RSVP – Toezeggingen verzamelen

Met RSVP zeggen je gasten direct online toe of af – de antwoorden komen automatisch in je gastenlijst terecht. Geen briefjes, geen telefoontjes, geen handmatig bijhouden.

Wat RSVP bijzonder maakt

RSVP gedraagt zich anders dan de meeste tools:

Het verschijnt niet op de startpagina van het evenement – niet als widget en niet in het gastenmenu. Onderaan de tegel staat daarom Alleen via directe link – geen chip meer, maar onderdeel van een met punten gescheiden tekstregel –, en in de editor ontbreekt het tabblad Weergave. Anders dan bij de digitale uitnodiging kun je RSVP ook achteraf niet aan het gastenmenu toevoegen; die schakelaar bestaat hier niet.
Je verstuurt het zelf actief: als link of QR-code, bijvoorbeeld op de uitnodigingskaart.
Je gasten zien alleen het formulier, zonder galerijnavigatie eromheen.
Het zichtbaarheidsvenster is meteen ook het antwoordvenster – na afloop gaat het formulier dicht.

Waar je RSVP vindt

Zijbalk met het gemarkeerde RSVP-item onder Planning en de tabbladbalk van de editor — ① In de zijbalk staat **RSVP** in de groep **Planning** – met een tellerbadge die toezeggingen en het totale aantal gasten toont. Een eigen item krijg je zodra het tool actief is en onlangs gebruikt werd; anders ga je via **Alle tools** en de tegel **RSVP**. ② De editor heeft maar drie tabbladen: **Inhoud**, **Zichtbaarheid** en **QR-code** – een tabblad **Weergave** ontbreekt hier bewust, omdat RSVP nooit op de startpagina verschijnt.

Kopregel van de RSVP-editor met titel en de actief-balk — ① Titel en beschrijving van het tool. ② Is RSVP actief, dan blijft bovenaan alleen deze smalle balk **Actief** staan met de regel „Niet op de startpagina van het evenement — verstuur de link of QR-code zelf.” Dat is geen foutmelding, maar de herinnering dat jij de link zelf verspreidt.

Instellen

Open RSVP via de zijbalk of via Alle tools.
Zet het bovenaan aan met Tool activeren.
- Telefoon
- Computer
Zolang RSVP uit staat, staat bovenaan de hele kaart Tool activeren – Maakt het tool beschikbaar voor je gasten. De blauwe melding daaronder zegt: „De tool is nog uitgeschakeld. Je kunt de inhoud toch alvast voorbereiden — zet hem hierboven aan als je zover bent.” Je kunt dus rustig alles instellen en pas op het eind live zetten.
Kies in het tabblad Inhoud je antwoordopties en maak indien nodig eigen vragen aan. Klik daarna op Opslaan.
Stel in het tabblad Zichtbaarheid je antwoordvenster in.
Verstuur de link – samen voor iedereen of gepersonaliseerd per gast.

De kerncijfers bovenaan

De vier kerncijferkaarten Gasten totaal, Toezeggingen, Afzeggingen en Open — Vier kaarten, live uit de gastenlijst: ① **Gasten totaal** – alle items, introducés meegerekend. ② **Toezeggingen**. ③ **Afzeggingen**. ④ **Open** – nog geen antwoord.

Uitnodiging delen

In het onderdeel Uitnodiging delen staat alles voor het versturen naast elkaar.

De gedeelde link. Het adres staat er direct; Link kopiëren zet hem op het klembord. Dezelfde link vind je ook als QR-code in het tabblad QR-code, daar ook als pdf-poster en om te bewerken in het Design Studio.

Gepersonaliseerde links per gast. Twee knoppen maken voor elke gast in de gastenlijst een eigen link aan en downloaden die als bestand:

Gepersonaliseerde links (CSV)
Gepersonaliseerde links (Excel)

Beide bestanden hebben twee kolommen: Naam en Uitnodigingslink. Je kunt het bestand direct gebruiken voor een mailmerge of een serie-e-mail. Het voordeel: het antwoord is eenduidig aan de juiste persoon gekoppeld, je gasten hoeven hun naam niet zelf te typen, en de introducé-limiet geldt per uitnodiging.

Uitnodigingen ontwerpen. De knop opent het Design Studio met de RSVP-uitnodigingssjabloon, vooraf ingesteld op formaat A6. In de voorvertoning blader je door je echte gasten; bij de export krijgt elke kaart de persoonlijke QR-code van die gast.

