Sitzplan – Gäste platzieren

Steht der Raum, kommen die Menschen hinein. Diese Seite zeigt, wie du Gäste auf Plätze bringst – von Hand, automatisch, nach Regeln oder nach den Wünschen aus dem RSVP.

Die Gäste kommen aus der Gästeliste

Der Sitzplan zeigt dieselben Personen wie deine Gästeliste – es gibt keine zweite Liste, die du getrennt pflegen müsstest. Wählst du im Plan einen Gast aus, bearbeitest du direkt hier seine RSVP-Antwort, Kontaktdaten und Menü-Auswahl.

Die Gäste gelten außerdem für alle Sitzpläne gemeinsam; jeder Plan vergibt nur seinen eigenen Platz.

Sitzplan-Editor mit dem blauen Hinweis auf die zentrale Gästeliste und der Plan-Auswahl — Der blaue Hinweis über dem Plan sagt es selbst: Die Gäste kommen aus der zentralen Gästeliste – **Zur Gästeliste** springt direkt hin. Bei ③ steht der zweite wichtige Satz: „Gäste sind für alle Pläne gleich – pro Plan ein eigener Platz.“

Das Gäste-Panel

Ist kein Element ausgewählt, zeigt das Seitenpanel unter Gäste deine Liste. Ganz oben stehen die beiden Knöpfe Automatisch setzen und Sitzregeln, darunter legst du mit Name, Gruppe (optional) und Gast hinzufügen neue Personen an. Erst danach folgt die Gästeliste selbst.

Gäste-Panel mit den markierten Knöpfen Automatisch setzen und Sitzregeln, dem Formular für neue Gäste und dem Fortschritts-Chip über dem Plan — ① **Automatisch setzen** verteilt alle Gäste ohne Platz · ② **Sitzregeln** öffnet den Regel-Dialog · ③ das Formular für einen neuen Gast (Name, Gruppe, **Gast hinzufügen**) · ④ der Fortschritt steht **über dem Plan**: „50 / 52 gesetzt · 54 Plätze“ – also gesetzte Gäste, Gäste insgesamt und vorhandene Stühle.

Der Fortschritt ist damit dreiteilig zu lesen: Wie viele Gäste sitzen, wie viele es insgesamt gibt und wie viele Plätze der Raum überhaupt hergibt. Sind mehr Gäste als Plätze da, siehst du das sofort an diesen Zahlen.

Suche, Gruppenfilter und platzierte Gäste

Über der Liste liegen drei Helfer – sie erscheinen erst, wenn sie gebraucht werden:

Die Suche filtert nach Namen. Sie erscheint ab mehr als fünf Gästen; ein ✕ im Feld löscht den Suchtext wieder.
Der Gruppenfilter steht daneben, sobald es mindestens zwei verschiedene Gruppen gibt. Alle Gruppen hebt ihn auf.
Platzierte Gäste anzeigen (N) blendet die bereits gesetzten Gäste wieder ein. Standardmäßig sind sie ausgeblendet, damit du siehst, wer noch fehlt; die Checkbox erscheint nur, wenn überhaupt jemand sitzt.

Gäste-Panel mit markierter Suche, Gruppenfilter, Checkbox für platzierte Gäste und einer Gästezeile ohne Platz — ① **Gast suchen…** · ② der Gruppenfilter (hier auf **Alle Gruppen**) · ③ **Platzierte Gäste anzeigen (50)** – ohne Haken zeigt die Liste nur die noch offenen Fälle · ④ eine Zeile der Liste: Name, darunter **Ohne Platz · Arbeitskollegen**. Das +1 rechts steht für eine Begleitung.

Wer keinen Platz hat, steht auf Ohne Platz – so wird niemand vergessen. Sind alle gesetzt, meldet die leere Liste genau das.

Einen Gast auf einen Platz setzen

Es führen mehrere Wege zum Ziel:

Ziehen – den Gast aus der Liste auf einen freien Platz ziehen. Das ist der schnellste Weg am Desktop.
Antippen – den Gast in der Liste antippen, dann den Platz auf dem Plan antippen. Über dem Plan steht dann, für wen du gerade einen Platz suchst („Tippe auf einen Platz, um … zu setzen“). Am Handy der bequemere Weg.
Über den Platz – Rechtsklick beziehungsweise gedrückt halten auf einem Platz, dann Gast hierher setzen….

