Al je foto's veiligstellen

Aan het einde van je event wil je alle foto’s veilig in handen hebben – als back-up, voordat de bewaartermijn afloopt. Photogala pakt de volledige galerij serverzijdig in een of meer ZIP-archieven. Je kiest tussen een eenvoudige download met één klik en een geavanceerde download met zeven genummerde stappen (mapstructuur, bestandsnamen, filters, prullenbak en meer).

Zo kom je bij het downloadgedeelte

Ga rechtsboven via het profielmenu naar het beheerpaneel (item Beheer → Adminportaal).
Klik in de linkerzijbalk, categorie Galerij, op Volledige download (icoon: pijl naar beneden). Route: /admin/download.
- Telefoon
- Computer
De downloadpagina in eenvoudige modus: ① „Geavanceerde opties” schakelt over naar de configuratie in zeven stappen – mapstructuur, bestandsnamen, beschrijvingsbestanden, prullenbak, fotoselectie, splitsen op status en de structuurvoorbeeld. ② de statustegels: gepubliceerd, niet gepubliceerd en wachtend op goedkeuring. ③ downloadt alle foto's met de standaardinstellingen; het ZIP-bestand wordt bij 1 GB in delen opgesplitst.
De pagina heeft de titel Fotodownload. Rechtsboven vind je de schakelaar Geavanceerde opties – in de geavanceerde modus heet die Terug naar eenvoudige download.

Deel A – Eenvoudige download (standaard)

De standaardweergave is de snelste manier om een back-up te maken: één klik en de hele galerij wordt met de standaardinstellingen ingepakt.

De drie statistiektegels

Bovenaan zie je drie tellers die laten zien wat er wordt ingepakt:

Gepubliceerd – de gepubliceerde foto’s, zichtbaar voor gasten.
Niet gepubliceerd – foto’s die niet gepubliceerd zijn (alleen intern zichtbaar).
In afwachting – foto’s die nog op jouw goedkeuring wachten (moderatie).

De eenvoudige download pakt alle drie de statussen in – niets wordt weggelaten.

Downloaden met één klik

De downloadknop met het aantal foto's, gemarkeerd — De knop noemt altijd het aantal foto's dat hij zal inpakken – **Download N foto's**. Eén klik start het archief meteen; daarvoor is geen selectie of filter nodig.

Onder de kop Download je foto’s („Download in één klik alle foto’s van je evenement.”) staat de grote knop Download N foto’s – N is de som van gepubliceerde, niet-gepubliceerde en in afwachting zijnde foto’s.
Klik op de knop. Daaronder staat wat er gebeurt: „Hiermee download je al je foto’s met de standaardinstellingen.” Concreet betekent dat: splitsen op status staat aan (de foto’s komen in mappen per status terecht), en de archieven worden bij 1 GB automatisch opgesplitst.
Het scherm schakelt over naar het voortgangsscherm (zie deel B).

Geen foto’s beschikbaar

Zijn er nog geen foto’s in de galerij, dan toont de pagina in plaats van de knop de kaart Nog geen foto’s met de melding „Zodra je gasten foto’s hebben geüpload, kun je hier alles in één keer downloaden.” Daaronder staan twee knoppen die precies daarheen leiden waar foto’s vandaan komen: QR-code ophalen opent de deeldialoog met QR-code en link om door te sturen, Galerij openen springt naar de gastweergave. Zodra gasten uploaden, staat hier weer de downloadknop.

Deel B – Het voortgangs- en resultaatscherm

Of het nu een eenvoudige of geavanceerde download is: zodra een download is aangevraagd, vervangt dit scherm de configuratie. De voortgang komt live binnen via een WebSocket-verbinding – je hoeft de pagina niet opnieuw te laden.

Het kent drie toestanden, en elk ziet er anders uit.

