Tips voor een geslaagde galerij

Een levendige galerij ontstaat niet vanzelf – maar met een paar gerichte ingrepen zorg je ervoor dat je gasten graag foto’s bijdragen. Deze pagina is je best-practice-hub: bij elke tip vind je de precieze weg naar het juiste beheergedeelte, de belangrijkste velden en een link naar de uitgebreide handleiding.

Zo bereik je het beheerpaneel

Alle onderstaande onderdelen zitten in het beheerpaneel van je evenement.

Open je galerij en tik rechtsboven op je profielmenu.
Kies het item voor het beheerpaneel (of ga direct naar de route /admin). De uitgebreide weg staat onder Naar het beheerpaneel.
Links navigeer je via de zijbalk. Helemaal bovenaan staan Overzicht en Checklist zonder groepskop, daaronder volgen drie groepen:
- Planning – je actieve tools als eigen regels, en daaronder Alle tools
- Galerij – Foto’s, Goedkeuring & meldingen, Albums, Taken & punten, Volledige download
- Evenement – Deelnemers, Live upload, Printsjablonen, Statistieken, Instellingen
De zijbalk: bovenaan Overzicht en Checklist, daaronder de groepen „Planning”, „Galerij” en „Evenement”.

1. Begin met een uitnodigende look

De eerste indruk telt. Geef je evenement een passende omslagfoto, een logo en kleuren die bij de gelegenheid passen – romantisch voor de bruiloft, speels voor het verjaardagsfeest.

Open daarvoor Instellingen en ga naar het tabblad Vormgeving (voorheen „Stijl”; de deep-link ?tab=style werkt nog steeds). Het tabblad is in vier groepen verdeeld, en elke groep laat met een klein pilletje zien hoe ver hij reikt:

Header – geldt voor alle pagina’s: header-variant plus omslagfoto en logo.
Fotoraster – alleen de fotoweergave: layout, tegelinstellingen, standaardsortering en de bedieningselementen boven het raster (snelle sorteerbalk, snelkeuze albums).
Basis – geldt voor alle pagina’s: kleuren en lettertypen. De kleurkiezer verschijnt alleen met het bijpassende pakket.
QR-code – voor prints: het uiterlijk van de QR-code.

Controleer je look via de voorvertoning voordat je onderaan opslaat met Wijzigingen opslaan. Niet-opgeslagen wijzigingen markeren het tabblad met een rode stip; navigeer je weg, dan waarschuwt een dialoogvenster je.

Telefoon
Computer

Tabblad „Vormgeving”: omslagfoto, logo en kleurenpalet passend bij de gelegenheid. ① Voorbeeld tonen klapt op de computer de galerij als tweede kolom ernaast open en laat meteen zien wat je nog niet opgeslagen wijzigingen doen; op de telefoon opent het als dialoogvenster. Een tweede klik verbergt het weer, de knop heet dan Voorbeeld verbergen. ② het springveld: typ een instelling in en de pagina springt ernaartoe – indien nodig naar een ander tabblad, waar de treffer even wordt uitgelicht. ③ de schakelaar voor de uitgebreide secties: hij klapt ze allemaal tegelijk open, en je browser onthoudt de status – daarom heet hij hier al Geavanceerde opties verbergen in plaats van Alle geavanceerde opties tonen.

Overzichtstegels van de instellingen met één zin per onderdeel — De instellingen openen nu op het „Overzicht” in plaats van „Algemeen”. ① de tabbladrij met alle onderdelen – die is breder dan het venster en schuift zijwaarts; op de telefoon staan er maar drie tabbladen tegelijk in beeld, ② één tegel per onderdeel, elk met een zin over wat erin zit, ③ de balk die onderaan blijft staan: **Voorbeeld tonen** opent de galerij met je wijzigingen, **Wijzigingen opslaan** (op de telefoon alleen **Opslaan**) past ze toe.

→ Uiterlijk aanpassen

2. De juiste functies inschakelen

Bedenk wat bij je evenement past: likes en reacties voor interactie, challenges en beloningen voor speelplezier, de kaart voor reisevenementen, video-uploads voor bewegende momenten.