De twee meldingsregels onder de verstuur-knoppen: evenementdatum en de verwijzing naar het QR-tabblad — Twee meldingen onder de knoppen: ① Je **evenementdatum** met de link **Wijzigen** – gedrukte uitnodigingen dragen die datum, daarom staat hij hier meteen bij. Is er nog geen datum ingesteld, dan heet de link **Nu vastleggen** en leidt hij naar de [algemene instellingen](/help/nl/admin/settings-general/). ② De verwijzing naar het tabblad **QR-code** – daar staat de QR-code voor de gedeelde link.

Als je gastenlimiet krap wordt

Smalle meldingsregel boven de kerncijfers: 52 van de 65 gasten in je pakket — Kom je in de buurt van de grens, dan loopt er boven de kerncijfers een smalle regel met: „52 van de 65 gasten in je pakket.” Daarnaast leidt **Pakketten bekijken** direct naar de keuze. Er is nog niets vergrendeld.

Limietvak boven de editor en de grijze knoppen voor de gepersonaliseerde links — ① Ligt je lijst boven de limiet, dan wordt van de regel een vak: „52 gasten — je pakket dekt er 40.” Er staat uitdrukkelijk bij dat verder plannen zonder grens mogelijk blijft: gasten aanmaken, tafels plaatsen, automatisch indelen. ② Alleen de **persoonlijke uitnodigingslinks** zijn vergrendeld: CSV en Excel staan grijs, **Uitnodigingen ontwerpen** verdwijnt helemaal. De gedeelde link en de QR-code blijven werken.

Het tabblad QR-code

Tabblad QR-code met de code, de directe link en de drie bestandsknoppen — ① De QR-code voor de gedeelde link – gasten scannen hem en komen zonder aan te melden direct op het antwoordformulier. Daaronder staat het adres met **Link kopiëren**. ② Drie bestandsformaten om door te geven: **PDF exporteren** (kant-en-klaar vel), **QR als PNG** en **QR als SVG** (voor de drukker). **Ontwerpen in Design Studio** maakt er een eigen layout van.

Antwoordopties

Jij bepaalt wat er gevraagd wordt – vraag alleen wat je echt nodig hebt.

De volgende drie antwoordopties: dieetwensen, antwoordassistent en tafelwensen — ① **Dieetwensen vragen** – een vrij tekstveld voor voeding en allergieën. ② **Begeleide antwoordassistent** – aan: stap voor stap, uit: alle vragen op één pagina. Vooral op de telefoon wordt de assistent meestal vollediger ingevuld. ③ **Tafelwensen vragen** – gasten noemen tot drie personen naast wie ze graag zouden zitten.

Het uitklapmenu Introducés per uitnodiging (standaard) — **Introducés per uitnodiging (standaard)** verschijnt pas zodra **Introducés toestaan** aan staat – en wel verderop, onder de tafelwensen. De waarde geldt voor iedereen; in de [gastenlijst](/help/nl/admin/tools-guest-list/) overschrijf je hem per gast.

De twee contactvragen voor e-mailadres en telefoonnummer — ① **E-mailadres vragen** en ② **Telefoonnummer vragen** zijn geen schakelaars, maar hebben drie standen: **Niet vragen**, **Optioneel** of **Verplicht**. Beide komen als eigen kolom in de gastenlijst terecht.

De volgorde in de editor van boven naar beneden:

Zelf inschrijven toestaan – onbekende namen kunnen zichzelf toevoegen. Hun invoer breng je later samen in de gastenlijst.
Introducés toestaan – gasten geven bij hun toezegging introducés op.
Menukeuze vragen – toont de gangen uit het menutool ter keuze. Elke introducé kiest zijn eigen gerecht.
Dieetwensen vragen – vrij tekstveld voor voeding en allergieën.
Begeleide antwoordassistent – aan: gasten beantwoorden de uitnodiging stap voor stap. Uit: alle vragen op één pagina.
Tafelwensen vragen – gasten noemen tot drie personen naast wie ze graag zouden zitten. De wensen verschijnen in de tafelschikking en kun je daar overnemen als zitregels.
Introducés per uitnodiging (standaard) – verschijnt alleen zolang introducés zijn toegestaan. De waarde geldt voor iedereen; in de gastenlijst kun je hem per gast overschrijven.
E-mailadres vragen en Telefoonnummer vragen – elk apart met drie standen: Niet vragen, Optioneel of Verplicht.