1. Terwijl er wordt ingepakt

Voortgangsscherm van de download met balk, infolijn en annuleerknop, alle gemarkeerd — Het scherm terwijl het archief wordt opgebouwd. ① de kop **Download bezig** met als ondertitel „Even geduld terwijl we je bestanden voorbereiden”, ② **Download wordt voorbereid**, de balk en **Voortgang: 42%** – beide werken live bij, je hoeft de pagina niet opnieuw te laden, ③ de blauwe infolijn met de melding over 1 GB, ④ **DOWNLOADVERZOEK ANNULEREN** helemaal onderaan – de enige manier om een lopende download te stoppen.

Daaronder staat ter geruststelling: „We verzamelen je foto’s. Bij grote collecties kan dit een paar minuten duren.” De voortgang komt via WebSocket binnen, dus je kunt het tabblad gerust sluiten – de download blijft op de server doorlopen.

2. Als het archief klaar is

Resultaatscherm met de kop Download voltooid, de groene melding Download klaar en twee ZIP-delen, alle gemarkeerd — Het resultaatscherm. ① de kop **Download voltooid** („Je bestanden staan klaar om te downloaden”), ② de groene melding **Download klaar** met vinkje-icoon – een regel, geen vak, ③ de lijst **Beschikbare bestanden:**, hier met **Bestand deel 1 (ZIP)** en **Bestand deel 2 (ZIP)**. Een klik op een item downloadt precies dat deel. Direct daaronder zit de schakelaar **Download openbaar delen** – op de afbeelding nog uit.

Helemaal onderaan zet Gegenereerde ZIP verwijderen & nieuwe download starten (in de geavanceerde modus: … & nieuwe download configureren) alles terug, zodat je een nieuw archief kunt maken. Zolang het oude archief bestaat, blijven de instellingen vergrendeld.

3. Als er iets misgaat

Foutscherm met de kop Download mislukt, foutmelding en de rode herstartknop, alle gemarkeerd — Het foutscenario. ① de kop **Download mislukt**, ② de melding „Er is een fout opgetreden bij het verwerken van je downloadverzoek. Probeer het opnieuw.”, ③ **MISLUKT VERZOEK VERWIJDEREN EN OPNIEUW BEGINNEN** – pas deze klik geeft de configuratie weer vrij. De tot dan toe gemaakte deelarchieven worden daarbij verworpen.

Meerdere ZIP-delen bij grote galerijen

Grote collecties worden bij 1 GB automatisch in meerdere archieven opgesplitst – grote video’s kunnen afzonderlijke delen groter maken. In de lijst Beschikbare bestanden: staat dan per deel een item Bestand deel N (ZIP); bij precies één bestand is het een enkele downloadlink. Download in dat geval echt alle delen – elk deel bevat andere foto’s, ze vullen elkaar aan, geen enkel deel is op zichzelf een volledige back-up.

ZIP openbaar delen

Is de download klaar, dan verschijnt onderaan het resultaatscherm het deelgedeelte – in beide modi, zowel eenvoudig als geavanceerd:

Zet de schakelaar Download openbaar delen aan. De toelichting legt uit: „Sta iedereen met de evenementlink toe deze bestanden te downloaden. Beschikbaar gedurende 30 dagen.” Daarmee kan iedereen met de link de kant-en-klare bestanden downloaden – zonder in te loggen.
Onder Deelbare link: verschijnt een veld met het kant-en-klare adres en de knop Link kopiëren (na de klik kort: Link gekopieerd!). Het adres is de eventlink met /download erachter – heeft je event een verkorte naam, dan ziet het er zo uit: photogala.net/@sarah-adams-hochzeit/download.
Daaronder zie je links Beschikbaar tot DATUM (vervaldatum, 30 dagen na het inschakelen) en rechts N× gedownload (hoe vaak de link is gebruikt).

Deelgedeelte met ingeschakelde schakelaar, linkveld en kopieerknop, alle gemarkeerd — Het deelgedeelte nadat de schakelaar aan staat. ① **Download openbaar delen** met de toelichting „Sta iedereen met de evenementlink toe deze bestanden te downloaden. Beschikbaar gedurende 30 dagen.”, ② het veld **Deelbare link:** met het kant-en-klare adres, ③ **Link kopiëren**. In de voettekst daaronder staan **Beschikbaar tot 22-9-2026** en **3× gedownload** – daaraan zie je of de link überhaupt is gebruikt.