Open Instellingen ▸ Galerijfuncties. De schakelaars staan in zes uitklapbare secties: Interactie & betrokkenheid, Downloads, Galerijweergaven, Media & upload, Meedoen & punten en AI-verwerking. Daar schakel je onder andere likes, reacties, taken, prestaties, punten, ranglijst, kaartweergave, het delen van losse foto’s, individuele en gebundelde download, video-upload en de activiteitenfeed in. Zet alleen aan wat je echt wilt – te veel functies ogen al snel overladen.

Instellingen-tabblad Galerijfuncties met functieschakelaars — Tabblad „Galerijfuncties”: schakel gericht in wat bij je evenement past. ① de tabbladrij, hier staat **Galerijfuncties** open, ② **Alles uitschakelen** en **Alles inschakelen** zetten alle functies in één keer om, ③ de kop van een groep met zijn teller **4 van 4 actief** – een klik klapt de groep dicht of open; daaronder heeft elke functie zijn eigen schakelaar, ④ pas met **Wijzigingen opslaan** onderaan (op de telefoon **Opslaan**) wordt het toegepast.

→ Functies in- & uitschakelen

3. Met challenges & beloningen voor vaart zorgen

Het spelonderdeel is de sterkste hefboom voor meer foto’s. Je bereikt het via de zijbalk Galerij ▸ Taken & punten (/admin/gallery/tasks-manager). Bovenaan vind je drie tabbladen: Taken (je challenges), Prestaties (badges en echte beloningen) en Puntenconfiguratie. Elk tabblad is altijd zichtbaar; ontbreekt de functie in je pakket, dan toont het een premium-overlay.

Onderdeel Taken en punten met gemarkeerde tabbladen, aanmaakknop, hulpmiddelen en sortering — „Taken & punten” ▸ tabblad „Taken”: ① de drie tabbladen, ② „Taak aanmaken” (op de telefoon alleen een plusje), ③ Filter, Volgorde wijzigen, Sjablonen importeren en Taken printen, ④ de sortering van de lijst.

Zijbalk met opengeklapt item Taken en punten — Opengeklapt: de drie tabbladen plus „Echte beloningen” en „Winnaars”. ① **Taken & punten** in de zijbalk. Zodra je in dit onderdeel staat, klappen daaronder de drie tabbladen **Taken**, **Prestaties** en **Puntenconfiguratie** open, plus de vervolgpagina's **Echte beloningen** en **Winnaars**. ② Dezelfde drie tabbladen bovenaan de pagina. Die staan er altijd; bevat je pakket een van de functies niet, dan toont het tabblad in plaats van de lijst een verwijzing naar het pakket. ③ **Prestatie aanmaken** – de knop hoort bij het tabblad **Prestaties**; in het tabblad **Taken** heet hij **Taak aanmaken**.

3a. Een challenge aanmaken

In het tabblad Taken klik je rechtsboven op Taak aanmaken.
Het dialoogvenster Taak toevoegen opent met eigen tabbladen. In het tabblad Algemeen beschrijf je in het veld Taak de challenge (bijvoorbeeld „De mooiste glimlach van de avond”). Bij meertalige evenementen kies je bovenaan de taal.
Optioneel upload je onder Taakafbeelding een afbeelding of kies je een sjabloon.
Onder Automatisch toewijzen aan albums stel je in dat foto’s van deze challenge automatisch in bepaalde albums terechtkomen. Bestaat er nog geen passend album, dan biedt het dialoogvenster aan om er met één klik meteen een aan te maken met de naam van de taak.
Met Foto’s sorteren op en Volgorde bepaal je de standaardsortering van de takengalerij (evenementstandaard, uploaddatum, opnamedatum, likes, reacties; nieuwste of oudste eerst).
In het tabblad Punten ken je punten toe voor de eerste oplossing en voor herhalingen (alleen bij actieve puntenfunctie). In het tabblad Voorwaarden stel je beschikbaarheidsvoorwaarden in, met een schakelaar tussen Basis (tijdvenster, afhankelijkheden van andere taken of albums) en Geavanceerd (max. punten, min. prestaties en meer – pakketafhankelijk).
Sla op met Toevoegen (of Opslaan bij het bewerken).

