Deelnemers beheren

Deelnemersbeheer (zijbalk Evenement ▸ Deelnemers) is je centrale overzicht van iedereen die zich bij je evenement heeft aangesloten – zowel geregistreerde gebruikers met een account als gewone gasten zonder account. Hier zie je in één oogopslag wie hoe actief is, wie het meest heeft bijgedragen en wie welke rol heeft. Via het detailvenster van een gebruiker beheer je bovendien individuele personen: rol aanpassen, punten en bijnaam bewerken, prestaties handmatig toekennen, uitnodigingscodes toevoegen of verwijderen en de gebruiker modereren (blokkeren, blokkering opheffen, profielfoto verwijderen).

Opmerking

Dit gedeelte wordt gebruikt door de eigenaar van het evenement en event-admins met volledige toegang. Moderators zien de lijst ook, maar mogen alleen gebruikers met een lagere rol dan hun eigen rol beheren en modereren. Hogere rollen (Beheerder, Eigenaar) mag alleen de eigenaar toekennen.

Het gedeelte openen

1. Open het adminportaal van je evenement. Ben je op dat moment in de galerij, dan bereik je het via het profielmenu rechtsboven onder Beheer → Adminportaal.

   Telefoon

   

   Computer

   

   Via het profielmenu rechtsboven kom je onder „Beheer” in het adminportaal. ① je puntenstand en opgeloste taken, ② Profielopties met Mijn profiel, Taal, Vormgeving en Help, ③ Beheer met Accountinstellingen, Moderatie en Adminportaal – dit onderdeel ontbreekt zolang je daarvoor geen rol hebt, ④ Account met Afmelden.

2. Kies in de linkerzijbalk onder de categorie Evenement het item Deelnemers. De route is …/admin/registered-users. De pagina zelf draagt de titel Geregistreerde gebruikers – hetzelfde wordt bedoeld.

   Telefoon

   

   Computer

   

   Deelnemersbeheer toont alle geregistreerde gebruikers en gasten met hun activiteitscijfers: ① zoeken op naam of e-mail, ② filteren op rol – Eigenaar, Beheerder, Moderator, Bijdrager, Kijker of Niet geautoriseerd, ③ de lijst sorteren (laatst bezocht, punten, uploads, likes, taken …) met de pijl voor de richting. ④ de rolchip op de kaart; de chip ernaast geeft aan of het om een geregistreerd account of een gast gaat. Een klik op de kaart opent de details.

3. In de kopregel zie je het totale aantal deelnemers („N gebruikers totaal”). Rechtsboven staat de knop Vernieuwen (rondje met pijl): klik erop nadat je iets hebt gewijzigd en de lijst opnieuw wilt laden.

Zoeken, filteren en sorteren

De werkbalk boven de lijst helpt je om in grote evenementen snel de juiste personen te vinden.

1. Zoeken: typ in het veld Zoeken op naam of e-mail een naam, bijnaam of e-mailadres. Het zoeken start automatisch na een korte vertraging (300 ms); met de X in het veld maak je het weer leeg.

2. Filteren op rol: in het dropdownmenu naast Rol: kies je tussen Alle rollen, Eigenaar, Beheerder, Moderator, Bijdrager, Kijker en Niet geautoriseerd. Zo blend je bijvoorbeeld alleen je moderators in.

3. Alleen geregistreerde gebruikers: zet het vinkje bij Geregistreerd om gewone gasten zonder account te verbergen. Zo scheid je echte accounts van eenmalige bezoekers.

4. Sorteren: kies in het dropdownmenu naast Sorteren: een criterium – Laatst bezocht (standaard), Punten, Uploads, Likes, Taken, Prestaties, Gedeeld, Downloads, Weergaven, Reacties, Deelnamedatum, Naam of Rol. Met de twee pijlknoppen ernaast schakel je tussen oplopend en aflopend (standaard: aflopend).

5. Weergave wisselen (alleen desktop): rechts kun je schakelen tussen de kaartweergave (9 kaarten per pagina) en de tabelweergave (20 rijen per pagina). Op de telefoon is deze schakelaar er niet – daar zie je altijd kaarten. In de tabel zijn de kolomkoppen Gebruiker, Rol, Deelnamedatum en Laatst actief aanklikbaar en sorteren ze de lijst direct; de kolommen Activiteit, Prestaties en Uitnodigingen zijn puur weergavekolommen.

6. Actieve filters: zijn zoeken, een rolfilter of het vinkje Geregistreerd actief, dan verschijnt daaronder de regel Actieve filters: met verwijderbare chips en de knop Alles wissen, die alle filters in één keer terugzet.

7. Bladeren: onderaan navigeer je met Eerste / Vorige / Volgende / Laatste; via Ga naar: spring je direct naar een paginanummer. De regel „X tot Y van Z gebruikers weergegeven” laat zien welk deel je op dat moment bekijkt.