Deel C – Geavanceerde download

Klik rechtsboven op Geavanceerde opties om naar de geavanceerde modus over te schakelen (route met ?mode=advanced). Het gedeelte heeft als kop Foto’s downloaden met als ondertitel „Eenvoudig foto’s downloaden met automatische ordening”. Hier bepaal je in zeven genummerde stappen precies wat en hoe er wordt ingepakt. Elke instelling wordt meteen weergegeven in het live voorbeeld (stap 7).

Geavanceerde download met mapstructuur, filters en selectie voor de ZIP-export — De geavanceerde download in overzicht: mapstructuur, bestandsnamen en filters bepalen wat en hoe er in de ZIP komt. De volgende paragrafen behandelen de zeven stappen stuk voor stuk.

1. Hoe moeten we je foto’s organiseren?

Kies een van vier mapstructuren (standaard: Eén map):

Eén map – „Alle foto’s op één plek”.
Op fotochallenge – „Foto’s groeperen op categorie” (zie Taken beheren).
Op uploader – „Aparte mappen voor elke persoon”.
Op album – „Albumgroepen bij elkaar houden” (zie Albums aanmaken).

Stap 1 met alle vier mapstructuurkaarten, elk apart gemarkeerd — De vier kaarten in stap 1 – precies één is actief, de gekozen kaart is gekleurd. ① **Eén map** (standaard): alle foto's staan naast elkaar op één niveau. ② **Op fotochallenge**: per taak een map. ③ **Op uploader**: per persoon een map, genoemd naar diens bijnaam. ④ **Op album**: per album een map. Deze keuze bepaalt de mappen; het splitsen op status (stap 6) komt daar nog bovenop.

2. Hoe moeten we je bestanden benoemen?

Vier combineerbare selectievakjes (standaard: originele naam en statusvoorvoegsel aan):

Originele namen behouden – voorbeeld: „IMG_1234.jpg”.
Statusvoorvoegsel toevoegen – voorbeeld: „GEPUBLICEERD_…”.
Aantal likes toevoegen – voorbeeld: „150-likes_…”.
Uploadernaam toevoegen – voorbeeld: „john-doe_…”.

Onder Voorbeeld van de bestandsnaam: zie je live een voorbeeldbestandsnaam op basis van jouw combinatie.

Stap 2 van de geavanceerde download met de vier naamgevingsvakjes en het voorbeeld — De vier selectievakjes en daaronder de voorbeeldbestandsnaam – hier `published_original-filename.jpg` uit statusvoorvoegsel plus originele naam. De voorbeeldtekst is een vast patroon: `original-filename` staat voor de echte bestandsnaam van de foto, `150-likes` voor het werkelijke aantal likes en `john-doe` voor de bijnaam van de uploader.

Het voorbeeld is een patroon en wijkt op twee punten af van het uiteindelijke archief:

De volgorde is anders. In de ZIP staat het statusvoorvoegsel eerst, dan de likes, dan de naam van de uploader, dan de originele naam – dus PUBLISHED_150-likes_lisa-mayer_IMG_1234.jpg. Het voorbeeld toont likes en naam daarentegen vóór de status.
Het statusvoorvoegsel is altijd Engels en in hoofdletters: PUBLISHED_, PENDING_ of UNPUBLISHED_, ook al belooft de beschrijving ernaast „GEPUBLICEERD_…”. Hetzelfde geldt voor de likes: in de bestandsnaam heten ze 150-likes.

De originele naam blijft in elk geval behouden – ook als je Originele namen behouden uitschakelt. Het selectievakje wijzigt alleen het voorbeeld; de toevoegingen worden altijd vóór de originele naam geplaatst, nooit in de plaats ervan. Vertrouw er dus niet op dat je hiermee bestandsnamen kunt anonimiseren.