3b. Een prestatie aanmaken

Ga naar het tabblad Prestaties en klik op Prestatie aanmaken.
In het dialoogvenster vul je Basisinformatie in: naam en Beschrijving zijn verplicht (meertalig). Ontbreekt er iets, dan verschijnt een rode waarschuwing.
Onder Visuele identiteit geef je de prestatie een afbeelding of badge.
Onder Type beloning schakel je optioneel een Echte beloning in (bijvoorbeeld een gratis drankje): met Beloningsbeschrijving en Beloningsvoorraad (aantal). Dit onderdeel is pakketafhankelijk.
Onder Ontgrendelvoorwaarden stel je in hoe de prestatie wordt ontgrendeld. Laat je de voorwaarden leeg, dan waarschuwt het dialoogvenster: je moet de prestatie dan handmatig toekennen via Deelnemers.
Sla het dialoogvenster op.

Prestatielijst in het onderdeel Taken en punten — Tabblad „Prestaties”: badges en echte beloningen definiëren.

3c. Punten instellen

In het tabblad Puntenconfiguratie stel je het puntensysteem in. Best practice: laag beginnen en punten koppelen aan challenges en prestaties – een levendige ranglijst motiveert enorm.

Tabblad Puntenconfiguratie met de puntwaarden per actie — Tabblad „Puntenconfiguratie”: evenementbrede standaardpunten voor upload, taak en like.

Echte beloningen reik je later uit bij Echte beloningen (Beloningen inwisselen) met een code, en daar houd je ook de voorraad in de gaten.

→ Challenges aanmaken · Prestaties & beloningen · Beloningen inwisselen

4. Albums gebruiken om te sorteren

Albums houden de galerij overzichtelijk. Via de zijbalk Galerij ▸ Albums (/admin/gallery/album-manager) klik je op Album toevoegen. In het gelijknamige dialoogvenster kies je:

Albumtype – Handmatig (je sorteert zelf) of Slim (foto’s komen automatisch volgens regels terecht; pakketafhankelijk).
Titel (verplicht) en optioneel Beschrijving, meertalig.
Bij slimme albums de Regels voor automatisch vullen met criteria (onder andere Persoon, Uit taak, Minimaal aantal likes) en de schakelaar tussen alle en één.
Foto’s sorteren op / Volgorde net als in het takendialoogvenster.
Omslagfoto – Automatisch, Uploaden of (bij bestaande albums) Uit galerij; wordt pas bij het opslaan toegepast.

Sla op met Opslaan.

Albumbeheer met lijst van albums — Albumbeheer: handmatige en slimme albums beheren. ① de twee kopknoppen **Volgorde wijzigen** en **Album toevoegen**. De linker bestaat alleen zolang **Sorteren op** op **Handmatige volgorde** staat – bij elke andere sortering ontbreekt hij; is hij actief, dan heet hij **Klaar** en sleep je de albums in de gewenste volgorde. Op de telefoon tonen beide knoppen alleen een icoon. ② de sorteerrij: het veld **Sorteren op**, de twee pijlen voor op- en aflopend en **Regels** per pagina – op de computer rechts ernaast, op de telefoon in de regel eronder. ③ het menu met drie puntjes van een albumregel met **Selecteren**, **Afbeeldingen bekijken**, **Bewerken** en **Verwijderen**.

→ Albums beheren

5. De gastentools gebruiken voor de planning

Je galerij kan meer dan foto’s: onder Planning ▸ Alle tools (/admin/tools) staan de elf gastentools waarmee je het hele evenement plant en organiseert. Zodra een tool actief is, krijgt hij bovendien een eigen regel in de groep Planning – met kengetal-badge en uitklapbare tabbladen. Op het dashboard is daarvoor de kaart Jouw tools met de knop „Alle N tools bekijken” onderaan; op de telefoon staat daarnaast een horizontale toolbalk direct onder de dashboardkop.

