: Spalten → Sichtbare Spalten prüfen oder Layout zurücksetzen klicken. Menü- und Sitzplatz-Spalten erscheinen erst, wenn es im Menü Gänge bzw. im Sitzplan Tische gibt.
Meine Änderungen sind weg. Die Tabelle speichert nicht von selbst. Solange Ungespeicherte Änderungen steht, klicke Speichern.
Beim Speichern kommt eine Konflikt-Meldung. Jemand anderes – oder eine gerade eintreffende RSVP-Antwort – hat zwischenzeitlich gespeichert. Deine Eingaben bleiben erhalten; prüfe sie und speichere erneut.
Der Import findet keine Gäste. Die Datei enthält keine Zeilen mit Namen. Prüfe, ob eine Namensspalte existiert (oder getrennte Vor-/Nachnamen) und ob das Blatt nicht leer ist.
Im Export fehlt eine Spalte. Spalten ohne einen einzigen Wert sind standardmäßig abgewählt und mit leer markiert – einfach im Export-Dialog anhaken.
Der Knopf Exportieren ist grau. Entweder deckt dein Paket den Export nicht ab, oder deine Liste liegt über dem Gästekontingent. Welcher der beiden Fälle es ist, sagt dir der Kasten oben im Dialog.
Ein Gast steht doppelt. Er hat sich selbst eingetragen. Nutze im Bereich Selbst eingetragene Gäste die Aktion Zuordnen.