3. Beschrijvingsbestanden genereren?

Het selectievakje Beschrijvingstekstbestanden genereren voor afbeeldingen met bijschriften van gebruikers maakt voor elke foto met een bijschrift een .txt-bestand naast de foto aan – handig als je de bijschriften van je gasten wilt bewaren. Standaard: uit.

Stap 3 met het selectievakje voor beschrijvingstekstbestanden, gemarkeerd — ① het enige selectievakje in stap 3. Het staat standaard **uit** – wie de bijschriften van zijn gasten wil bewaren, moet het bewust aanvinken. Het tekstbestand krijgt exact de naam van de foto met de extensie `.txt` (van `PUBLISHED_IMG_1234.jpg` wordt `PUBLISHED_IMG_1234.txt`) en staat in dezelfde map. Foto's zonder bijschrift krijgen geen bestand.

4. Verwijderde foto’s uit de prullenbak meenemen?

Drie keuzekaarten (standaard: Verwijderde uitsluiten), elk met een kleine boomstructuurvoorbeeld en aantal:

Verwijderde uitsluiten – „Alleen actieve foto’s meenemen (standaard)”.
Verwijderde meenemen – „Zowel actieve als verwijderde foto’s meenemen”, met het aantal extra verwijderde foto’s.
Alleen verwijderde – „Alleen foto’s uit de prullenbak meenemen”, met het aantal.

Stap 4 met de drie prullenbakkaarten, elk apart gemarkeerd — De drie kaarten in stap 4. ① **Verwijderde uitsluiten** is de standaard – de prullenbak blijft buiten beschouwing. ② **Verwijderde meenemen** neemt beide mee; het aantal daaronder geeft aan hoeveel foto's daardoor worden toegevoegd. ③ **Alleen verwijderde** pakt uitsluitend de inhoud van de prullenbak. Elke kaart toont een kleine boomstructuurvoorbeeld, zodat je ziet hoe de mappen veranderen.

Dat is de reddingsboei als iemand per ongeluk foto’s heeft verwijderd: Alleen verwijderde haalt uitsluitend de inhoud van de prullenbak op. Wat de prullenbak verder kan en hoe lang hij foto’s bewaart, lees je bij Prullenbak.

5. Welke foto’s wil je?

Drie selectievakjes met live tellers – hier kies je op basis van publicatiestatus (standaard: alleen Gepubliceerd aan):

Gepubliceerd – „N voltooide foto’s”.
Niet gepubliceerd – „N verborgen foto’s”.
In afwachting van goedkeuring – „N wachtende foto’s”.

Let op: anders dan bij de eenvoudige download staan hier niet automatisch alle drie de statussen aangevinkt. Voor een echte volledige back-up vink je alle drie de vakjes aan. De teller op de downloadknop hieronder werkt live bij op basis van deze selectievakjes en het prullenbakfilter.

Stappen 4 tot en met 6 van de geavanceerde download met de prullenbakkaarten en de drie statusvakjes — Stap 4 en 5 naast elkaar: bovenaan de drie prullenbakkaarten met 'Verwijderde uitsluiten' als standaard, daaronder de drie statusvakjes – alleen 'Gepubliceerd' is aangevinkt (23 afgeronde foto's), 'Niet gepubliceerd' en 'In afwachting van goedkeuring' blijven leeg. Daaronder beginnen stap 6 en de structuurvoorbeeld.

6. Splitsen op publicatiestatus?

Het selectievakje Aparte mappen voor elke status maken (standaard aan) sorteert de foto’s in mappen: „Foto’s worden gesorteerd in de mappen Gepubliceerd, In afwachting en Niet gepubliceerd”.

