Waarom moet ik bij het toezeggen mijn naam intikken?

Omdat een naamkeuze de gastenlijst zou verraden. Kom je via de algemene RSVP-QR-code, dan tik je zelf je Voornaam en Achternaam in – een lijst om aan te klikken bestaat niet, en dat is met opzet.

De reden

De algemene QR-code krijgen alle gasten, vaak afgedrukt op de uitnodigingskaart. Zat daarachter een namenmenu, dan kon iedereen die de code scant nalezen wie er nog meer is uitgenodigd – buren, ex-partners en collega’s incluis.

Daarom verlaat de gastenlijst nooit de server. Je tikt je naam in, de vergelijking gebeurt op de server, en terug komt uitsluitend je eigen antwoord. Er is geen manier om via het formulier de lijst op te vragen.

Ook de tafelwensen doen geen suggesties

Vraagt de organisator naast wie je wilt zitten, dan krijg je ook daar geen naamsuggesties – en ook geen terugkoppeling of de naam aan iemand gekoppeld kon worden. Om dezelfde reden: anders zou dat veld een omweg naar de gastenlijst zijn.

Telefoon

Computer

Het antwoordformulier begint met je naam – precies die naam wordt met de gastenlijst vergeleken. ① De stapindicator met de voortgangsbalk. Het totaal ligt niet vast: het groeit zodra iemand toezegt en jij menukeuze, vervolgvragen, contactgegevens, dieetwensen, introducé of tafelwensen hebt ingeschakeld – bij een afzegging ga je meteen door naar het bericht. ② Voor- en achternaam. Deze stap vervalt als de gast via zijn persoonlijke uitnodigingslink binnenkomt: dan is de naam al bekend. ③ Volgende brengt je naar de volgende stap; bij de ja/nee-vraag ga je met het antwoord zelf al verder.

Hoe precies moet je tikken?

Hoofdletters en kleine letters maken niet uit, extra spaties evenmin. Al het andere wordt strikt vergeleken – er is bewust geen fuzzy zoeken, omdat je daarmee de lijst zou kunnen aftasten. Voor de vergelijking gelden deze steeds als twee verschillende namen:

• Müller en Mueller
• Toni en Anton
• Anna-Lena en Anna Lena
• de meisjesnaam en de getrouwde naam

Tik dus het beste precies zoals de organisator je heeft genoteerd – meestal is dat de naam op de uitnodiging.

Zo ziet de organisator de antwoorden — hier valt een dubbele vermelding meteen op.

Als je per ongeluk dubbel bent aangemaakt

Staat zelfregistratie aan bij de organisator, dan zijn er twee gevallen:

• Je naam past bij geen enkele vermelding: Photogala maakt een nieuwe vermelding aan en markeert die als zelfgeregistreerd. Bij een tikfout in je eigen naam staat die dan naast je oorspronkelijke vermelding.
• Je naam past wel, maar die vermelding heeft al geantwoord: ook dan krijg je een eigen vermelding – Photogala toont die aan de organisator wel uitdrukkelijk als mogelijk duplicaat. Het eerst opgeslagen antwoord wordt nooit door een vreemde overschreven.

In beide gevallen gaat je antwoord niet verloren, en kan de organisator de twee vermeldingen samenvoegen. Je hoeft dus niets te repareren – laat hem of haar alleen even weten welk antwoord moet gelden.

Heeft de organisator zelfregistratie uitgeschakeld, dan geldt het tegenovergestelde: een onbekende naam wordt afgewezen met een foutmelding dat hij niet op de gastenlijst staat. Staat de naam wel op de lijst, dan vervangt je nieuwe antwoord meteen het oude. Controleer bij een foutmelding de spelling of vraag om een persoonlijke link.

Voorbeeld

Op de gastenlijst sta je als Anna-Lena Hofer. Tik je „anna-lena hofer” met een spatie te veel, dan klopt dat toch – hoofdletters en extra spaties maken niet uit. Tik je daarentegen „Anna Lena Hofer” met een spatie in plaats van een streepje, dan is dat voor de vergelijking een andere naam: staat zelfregistratie aan, dan beland je als nieuwe, zelfgeregistreerde gast naast je eigenlijke vermelding. Verloren gaat je toezegging daardoor niet – de organisator ziet beide regels en voegt ze samen; een kort berichtje van jou helpt daarbij. Staat zelfregistratie uit, dan krijg je in plaats daarvan meteen de melding dat de naam niet op de gastenlijst staat.

De organisator haalt de persoonlijke links op als CSV of Excel — één per gast.

Met een persoonlijke link hoef je helemaal niets te tikken

Stuurt de organisator elke gast een eigen link, dan vervalt de naamvraag helemaal:

• Bovenaan het formulier staat je naam in een klein kaartje.
• Je eerdere antwoord staat volledig vooringevuld – toe- of afzegging, introducés, menukeuze, contactgegevens, bericht.
• Een nieuw antwoord vervangt netjes het oude, zonder dubbele vermelding.

Wil je vaak nog iets aanpassen, dan is dit de handigere weg. Vraag de organisator er gewoon naar.

Gerelateerde pagina’s

• Toe- of afzeggen (RSVP) – het antwoordformulier stap voor stap.
• Jouw privacy – wat Photogala verder nog over je prijsgeeft en wat niet.
• Tools in het evenement – waarom de gastenlijst voor gasten volledig onzichtbaar blijft.
• Wat gebeurt er met mijn gegevens? – kort en bondig over de gegevensverwerking.