Kontextmenü eines freien Platzes mit der Kopfzeile Platz 5 an Tisch 6 und dem markierten Eintrag Gast hierher setzen — Rechtsklick auf einen **freien** Platz: Die Kopfzeile nennt Platz und Tisch („Platz 5 an Tisch 6“), und es gibt genau einen Eintrag ① **Gast hierher setzen…**.

Der Eintrag öffnet den Dialog Gast auf diesen Platz setzen. Er zeigt oben nochmals Tisch und Platz und darunter dieselben Werkzeuge wie das Panel:

Dialog Gast auf diesen Platz setzen mit markiertem Suchfeld, Checkbox für platzierte Gäste, einer Gästezeile und dem Hinweis zum Anlegen neuer Gäste — ① **Gast suchen…** filtert die Liste · ② **Platzierte Gäste anzeigen (50)** holt auch schon sitzende Gäste dazu – praktisch zum Umsetzen · ③ ein Klick auf die Zeile setzt die Person auf diesen Platz · ④ der Hinweis am Fuß: „Tippe einen Namen, um direkt einen neuen Gast zu erstellen.“

Gast direkt im Plan anlegen

Fehlt jemand, musst du dafür nicht in die Gästeliste wechseln: Tippe den Namen in das Suchfeld des Platz-Dialogs. Findet sich niemand, bietet Photogala an, die Person als neuen Gast zu erstellen und zu setzen. Sie landet damit auch in der zentralen Gästeliste.

Platz-Dialog mit dem eingetippten Namen Onkel Franz und der Karte zum Anlegen eines neuen Gastes — ① „Onkel Franz“ steht auf keiner Liste – ② deshalb bietet der Dialog an, ihn **als neuen Gast zu erstellen und zu setzen**. Ein Klick legt ihn an, setzt ihn auf den Platz und trägt ihn in die Gästeliste ein.

Das Kontextmenü eines belegten Platzes

Auf einem belegten Platz ist das Menü länger. Seine Kopfzeile nennt den Gast, darunter stehen zuerst die beiden Regel-Einträge und dann die Aktionen für diesen Platz:

Kontextmenü eines belegten Platzes mit den fünf markierten Einträgen Zusammen setzen, Nicht zusammen setzen, Platz freigeben, +1 hinzufügen und Gast löschen — ① **Zusammen setzen** und ② **Nicht zusammen setzen** legen eine [Sitzregel](#sitzregeln) an – sie sind erst wählbar, wenn **mindestens zwei** Gäste ausgewählt sind · ③ **Platz freigeben** räumt nur den Stuhl · ④ **+1 hinzufügen** legt eine Begleitung an · ⑤ **Gast löschen** entfernt die Person aus der Gästeliste.

Mehrere Gäste auf einmal

Mit Strg + Klick (am Mac Cmd + Klick) wählst du weitere Gäste dazu – im Plan wie in der Liste. Ab zwei Gästen werden die Regel-Knöpfe aktiv:

Auswahlkarte im Gäste-Panel mit zwei ausgewählten Gästen und den aktiven Knöpfen Zusammen setzen und Nicht zusammen setzen — Zwei Gäste ausgewählt: ① **Zusammen setzen** (grün) und ② **Nicht zusammen setzen** (rot) legen daraus sofort eine Sitzregel an – ohne den Umweg über den Regel-Dialog.

Eine Mehrfachauswahl kannst du auch gemeinsam setzen: Tippe danach einen Platz an, und Photogala verteilt die Gruppe ab dort. Passt nicht die ganze Gruppe hin, meldet es, wie viele gesetzt wurden – die übrigen bleiben ausgewählt, damit du sie gleich woanders unterbringst.