Overzicht van de gastentools met tegels per tool — „Alle tools”: elke tool kun je afzonderlijk inschakelen en zichtbaar maken voor gasten. ① De **schakelaar** rechtsboven zet de tool meteen aan of uit – er is geen opslaanknop. Hoort een tool niet bij je pakket, dan staat daar in plaats van de schakelaar **Upgrade**, en een klik leidt naar het pakketoverzicht. ② De regel eronder zegt **waar gasten de tool tegenkomen**: **Startpagina** (tegel op de startpagina van het evenement), **Gastenmenu** (item in het menu), **Alleen via directe link** (alleen via link of QR-code), **Alleen voor jou** (puur een beheertool) en, als je een einddatum hebt ingesteld, **Tot ‹datum›**. ③ **Link kopiëren** zet het gastenadres op het klembord, **QR-code** opent het tabblad met de code om te printen. Deze regel is er alleen bij ingeschakelde tools met een eigen gastenpagina. Een klik op de tegel zelf opent de editor.

Dashboardkaart Jouw tools met actieve tools en suggesties — De dashboardkaart „Jouw tools” toont eerst de actieve tools met hun kengetal. ① De **koptekst** met de teller **N actief** – die ontbreekt zolang er geen tool draait. ② **Maximaal zes regels**: eerst de actieve tools met hun actuele kengetal (budget, bezette plaatsen, programmaonderdelen …), daarna – alleen als er nog ruimte is – suggesties die als **inactief** zijn gemarkeerd. Een klik op een regel opent de tool. ③ **Alle N tools bekijken** leidt naar het tegeloverzicht onder *Alle tools*.

Een zinvolle volgorde ziet er zo uit:

Uitnodiging versturen. Met Digitale uitnodiging bouw je een vormgegeven uitnodigingspagina en verstuur je gewoon een link in plaats van een kaart. → Digitale uitnodiging
Reacties verzamelen. RSVP neemt toe- en afzeggingen in ontvangst, inclusief introducees en eigen vragen. Zo weet je vroeg met hoeveel gasten je rekent. → Reacties verzamelen (RSVP)
Menu en draaiboek bijhouden. Het Menu toont gangen en gerechten met toelichtingen; het Draaiboek vertelt de gasten wanneer wat gebeurt. Beide zijn altijd actueel, zonder dat je iets opnieuw hoeft te printen. → Menu · Draaiboek
Tafelschikking maken. Met de Tafelschikking verdeel je je gasten over tafels; elke gast vindt zijn plek later zelf terug. → Tafelschikking
Bedankje voorbereiden. Na het feest bedank je met de Bedankpagina iedereen die erbij was – direct in de galerij. → Bedankje

→ Gastentools in een oogopslag

6. QR-codes plaatsen waar gasten samenkomen

De toegang moet makkelijk te vinden zijn. Print je QR-codes en zet ze neer waar de gasten toch al zijn:

op de tafels
bij de bar
naast het buffet
bij de ingang om te verwelkomen

Kaarten en aankondigingen ontwerp je via de zijbalk Evenement ▸ Printsjablonen: het tabblad Maken leidt je stap voor stap naar een kaart, aankondiging of los QR-bestand, en onder Sjablonen en ontwerpen bewerk je bestaande ontwerpen direct in de Design Studio. De toegang zelf (link, codes, standaard uitnodigingscode in de QR) stel je in bij Instellingen ▸ Toegang.

Pagina Printsjablonen met de vier gemarkeerde bedieningselementen van de QR-besturing — Printsjablonen, tabblad „Sjablonen en ontwerpen”: ① uitnodigingscode in de QR-code opnemen, ② doel van de code kiezen, ③ hem direct downloaden, ④ overschakelen naar de tabbladen „Galerijontwerp”, „Taken afdrukken” en „Prestaties afdrukken”.

→ QR-kaarten & posters · Gasten uitnodigen

7. De fotowand als blikvanger gebruiken

Een live fotowand op een groot scherm naast de dansvloer toont nieuwe foto’s in realtime – dat werkt enorm motiverend, omdat iedereen zichzelf meteen herkent.

Aan- en uitzetten en fijnafstellen van de fotowand gebeurt op dezelfde plek: Instellingen ▸ Instellingen voor de fotowand. Helemaal bovenaan staat de schakelaar Fotowand aanbieden, daaronder de vier onderdelen van de wand: Vormgeving (modus, beeldbijsnijding, kleur, logo), Verloop (weergaveduur, volgorde, video’s), Selectie (welke foto’s überhaupt op de wand komen) en Overlays (QR-code, namen, live momenten).