Voor 80 items in de gastenlijst zet je Introducés toestaan aan met Introducés per uitnodiging (standaard) 1, plus Menukeuze vragen, Dieetwensen vragen en Tafelwensen vragen; E-mailadres vragen zet je op Verplicht. In het tabblad Zichtbaarheid stel je het venster in op Datum evenement, „tot 14 dagen voor het evenement”. Daarna download je Gepersonaliseerde links (Excel) en maak je daarmee een serie-e-mail. Oom Martin opent zijn link, zijn naam staat al ingevuld, hij zegt toe, meldt één introducé, en beiden kiezen hun gerecht. Twee weken later laten de kaarten bovenaan ongeveer Toezeggingen 58, Afzeggingen 11, Open 11 zien – Gasten totaal ligt daarbij boven de 80, omdat de gemelde introducés meetellen. Merkt Martin dat hij toch alleen komt, dan opent hij zijn link opnieuw en corrigeert dat via Antwoord wijzigen, zolang het venster nog open staat.

Eigen vragen

Heb je meer nodig dan de standaardvelden, dan voeg je eigen vragen toe – bijvoorbeeld „Kom je met de shuttle mee?” of „Overnacht je in het hotel?”.

Opbouw van een eigen vraag: tekstveld, vraagtype en de drie gereedschapspictogrammen — Elke vraag is een eigen kaart: ① de **vraagtekst** die je gasten lezen. ② Het **vraagtype** – **Keuze (één antwoord)**, **Meerkeuze** of **Vrije tekst**. ③ De drie gereedschappen aan de rechterkant: **Omhoog**, **Omlaag** en de prullenbak **Vraag verwijderen**.

Antwoordmogelijkheden van een keuzevraag met Optie toevoegen en de twee schakelaars — Bij beide keuzetypen komen de antwoordmogelijkheden erbij: ① Een antwoordmogelijkheid – de X ernaast verwijdert hem. ② **Optie toevoegen** hangt er nog een aan. ③ Twee schakelaars per vraag: **Eigen antwoord toestaan** (gasten mogen er ook zelf iets bij typen) en **Verplichte vraag** (zonder antwoord kan het formulier niet worden verstuurd).

Dezelfde vraag als vrije tekst: de antwoordmogelijkheden zijn verdwenen — ① Zet je het type op **Vrije tekst**, ② dan krimpt de kaart: de antwoordmogelijkheden en **Eigen antwoord toestaan** verdwijnen, omdat gasten toch vrij schrijven. Alleen **Verplichte vraag** blijft staan.

De knop Vraag toevoegen onder de bestaande vragen — **Vraag toevoegen** hangt een lege kaart onderaan aan. Nieuwe vragen komen altijd aan het eind terecht – met de pijltjes op de kaart schuif je ze naar de juiste plek.

Verloopt je evenement in meerdere talen, dan verschijnt boven de vragen de taalbalk: vragen en antwoordmogelijkheden beheer je per taal.

Vergeet niet op te slaan

Antwoordopties en eigen vragen zijn een concept – ze gaan pas met Opslaan naar de server.

De opslaan-regel met de melding Niet-opgeslagen wijzigingen — Zodra je iets verandert, staat naast de knop **Niet-opgeslagen wijzigingen** en krijgt **Opslaan** een stevige kleur. Daarvoor is de knop bleek – dan is er simpelweg niets te bewaren.

Bevestigingsvraag bij het wisselen van tabblad met een open concept — Wissel je met een open concept van tabblad, dan vraagt Photogala het na: **Niet-opgeslagen wijzigingen.** **Opslaan en doorgaan** neemt je wijzigingen over en wisselt, **Niet opslaan** gooit ze weg. Klik je ernaast, dan blijf je gewoon staan waar je was.

Zo ziet het eruit voor je gasten

Het RSVP-formulier zoals een gast het ziet — Een gast antwoordt in een paar stappen – naam, toe- of afzegging, introducé, menu en een boodschap. ① De **stapindicator** met de voortgangsbalk. Het totaal ligt niet vast: het groeit zodra iemand toezegt en je menukeuze, eigen vragen, contactgegevens, dieetwensen, introducés of tafelwensen hebt aangezet – bij een afzegging gaat het direct door naar de boodschap. ② **Voor- en achternaam**. Deze stap vervalt als de gast via zijn persoonlijke uitnodigingslink binnenkomt: dan is de naam al bekend. ③ **Volgende** brengt naar de volgende stap; bij de ja/nee-vraag gaat het al met het antwoord zelf verder.

Er zijn twee wegen naar het formulier, en die verschillen bewust van elkaar:

Via de gedeelde QR-code of link. De gast typt voornaam en achternaam in. Daarna koppelt de server de naam zelf – ofwel aan een bestaand item in de gastenlijst, ofwel als nieuw item.