Plätze wieder freigeben

Platz freigeben im Kontextmenü macht einen Platz wieder frei; hast du mehrere Gäste ausgewählt, heißt der Eintrag Plätze freigeben. Ein Gast, den du zurück auf die Gästeliste ziehst, verliert seinen Platz ebenfalls.

Begleitung hinzufügen

+1 hinzufügen legt zu einem Gast eine Begleitung an. Sie erscheint als Begleitung von dieser Person und wird beim automatischen Setzen direkt neben ihren Gast platziert.

Plätze tauschen

Ziehst du einen Gast auf einen besetzten Platz, fragt der Dialog Plätze tauschen? nach: Die beiden tauschen ihre Plätze. Bei einer Mehrfachauswahl gilt dasselbe für die ganze Gruppe – findet sich für jemanden kein freier Platz, wandert diese Person zurück in die Gästeliste, und der Dialog sagt dir, für wen das gilt.

Wenn du gerade viel umsortierst, nimm Für diese Sitzung nicht mehr fragen. Der Dialog schweigt dann bis zum nächsten Laden der Seite.

Die Gast-Details-Karte

Ein Klick auf eine Gastfigur im Plan öffnet im Panel seine Karte. Der Name und der Sitzplatz stehen immer oben; Details klappt alles Weitere auf – und alles davon ist direkt bearbeitbar:

RSVP – Offen, Zugesagt oder Abgesagt, dazu das Antwortdatum.
Gruppe – mit Vorschlägen aus den bereits vergebenen Gruppen.
E-Mail und Telefon.
Diät / Allergien – Unverträglichkeiten und Ernährungsweisen.
Die Menü-Auswahl – je Gang das gewählte Gericht aus deinem Menü-Tool; wer nichts gewählt hat, steht auf Keine Auswahl. Ohne Menü-Tool bleibt der Abschnitt aus.
Antworten auf deine eigenen RSVP-Fragen – Auswahl, Mehrfachauswahl und Freitext, so wie du sie in RSVP angelegt hast.
Deine eigenen Gästelisten-Spalten – die zusätzlichen Felder aus der Gästeliste.
Antworttext und Notizen – die Nachricht des Gastes und dein eigenes Feld.

Aufgeklappte Gast-Details-Karte im Sitzplan-Panel mit markiertem RSVP-Feld, Gruppe, Diät und den drei Menü-Gängen — Die Karte von Claudia Moser: ① **RSVP** steht auf ‚Zugesagt‘ · ② **Gruppe** ‚Freunde‘ · ③ **Diät / Allergien** · ④ die Gänge aus dem Menü-Tool, hier alle auf ‚Keine Auswahl‘. Darunter folgen deine eigenen RSVP-Fragen. Oben links merkt sich Photogala, dass Claudia gerade „in der Hand“ ist: „Tippe auf einen Platz, um Claudia Moser zu setzen.“

Automatisch setzen

Automatisch setzen verteilt alle Gäste ohne Platz auf die freien Plätze. Bereits gesetzte Gäste bleiben, wo sie sind.

Die drei Modi

Ausgewogen – verteilt die Gäste gleichmäßig, sodass alle Tische etwa gleich voll werden.
Durchmischen – teilt Gruppen bewusst auf, damit sich Gäste kennenlernen. Begleitungen bleiben trotzdem zusammen.
Zusammen – wer sich kennt, sitzt zusammen: Gruppen an einem Tisch, möglichst nebeneinander.

In jedem Modus gilt: Begleitungen sitzen neben ihrem Gast, und deine Sitzregeln werden eingehalten. Der Modus entscheidet nur, welchen freien Tisch ein Gast bevorzugt.

Dialog Automatisch setzen mit markiertem Modus-Bereich, der Wunsch-Option, dem Sitzregeln-Abschnitt und dem deaktivierten Knopf Alle sitzen bereits — ① **Modus** – die drei Karten darunter · ② die Option **N Sitzwunsch/-wünsche berücksichtigen** erscheint nur, wenn es offene Wünsche gibt · ③ der Abschnitt **Sitzregeln** – du legst Regeln direkt hier an, ohne den Dialog zu verlassen · ④ der Knopf am Fuß. In dieser Demo sitzen bereits alle, deshalb steht dort **Alle sitzen bereits** und er ist grau.