Tabblad Instellingen voor de fotowand met de schakelaar Fotowand aanbieden en de vier onderdelen Vormgeving, Verloop, Selectie en Overlays — Eén schakelaar bovenaan, daaronder de vier onderdelen van de wand.

→ Live fotowand instellen

8. De eerste uploads op gang brengen

Een lege galerij nodigt niemand uit. Upload zelf via Galerij ▸ Foto’s (/admin/gallery) alvast een paar eerste foto’s, of vraag goede vrienden om te beginnen. Zodra de eerste beelden zichtbaar zijn, durft iedereen mee te doen. Bij fotohokjes kun je bovendien de live upload gebruiken, die opnames direct naar de galerij doorschuift.

Binnen een half uur startklaar — bruiloft met 80 gasten.

Instellingen ▸ Vormgeving: in de groep Header omslagfoto en logo uploaden, bij Basis de kleur instellen. Voorbeeld controleren, dan onderaan Wijzigingen opslaan — pas daarna verdwijnt de rode stip op het tabblad.
Instellingen ▸ Galerijfuncties: in de sectie Interactie & betrokkenheid likes aan, reacties uit; bij Meedoen & punten taken en punten aan. Meer niet — kaartweergave en video-upload blijven uit, omdat ze niets toevoegen aan dit feest.
Galerij ▸ Taken & punten ▸ Taak aanmaken: drie challenges aanmaken, bijvoorbeeld „De mooiste glimlach van de avond”. Laat bij elke challenge onder Automatisch toewijzen aan albums meteen het gelijknamige album meemaken — dan sorteert de galerij zich later vanzelf, en bespaar je jezelf tip 4 bijna helemaal.
Evenement ▸ Printsjablonen: een QR-kaart voor elk van de tien tafels plus een aankondiging voor de ingang.
Galerij ▸ Foto’s: tien foto’s van het gemeentehuis uploaden, zodat er ’s avonds niemand tegen een lege galerij aankijkt (tip 8).

Wat je bewust weglaat: prestaties, ranglijst en fotowand komen pas aan bod als de drie challenges staan. Anders zit je op de avond zelf in het menu in plaats van bij je gasten.

9. Taken delen: mede-organisatoren & moderators

Bij grotere evenementen hoef je niet alles alleen te doen. Geef de rol Moderator of Beheerder aan vertrouwenspersonen die tijdens het feest een oogje op de galerij houden. Uitnodigingscodes en de rollen daarachter staan nu bij Instellingen ▸ Toegang – de vroegere aparte pagina „Uitnodigingen beheren” leidt daar nu naartoe, en een „geavanceerde modus” bestaat niet meer: beide modi zijn samengevoegd.

Instellingen-tabblad Toegang met galerijbeveiliging en uitnodigingscodes — Instellingen ▸ „Toegang”: galerijbeveiliging, galerijmodus en daaronder de uitnodigingscodes. ① de tabbladrij met **Toegang** open, ② de **galerijbeveiliging** met drie mogelijkheden: **Wachtwoordbeveiligd** (gasten hebben een code nodig), **Volledig privé (geavanceerd)** (alleen zelf aangemaakte uitnodigingen werken, de standaardcode staat uit) en **Open toegang** (iedereen met de link kan bekijken), ③ **Wijzigingen opslaan** onderaan. Verderop op de pagina volgen de standaardrechten van de gasten en de kaart **Uitnodigingscodes**.

Lijst van uitnodigingscodes met hun rollen — Elke uitnodigingscode draagt een rol – zo geef je moderator- en beheerdersrechten uit.

→ Rollen & rechten

10. De moderatie in de gaten houden

Bij een open galerij loont het de moeite om regelmatig te kijken naar Galerij ▸ Goedkeuring & meldingen (/admin/moderation). Deze pagina bestond vroeger alleen buiten het beheerpaneel – nu draait hij binnen het beheerkader, en het item in de zijbalk toont een badge met alles wat nog op een beslissing wacht.

Open Goedkeuring & meldingen, vooral als het druk is. Vier tabbladen: Media, Gezichtsclusters (alleen met AI), Geblokkeerde gebruikers en Meldingen.
Keur wachtende uploads goed of verberg ongepaste foto’s – die laatste belanden in de prullenbak en kunnen worden hersteld. De knop Eén voor één beoordelen opent een volledig-scherm-modus waarin je met A goedkeurt, met D afwijst en met Z ongedaan maakt.
Controleer in het tabblad Meldingen wat je gasten hebben gemeld.