Stap 6 met het selectievakje voor het splitsen op status en de mapstructuurvoorbeeld, gemarkeerd — ① het selectievakje **Aparte mappen voor elke status maken** – anders dan in stap 3 staat dit standaard **aan**. Daaronder toont **Voorbeeld van de mappenstructuur:** meteen wat het effect is: onder `photos-download.zip` ligt de map `Veröffentlicht/` met daarin de foto's. De legenda legt de kleuren uit – **Statusmap** en **Fotobestand**.

7. Voorbeeld van de downloadstructuur

Een interactieve, uitklapbare mapboom (wortel: photos-download.zip) toont je live hoe het archief er met jouw instellingen uit zal zien – „Op basis van je instellingen wordt je download zo geordend:” met de melding „(klik op mappen om ze uit of in te klappen)”. De legenda daaronder legt de kleuren uit: Statusmap, Groeperingsmap, Fotobestand, Beschrijvingsbestand (alleen als stap 3 actief is) en Verwijderde items (alleen als stap 4 niet op „Verwijderde uitsluiten” staat).

Stap 7 met de mapboom van het ZIP-archief en de downloadknop — De boom toont het uiteindelijke archief van tevoren; de knop daaronder noemt het aantal foto's dat met de huidige filters wordt ingepakt.

Geavanceerde download starten

Controleer het voorbeeld. De knop Download N foto’s toont het aantal bestanden dat met de huidige filters wordt ingepakt.
Blijven er met de filters geen bestanden over, dan is de knop uitgeschakeld en zie je de melding „Er zijn geen downloadbare bestanden met de huidige filters!” – verruim dan de filters.
Klik op Download N foto’s. De melding „ZIP-bestanden worden automatisch opgesplitst bij 1 GB. Grote video’s kunnen grotere bestanden opleveren.” herinnert je aan de opsplitsing bij 1 GB.
Daarna volgt het voortgangsscherm (deel B) – in de geavanceerde modus met een extra samenvatting van je keuzes.

Samenvatting van de gekozen downloadinstellingen en de gele vergrendelmelding, beide gemarkeerd — Het geavanceerde voortgangsscherm. ① het vak **Geselecteerde downloadinstellingen** met zes regels: **Ordening:**, **Bestandsnaamindeling:**, **Opgenomen foto's:**, **Beschrijvingsbestanden:** (Ja/Nee), **Prullenbak:** en **Splitsen op status:** (Ja/Nee) – zo controleer je achteraf wat je eigenlijk hebt gestart. ② de gele melding „De instellingen kunnen niet worden gewijzigd terwijl een download bezig is …”: eerst annuleren, dan opnieuw configureren.

Volledige back-up twee weken na de bruiloft — 312 foto’s, 8 albums. Je wilt echt alles veiligstellen, ook de foto’s die nog in de moderatie hangen. Dus open je Geavanceerde opties en doorloop je deel C:

Op album — zo blijven je acht albums als mappen bewaard.
Vink Originele namen behouden en Uploadernaam toevoegen aan, schakel Statusvoorvoegsel toevoegen uit. Onder Voorbeeld van de bestandsnaam: staat dan john-doe_original-filename.jpg – in het uiteindelijke archief wordt dat bijvoorbeeld lisa-mayer_IMG_1234.jpg.
Beschrijvingsbestanden aan — elke foto met een bijschrift krijgt daarnaast een .txt, anders gaan de reacties van je gasten bij het veiligstellen verloren.
Verwijderde uitsluiten laat je staan.
Hier zit de valkuil: standaard is alleen Gepubliceerd aangevinkt. Vink ook Niet gepubliceerd en In afwachting van goedkeuring aan — anders ontbreken in de „volledige” back-up precies de foto’s die je nog niet hebt goedgekeurd.
Laat Aparte mappen voor elke status maken aan staan.

De boom in stap 7 toont je het resultaat van tevoren, en de knop heet nu Download 312 foto’s.

Het reddingsscenario: heeft iemand per ongeluk foto’s verwijderd, dan doorloop je een tweede keer en zet je in stap 4 Alleen verwijderde aan — dan bevat de ZIP uitsluitend de inhoud van de prullenbak, zonder de andere 312 nogmaals in te pakken.