Der Knopf am Fuß nennt die Anzahl der Gäste ohne Platz: Setzen (7) heißt, dass sieben Personen verteilt werden. Er zählt keine Absagen mit – wer abgesagt hat, wird nie automatisch gesetzt. Sitzt schon jeder, der eine Zusage oder gar keine Antwort geschickt hat, steht dort Alle sitzen bereits, und der Knopf ist deaktiviert.

Was danach gemeldet wird

Nach dem Lauf bekommst du kurze Rückmeldungen:

Wie viele Gäste gesetzt wurden – und wie viele weiterhin ohne Platz sind, falls die Plätze nicht gereicht haben.
Übersprungene Absagen – Gäste mit abgesagtem RSVP werden nie automatisch gesetzt. Du kannst sie weiterhin von Hand platzieren.
Aufgeteilte Wunschgruppen – ist eine über Sitzwünsche gewachsene Gruppe größer als jeder Tisch, wird sie in tischgroße Teile zerlegt. Von Hand angelegte Regeln werden nie geteilt.
Keine Gäste ohne Platz – wenn es nichts zu tun gab.

Sitzregeln

Sitzregeln legen fest, wer zusammen oder auf keinen Fall zusammensitzen soll. Sie steuern nur das automatische Setzen – von Hand darfst du weiterhin alles.

Zusammen setzen – die gewählten Gäste kommen an einen Tisch, wenn möglich nebeneinander.
Nicht zusammen setzen – die gewählten Gäste landen nie am selben Tisch. Wer nur noch an einem verbotenen Tisch Platz hätte, bleibt lieber ohne Platz.

Eine Regel legst du im Dialog Sitzregeln an: Typ wählen, mindestens zwei Gäste anhaken und Regel hinzufügen. Regeln gelten für alle Pläne, du legst sie also nur einmal an.

Dialog Sitzregeln mit einer bestehenden Regel aus einem Wunsch, dem Typ-Umschalter, den Namens-Chips der gewählten Gäste und dem Knopf Regel hinzufügen — Oben stehen die bestehenden Regeln – ① trägt das Etikett **aus Wunsch** und stammt damit aus dem RSVP. Darunter **Neue Regel**: ② der Typ (**Zusammen setzen** / **Nicht zusammen setzen**) · ③ die gewählten Gäste als Chips, das ✕ nimmt einen wieder heraus · ④ **Regel hinzufügen (2)**. Solange weniger als zwei Haken gesetzt sind, heißt der Knopf **Mindestens 2 Gäste wählen** und bleibt grau.

Schneller geht es direkt im Plan: mehrere Gäste mit Strg + Klick auswählen und in der Auswahlkarte Zusammen setzen beziehungsweise Nicht zusammen setzen drücken.

Zwei Anzeigen helfen bei der Kontrolle:

Regeln im Plan anzeigen zeichnet die Verbindungen direkt auf den Plan – grün für „zusammen“, rot gestrichelt für „nicht zusammen“.
Passt die aktuelle Sitzordnung nicht zu einer Regel, trägt der Knopf Sitzregeln ein rotes Warnzeichen mit der Anzahl, und darunter erscheint Verletzte Sitzregeln als Liste.

Gäste-Panel mit dem Warnzeichen am Knopf Sitzregeln, der Checkbox Regeln im Plan anzeigen und der Liste Verletzte Sitzregeln — ① Der Knopf zeigt beides: 3 Regeln insgesamt und **⚠ 1** Verstoß · ② **Regeln im Plan anzeigen** blendet die Verbindungslinien ein (im Plan gut zu sehen) · ③ **Verletzte Sitzregeln (1)** nennt Ross und Reiter: „Julia Hofer · Franz Schwarz — sollen getrennt sitzen, sitzen aber zusammen“. Ein Klick springt zum ersten beteiligten Gast, das ✕ blendet den Hinweis aus.