Pagina Goedkeuring en meldingen in het beheerpaneel met tabbladen — „Goedkeuring & meldingen” in het beheerpaneel: goedkeuren, verbergen en meldingen controleren. ① de tabbladrij **Media**, **Geblokkeerde gebruikers** en **Meldingen** – **Media** verschijnt alleen als goedkeuring in het pakket zit of er nog uploads in de wachtrij staan; **Gezichtsclusters** komt ertussen zodra gezichtsherkenning in het pakket zit en ingeschakeld is voor het evenement, ② de statusrij **In afwachting**, **Niet gepubliceerd** en **Gepubliceerd**, telkens met het aantal ernaast, ③ **Eén voor één beoordelen** start het doorlopen met sneltoetsen; is de huidige lijst leeg, dan blijft de knop grijs.

Wie herhaaldelijk voor overlast zorgt, kun je gericht beperken.

→ Moderatie

11. Privacy & taal passend instellen

Dat staat sinds de vernieuwing op twee tabbladen:

Instellingen ▸ Toegang – toegangscode, „Galerij alleen op uitnodiging”, volledig privé, standaardrol van gasten en wat gasten mogen.
Instellingen ▸ Moderatie & veiligheid (voorheen „Privacy & moderatie”, deep-link ?tab=privacy werkt nog steeds) – de goedkeuringsplicht (foto’s verschijnen pas na jouw controle), het NSFW-filter en de schakelaar voor de goedkeuringsbalk in de galerij.

Instellingen-tabblad Moderatie en veiligheid — Tabblad „Moderatie & veiligheid”: goedkeuringsplicht en AI-filter. ① **Fotogoedkeuringssysteem** – de teller **1/1** zegt dat dit tabblad precies één vraag stelt. ② de twee antwoorden: **Ja, eerst beoordelen** houdt elke foto tegen totdat jij hem goedkeurt; **Nee, meteen tonen** direct daaronder (hier actief) zet hem meteen in de galerij. ③ de balk die onderaan blijft staan: **Voorbeeld tonen** en **Wijzigingen opslaan** (op de telefoon alleen **Opslaan**). Verderop op dezelfde pagina volgen de schakelaar **Goedkeuringsbalk in de galerij tonen** en het **AI-contentfilter**.

Doen er gasten uit verschillende landen mee, richt dan bij Instellingen ▸ Algemeen meerdere talen in.

Instellingen-tabblad Algemeen met taalinstellingen — Tabblad „Algemeen”: meerdere talen voor internationale gasten.

→ Moderatie & veiligheid · Algemene instellingen

12. Tot slot de winnaars kronen

Waren punten en ranglijst actief, dan heb je een duidelijk eindpunt nodig – anders verschuift de volgorde nog terwijl je de prijzen uitreikt. Precies daarvoor is er de winnaarsmodus: je bevriest de stand (Nu bevriezen), zodat latere uploads of verwijderingen niets meer veranderen, en gasten zien vanaf dan het eindresultaat in plaats van de lopende ranglijst.

De winnaars krijgen een 6-cijferige code op hun apparaat. Op de pagina Winnaars (zijbalk Galerij ▸ Taken & punten ▸ Winnaars) voer je die in bij Code verifiëren en markeer je de prijs als uitgereikt. De winnaarsmodus schakel je in bij Instellingen ▸ Galerijfuncties ▸ Meedoen & punten in de kaart Ranglijst.

→ Winnaars van het klassement

13. Tot slot een back-up veiligstellen

Als het evenement voorbij is, zijn de herinneringen te waardevol om te verliezen. Via de zijbalk Galerij ▸ Volledige download (/admin/download) download je de complete galerij als ZIP – het beste ruim voor het einde van de bewaartermijn.

Downloadpagina voor de ZIP-back-up met drie gemarkeerde bedieningselementen — Volledige download: ① geavanceerde opties voor mappen, bestandsnamen en filters, ② de statustegels van de galerij, ③ de directe download als ZIP.

→ Al je foto’s veiligstellen