Herinnering aan nieuwe foto’s

Heb je al eerder gedownload en zijn er sindsdien nieuwe foto’s bijgekomen, dan verschijnt tussen de paginakop en de downloadkaart een geel banner: „N nieuwe foto’s sinds je laatste download”. De regel daaronder geeft de cijfers in detail – „Je hebt eerder N foto’s gedownload. Op dit moment: X gepubliceerd, Y in afwachting, Z niet gepubliceerd.” – of, als er geen detailgegevens van de vorige keer beschikbaar zijn, alleen het totaal. Gebruik het banner als herinnering om je back-up na nieuwe uploads nog eens bij te werken; het banner verdwijnt pas zodra je opnieuw hebt gedownload.

Geel banner met de melding over nieuwe foto's sinds de laatste download, gemarkeerd — ① het banner staat tussen de paginakop **Fotodownload** en de downloadkaart – niet helemaal bovenaan het venster. De eerste regel noemt het aantal nieuwe foto's, de tweede de vergelijking: hoeveel je de vorige keer hebt gedownload en hoe de galerij er vandaag uitziet. De cijfers daaronder in de statustegels komen daarmee overeen.

Uitzonderingen & probleemoplossing

Functie niet in je pakket: bij niet-gebrande events toont de pagina een upgradevraag; bij gebrande (white-label-)events is het menu-item verborgen en leidt een direct bezoek naar het dashboard. Oplossing: upgrade je pakket, zie Pakket & looptijd.
0 foto’s / 0 gefilterde bestanden: „Nog geen foto’s” resp. „Er zijn geen downloadbare bestanden met de huidige filters!” – wacht op uploads of verruim de filters in de geavanceerde modus.
Download hangt of duurt lang: grote collecties kosten tijd; de voortgang komt live via WebSocket binnen en je krijgt een e-mailmelding. Zo nodig annuleer je met Downloadverzoek annuleren.
Mislukt: reset met Mislukt verzoek verwijderen en opnieuw beginnen; verklein zo nodig de omvang of de filters.
Instellingen kunnen niet worden gewijzigd: er loopt nog een download. Annuleer deze eerst of verwijder de gegenereerde ZIP, en configureer daarna opnieuw.
In de geavanceerde download ontbreken foto’s: waarschijnlijk is in stap 5 alleen Gepubliceerd aangevinkt. Vink ook Niet gepubliceerd en In afwachting van goedkeuring aan.
Nieuwe foto’s na de back-up: het banner bovenaan herinnert je eraan – voer de download gewoon opnieuw uit.
Galerij in het archief: een ZIP is hier eens per 7 dagen mogelijk; een tweede poging binnen die termijn wordt geweigerd. Komt de galerij uit het gratis Starter-pakket, dan is er in het archief helemaal geen ZIP – dan alleen losse downloads. Het archief is geen back-up, dus maak voordat je naar het archief overstapt een ZIP. Zie Archief – voordelig bewaren.

Praktische tips

Op tijd veiligstellen: download de back-up voordat de bewaartermijn van je event afloopt (begrippen in de woordenlijst).
Volledige back-up in de geavanceerde modus: vink in stap 5 alle drie de statussen aan, gebruik indien nodig Verwijderde meenemen, en Originele namen behouden voor ongewijzigde bestandsnamen.
Toewijzing per gast belangrijk? Gebruik Op uploader en/of Uploadernaam toevoegen.
Bijschriften bewaren? Activeer stap 3 – de bijschriften komen als .txt naast de foto terecht.
Openbaar delen alleen bewust inschakelen – de link geeft toegang zonder in te loggen en verloopt na 30 dagen.

Gerelateerde pagina’s

Foto’s downloaden (gasten) en Selecteren & downloaden
Slideshow – losse foto’s rechtstreeks vanuit de slideshow opslaan
Prullenbak · Albums aanmaken · Taken beheren
Pakket & looptijd · Woordenlijst