Tipps für eine gelungene Galerie

Eine lebendige Galerie entsteht nicht von allein – aber mit ein paar gezielten Handgriffen sorgst du dafür, dass deine Gäste gerne Fotos beitragen. Diese Seite ist dein Best-Practice-Hub: Zu jedem Tipp findest du den genauen Weg in den passenden Admin-Bereich, die wichtigsten Felder und einen Link in den ausführlichen Detail-Guide.

So erreichst du das Admin-Portal

Alle folgenden Bereiche liegen im Admin-Portal deines Events.

Öffne deine Galerie und tippe oben rechts auf dein Profilmenü.
Wähle unter Verwaltung den Eintrag Admin-Portal (bzw. direkt die Route /admin).
Links navigierst du über die Sidebar in Kategorien: Main (Dashboard, Checklist), Gallery (Gallery Overview, Albums, Gamification, Full Download) und Management (Registered Users, Protection, Print Invitations, Settings).

1. Mit einem einladenden Look starten

Der erste Eindruck zählt. Gib deinem Event ein passendes Titelbild, ein Logo und Farben, die zum Anlass passen – romantisch für die Hochzeit, verspielt für den Geburtstag.

Öffne dazu Settings und wechsle in den Tab Style. Dort findest du gestapelt: Branding-Assets (Titelbild & Logo hochladen), Appearance (Akzentfarben – die Farbauswahl erscheint nur mit dem passenden Tarif), Fonts, Header-Style sowie Layout-, Sortier- und QR-Code-Einstellungen der Galerie. Prüfe deinen Look über den Preview-Button, bevor du unten mit Save Changes speicherst. Ungespeicherte Änderungen markieren den Tab mit einem roten Punkt; navigierst du weg, warnt dich ein Dialog.

Handy
Computer

Tab „Style“: Titelbild, Logo und Farbwelt passend zum Anlass.

→ Aussehen anpassen

2. Die richtigen Funktionen aktivieren

Überlege, was zu deinem Event passt: Likes und Kommentare für Interaktion, Challenges und Belohnungen für Spielspaß, die Karte für Reise-Events, Video-Uploads für bewegte Momente.

Öffne Settings ▸ Features. Über die Schalter aktivierst du unter anderem Liking, Kommentare, Tasks, Erfolge, Punkte, Leaderboard, Fotowand, Kartenansicht, Teilen, Einzel- und Sammel-Download, Video-Upload und den Aktivitäts-Feed – dazu Unterschalter wie „Fortschritt der Challenges in der Galerie zeigen“. Schalte nur ein, was du wirklich willst – zu viele Funktionen wirken schnell überladen.

Settings-Tab Features mit Funktions-Schaltern — Tab „Features“: Aktiviere gezielt, was zu deinem Event passt.

→ Funktionen ein- & ausschalten

3. Mit Challenges & Belohnungen für Schwung sorgen

Der Gamification-Bereich ist der stärkste Hebel für mehr Fotos. Du erreichst ihn über die Sidebar Gallery ▸ Gamification (/admin/gallery/tasks-manager). Oben findest du drei Tabs: Tasks (deine Challenges), Achievements (Erfolge/Badges) und Points Configuration (Punkte). Jeder Tab ist immer sichtbar; fehlt das Feature im Tarif, zeigt er ein Premium-Overlay.

Gamification-Bereich mit der Liste der Challenges — Gamification ▸ Tab „Tasks“: Hier verwaltest du deine Challenges.

3a. Eine Challenge anlegen

Im Tab Tasks klickst du oben rechts auf New Task (mobil „New“).
Es öffnet sich der Dialog Add Task mit eigenen Reitern. Im Reiter General beschreibst du im Feld Task die Challenge (z. B. „Das schönste Lächeln des Abends“). Bei mehrsprachigen Events wählst du oben die Sprache.
Optional lädst du unter Task Image ein Bild hoch oder wählst eine Vorlage.
Unter Auto-assign to Albums legst du fest, dass Fotos dieser Challenge automatisch in bestimmte Alben wandern. Gibt es noch kein passendes Album, bietet dir der Dialog per Klick an, direkt eines mit dem Task-Namen anzulegen.
Über Sort photos by und Order bestimmst du die Standard-Sortierung der Task-Galerie (Event-Standard, Upload-Datum, Aufnahmedatum, Likes, Kommentare; neueste/älteste zuerst).
Im Reiter Points vergibst du Anfangs- und Wiederholungs-Punkte (nur bei aktivem Punkte-Feature). Im Reiter Conditions legst du Verfügbarkeits-Bedingungen fest, per Umschalter zwischen Basic (Zeitfenster, Abhängigkeiten von anderen Tasks/Alben) und Advanced (Max Points, Min Achievements u. a. – tarifabhängig).
Speichere mit Add (bzw. Save beim Bearbeiten).

3b. Einen Erfolg (Achievement) anlegen

Wechsle im Gamification-Bereich in den Tab Achievements und klicke New Achievement.
Im Dialog Create New Achievement füllst du Basic Information aus: Name und Description sind Pflicht (mehrsprachig). Fehlt eines, erscheint eine rote Warnung.
Unter Visual Identity gibst du dem Erfolg ein Bild bzw. Badge.
Unter Reward Type aktivierst du optional eine echte Belohnung (z. B. Freigetränk): mit Inventory (Stückzahl) und Reward Description. Dieser Bereich ist tarifabhängig.
Unter Unlock Conditions legst du fest, wie der Erfolg freigeschaltet wird. Lässt du die Bedingungen leer, warnt der Dialog: Du musst den Erfolg dann manuell in Registered Users vergeben.
Speichere mit Create Achievement.