Via de gepersonaliseerde link. Hier wordt de gast meteen herkend: zijn naam staat al bovenaan, en een eerder antwoord is al ingevuld. Via Antwoord wijzigen kan hij het op elk moment corrigeren, zolang het antwoordvenster open staat. Ook de persoonlijke introducé-limiet wordt daarbij correct toegepast.

Het hele verloop stap voor stap staat op de gastenpagina Toe- of afzeggen (RSVP).

Het antwoordvenster instellen

In het tabblad Zichtbaarheid leg je vast vanaf en tot wanneer er geantwoord mag worden – het is dezelfde zichtbaarheidsperiode als bij alle tijdgestuurde tools.

Tabblad Zichtbaarheid met Zichtbaar vanaf en Zichtbaar tot — ① **Zichtbaar vanaf** – vanaf wanneer gasten mogen antwoorden; **Direct** betekent: zodra het tool actief is. ② **Zichtbaar tot** – wanneer het formulier sluit; **Onbeperkt** laat het open staan. Beide velden kennen dezelfde set standen, waaronder **Datum evenement** met een verschuiving. Sluit af met **Periode opslaan**.

Handig is de stand Datum evenement met een verschuiving: „tot 14 dagen voor het evenement” verschuift automatisch mee als je de evenementdatum nog wijzigt. Na afloop is het formulier voor gasten niet meer bereikbaar. De standen in detail staan onder Tooling – Overzicht.

De antwoorden bekijken

Onder de instellingen toont Antwoorden de nieuwste reacties.

Het onderdeel Antwoorden met de binnengekomen toe- en afzeggingen — ① Een rij bevat de naam, de statuschip **Toegezegd** of **Afgezegd**, een +1 voor gemelde introducés, de boodschap van de gast en het tijdstip van het antwoord. ② De lijst toont de **nieuwste** reacties – dus alleen gasten die zelf via het formulier hebben geantwoord. Wie je met de hand hebt toegevoegd, vind je in de gastenlijst.

Het meldingsvak onder de antwoordlijst met de knop Naar de gastenlijst — Voor al het overige – menukeuze, dieetwensen, contactgegevens, eigen vragen, introducé-limieten – ga je naar de gastenlijst. **Naar de gastenlijst** brengt je er direct heen.

Problemen oplossen

Bij de menukeuze valt niets te kiezen. In het menutool zijn nog geen gangen en gerechten aangemaakt. RSVP toont precies wat daar staat.
De export van de gepersonaliseerde links breekt af. Zonder gasten is er niets te exporteren – leg ze eerst aan in de gastenlijst of importeer ze.
De knoppen voor de gepersonaliseerde links zijn grijs. Je gastenlijst ligt boven de gastenlimiet van je pakket. De gedeelde link blijft werken.
Gasten komen op een wachtwoordvraag terecht. Je evenement is uitnodigingsplichtig. Zet in het tabblad QR-code Wachtwoord in link opnemen aan en verstuur de link opnieuw.
Een eigen vraag is na het opslaan verdwenen. Vragen zonder tekst in de standaardtaal worden verworpen, net als keuzevragen zonder enige antwoordmogelijkheid en zonder Eigen antwoord toestaan.
Bovenaan staan 50 toezeggingen, in de lijst maar zeven rijen. De kaarten tellen alle gasten, de antwoordlijst toont alleen wie zelf heeft geantwoord. De volledige stand staat in de gastenlijst.
Een gast staat dubbel in de lijst. Hij heeft zichzelf via de gedeelde link ingeschreven, terwijl hij al was aangemaakt. In de gastenlijst koppel je het nieuwe item aan het bestaande.
Het formulier is dicht voor gasten. Controleer in het tabblad Zichtbaarheid of de dag van vandaag binnen het antwoordvenster valt – en of het tool überhaupt geactiveerd is.

Gerelateerde pagina’s

Voor gasten: Toe- of afzeggen (RSVP) – wat je gasten zien.
Voor organisatoren: Gastenlijst – hier komen alle antwoorden terecht.
Voor organisatoren: Tafelschikking – Gasten plaatsen – hier worden tafelwensen zitregels.
Voor organisatoren: Menu – de gangen voor de menukeuze.
Voor organisatoren: Digitale uitnodiging – het vormgegeven alternatief voor het kale formulier.
Voor organisatoren: Tooling – Overzicht – tabbladen, zichtbaarheid en QR-code in detail.