Sitzwünsche aus dem RSVP

Beim Antworten dürfen deine Gäste bis zu drei Personen nennen, neben denen sie gern sitzen möchten. Der Sitzplan gleicht diese Namen gegen deine Gästeliste ab – großzügig, damit „Tom“ auch Thomas findet und „Mueller“ auch Müller.

Das Panel Sitzwünsche zeigt das Ergebnis in zwei Teilen:

Die eindeutigen Wünsche stehen als Liste ganz oben – hier passt genau eine Person. Übernehmen macht aus einem Wunsch eine Sitzregel, Alle übernehmen erledigt die ganze Liste auf einmal. Haben sich zwei Gäste gegenseitig genannt, trägt der Eintrag zusätzlich das grüne Etikett gegenseitig – das stärkste Signal, das es gibt.
Nicht eindeutig (N) ist ein Aufklapper darunter. Dort stehen zwei Fälle: „mehrere Gäste passen auf den Namen“ oder „niemand auf der Gästeliste passt dazu“. Über Zuordnen zu … wählst du die richtige Person selbst aus, das Papierkorb-Symbol verwirft den Wunsch.

Panel Sitzwünsche mit dem Etikett gegenseitig, den Knöpfen Übernehmen und Alle übernehmen sowie dem aufgeklappten Bereich Nicht eindeutig — ① Das Etikett **gegenseitig** – beide haben einander genannt · ② **Übernehmen** macht aus diesem Wunsch eine Sitzregel · ③ **Alle übernehmen** erledigt alle eindeutigen Wünsche auf einmal · ④ unter **Nicht eindeutig** hilft **Zuordnen zu …** weiter: „Marie Weber → ‚Tante Gerti‘ — niemand auf der Gästeliste passt dazu“.

Übernommene Wünsche erscheinen bei den Sitzregeln mit dem Etikett aus Wunsch. Sie sind bewusst weicher als deine eigenen Regeln: Passt eine ganze Wunschkette auf keinen Tisch, darf sie geteilt werden – eine von Hand angelegte Regel nie. Löschen kannst du sie einzeln wie jede andere Regel.

Zusätzlich bietet dir der Dialog Automatisch setzen an, die offenen Wünsche gleich mit zu berücksichtigen.

Fehlerbehebung

Ein Gast taucht in der Liste nicht auf. Er ist wahrscheinlich schon platziert – setze den Haken bei Platzierte Gäste anzeigen. Prüfe außerdem, ob die Suche noch Text enthält oder ein Gruppenfilter aktiv ist.

Ich sehe weder Suche noch Gruppenfilter. Beides erscheint erst, wenn es sich lohnt: die Suche ab mehr als fünf Gästen, der Gruppenfilter ab zwei verschiedenen Gruppen.

Die Knöpfe „Zusammen setzen“ und „Nicht zusammen setzen“ sind grau. Es ist erst ein Gast ausgewählt. Nimm mit Strg + Klick einen zweiten dazu – dann werden sie farbig.

Automatisch setzen überspringt jemanden. Drei häufige Gründe: Der Gast hat abgesagt, es war kein Platz mehr frei, oder eine Regel Nicht zusammen setzen verbietet jeden noch freien Tisch. Die Meldung nach dem Lauf nennt die Zahlen.

Der Knopf im Dialog heißt „Alle sitzen bereits“. Dann hat jeder Gast ohne Absage schon einen Platz. Absagen bleiben absichtlich außen vor – setze diese Personen bei Bedarf von Hand.

Ein Sitzwunsch bleibt bei „Nicht eindeutig“ stehen. Entweder heißen mehrere Gäste ähnlich – dann ordne über Zuordnen zu … selbst zu –, oder der genannte Name steht gar nicht auf der Gästeliste. Trage die Person nach oder verwirf den Wunsch.

Ich kann einen Wunsch weder zuordnen noch verwerfen. Du hast ungespeicherte Änderungen. Speichere zuerst, dann sind die Knöpfe wieder aktiv.

Ein Gast steht doppelt im Plan. Das kommt von Selbst-Eintragungen im RSVP. Führe die Einträge in der Gästeliste zusammen, bevor du weiterplanst.