Achievements-Liste im Gamification-Bereich — Tab „Achievements“: Erfolge und echte Belohnungen definieren.

3c. Punkte konfigurieren

Im Tab Points Configuration stellst du das Punktesystem ein. Best Practice: niedrig starten und Punkte an Challenges und Erfolge koppeln – ein belebtes Leaderboard motiviert enorm.

Echte Belohnungen gibst du später über das Reward-Tracking per Code aus und behältst dort das Inventar im Blick.

→ Challenges · Erfolge & Belohnungen · Belohnungen einlösen

3.5 Alben zum Sortieren nutzen

Alben halten die Galerie übersichtlich. Über die Sidebar Gallery ▸ Albums (/admin/gallery/album-manager) klickst du auf New Album. Im Dialog Add Album wählst du:

Album type – Manual (du sortierst selbst) oder Smart (Fotos landen automatisch nach Regeln; tarifabhängig).
Title (Pflicht) und optional Description, mehrsprachig.
Bei Smart-Alben einen Regel-Builder mit Kriterien (u. a. „Person“/Gesichter) und Kombinator AND/OR.
Sort photos by / Order wie beim Task-Dialog.
Cover – automatisch, hochgeladen oder (bei bestehenden Alben) aus der Galerie gewählt; wird erst beim Speichern übernommen.

Speichere mit Save.

Album-Manager mit Liste der Alben — Album-Manager: Manuelle und Smart-Alben verwalten.

→ Alben verwalten

4. QR-Codes dort platzieren, wo sich Gäste treffen

Der Zugang muss leicht zu finden sein. Drucke deine QR-Codes und stelle sie dorthin, wo die Gäste ohnehin sind:

auf die Tische
an die Bar
neben das Buffet
am Eingang zur Begrüßung

Karten und Aushänge gestaltest du über die Sidebar Print Invitations im Design Studio. Den Zugang selbst (Link, QR, Codes) teilst du über Protection ▸ Einladungen.

Design Studio mit QR-Karten und Druckvorlagen — Design Studio: QR-Karten und Aushänge fürs Event gestalten.

→ QR-Karten & Aushänge · Gäste einladen

5. Die Fotowand als Blickfang nutzen

Eine Live-Fotowand auf einem großen Bildschirm neben der Tanzfläche zeigt neue Fotos in Echtzeit – das motiviert enorm zum Mitmachen, weil sich alle sofort wiedererkennen.

Die Fotowand aktivierst du unter Settings ▸ Features und feinjustierst sie in Settings ▸ Photo Wall: Anzeigedauer für Bilder und Videos, Bildunterschriften, QR-Code-Einblendung, nur Highlights, Anzeigemodus und Ken-Burns-Effekt.

Settings-Tab Photo Wall mit Anzeigeoptionen — Tab „Photo Wall“: Dauer, Untertitel, QR-Einblendung und Effekte.

→ Live-Fotowand einrichten

6. Die ersten Uploads ins Rollen bringen

Eine leere Galerie lädt niemanden ein. Lade selbst über die Gallery Overview (/admin/gallery) ein paar erste Fotos hoch oder bitte enge Freunde, den Anfang zu machen. Sobald die ersten Bilder sichtbar sind, trauen sich alle anderen. Bei Fotoboxen kannst du außerdem den Live-Upload nutzen, der Aufnahmen direkt in die Galerie schiebt.

7. Aufgaben teilen: Mit-Gastgeber & Moderatoren

Bei größeren Events musst du nicht alles allein stemmen. Vergib die Rolle Moderator oder Admin an Vertrauenspersonen, die während der Feier ein Auge auf die Galerie haben. Rollen verwaltest du über die Sidebar Protection im erweiterten Modus der Einladungen.

Einladungen im erweiterten Modus mit Rollen — Protection ▸ erweiterter Modus: Moderator- und Admin-Rollen vergeben.

→ Rollen & Berechtigungen

8. Die Moderation im Blick behalten

Bei einer offenen Galerie lohnt sich ein regelmäßiger Blick in die Moderation:

Öffne die Moderationsansicht, besonders wenn viel los ist.
Blende unpassende Fotos aus – sie landen im Papierkorb und lassen sich wiederherstellen.
Prüfe eingegangene Meldungen deiner Gäste.

Moderationsseite mit ihren Tabs — Moderation: Fotos ausblenden und Meldungen prüfen.

Wer wiederholt stört, lässt sich gezielt einschränken.

→ Moderation

9. Datenschutz & Sprache passend einstellen

Für private Feiern schützt ein Zugangscode die Galerie, und du kannst eine Freigabe-Pflicht aktivieren (Fotos erscheinen erst nach deiner Prüfung). Das stellst du unter Settings ▸ Privacy & Moderation ein – dort legst du auch fest, ob nur eingeladene Gäste beitreten dürfen, welche Standardrolle sie erhalten und ob der NSFW-Filter greift.

Settings-Tab Privacy und Moderation — Tab „Privacy & Moderation“: Zugangscode, Freigabe-Pflicht und Filter.

Feiern Gäste aus verschiedenen Ländern mit, richte unter Settings ▸ General mehrere Sprachen ein.

Settings-Tab General mit Spracheinstellungen — Tab „General“: Mehrere Sprachen für internationale Gäste.

→ Datenschutz & Moderation · Allgemeine Einstellungen

10. Zum Schluss ein Backup sichern

Wenn das Event vorbei ist, sind die Erinnerungen zu wertvoll, um sie zu verlieren. Über die Sidebar Full Download (/admin/download) lädst du die komplette Galerie als ZIP herunter – am besten deutlich vor Ablauf des Speicherzeitraums.

Download-Seite für das ZIP-Backup — Full Download: die komplette Galerie als ZIP sichern.

→ Alle Fotos sichern