Telefoon

Computer

De tabelweergave toont de deelnemers als rijen met sorteerbare kolommen zoals „Gebruiker”, „Rol”, „Deelnamedatum” en „Laatst actief”.

De weergave staat in de adresbalk

De gekozen weergave wordt niet permanent opgeslagen. Ze staat als parameter ?view=table in de adresbalk: laad je precies dat adres opnieuw, dan blijft de tabel staan – open je de pagina later opnieuw via de zijbalk, dan start je weer in de kaartweergave. Wil je de tabel permanent bij de hand hebben, maak dan een bladwijzer van het adres met ?view=table.

Tip

Om vóór een beloningsactie je grootste bijdragers te vinden, sorteer je aflopend op Uploads of Punten. De actiefste gasten staan dan bovenaan.

Wat de gebruikerskaart toont

Elke kaart vat een persoon compact samen. Een klik op de kaart opent het detailvenster.

• Badges: bovenaan een chip Gast of Geregistreerd, de rolchip (bijv. Bijdrager) en – indien van toepassing – blokkeringshints zoals Uploadverbod of Reactieverbod.
• Betrokkenheidsscore (0–100 %): een cijfer voor de activiteit. De tooltip „Zo wordt de betrokkenheidsscore berekend:” splitst hem uit: uploads +2 punten per stuk, gegeven likes +1, ontvangen likes +2, voltooide taken +5 en prestaties +10 punten per stuk (max. 100 %). Afhankelijk van de waarde verschijnt een niveau: Zeer actief, Actieve gebruiker, Gemiddelde activiteit of Lage activiteit.
• Cijfertegels: Uploads, Punten, Taken, Likes (tooltip „Likes (ontvangen/gegeven)”), Prestaties, Gedeeld, Weergaven, Downl. (downloads) en Reac. (reacties).
• Voettekst: deelnamedatum, laatste bezoek en de actieve uitnodigingscodes van de gebruiker als chips – bij veel codes gevolgd door +N meer. Heeft de gebruiker geen actieve code, dan staat er Geen actieve.

Snelle acties via het contextmenu

Een rechtsklik op een kaart of rij (op desktop) of een lange druk (op mobiel) opent een klein menu met:

• Details bekijken – opent het detailvenster.
• E-mail kopiëren – kopieert het e-mailadres naar het klembord (alleen als de gebruiker een e-mailadres heeft opgegeven).

Het contextmenu heeft precies twee items. Bij gasten zonder account staat op de kaart „Geen e-mail” – dan ontbreekt het tweede item.

Het detailvenster van een gebruiker

Een klik op een kaart of rij (of op Details bekijken) opent het uitgebreide detailvenster. Dit is je gereedschap om een individuele persoon volledig te beheren.

Telefoon

Computer

Het detailvenster: bovenaan avatar, naam, de chips Geregistreerd, Eigenaar en Profiel bekijken – daaronder de twee rijen tegels, het uploadoverzicht en de betrokkenheidsbalk (hier 81 % = Zeer actieve gebruiker).

Kopgedeelte: avatar, naam, chip Gast of Geregistreerd, e-mailadres (of de melding Geen e-mailadres), de rolchip en de chip Profiel bekijken, die het openbare profiel van de gebruiker opent. In de bewerkmodus komt daar de chip Bewerken bij.

Inhoud: daaronder volgen de onderdelen Statistieken, Gebruikersinformatie, Prestaties, Voltooide taken en Moderatie (zie hieronder).

Voettekst: de knop Gebruiker bewerken schakelt naar de bewerkmodus; dan verschijnen Annuleren (verwerpen) en Opslaan. Zonder bewerkmodus staat daar Sluiten.

Statistieken lezen

Het statistiekengedeelte toont twee rijen tegels:

• Uploads – totaal aantal; de tooltip splitst uit naar Gepubliceerd / Niet gepubliceerd / In afwachting. Een klik opent de galerij, gefilterd op de uploads van deze gebruiker (Uploads in galerij bekijken).
• Ontvangen likes en Gegeven likes – een klik op Gegeven likes toont de door de gebruiker geliket media in de galerij.
• Punten – actuele puntenstand (in de bewerkmodus direct bewerkbaar, zie hieronder).
• Voltooide taken – opgeloste taken (alleen als de takenfunctie actief is).
• Prestaties – behaalde prestaties (alleen als de functie actief is).
• Tweede rij: Gedeeld, Ontvangen weergaven (tooltip toont Gegeven weergaven), Downloads en Reacties (tooltip toont Ontvangen reacties).

Daaronder volgen een uploadoverzicht (Totaal / Gepubliceerd / Niet gepubliceerd / In afwachting) en de balk Betrokkenheidsscore met percentage en activiteitsniveau: boven 75 % Zeer actieve gebruiker, boven 50 % Actieve gebruiker, boven 25 % Gemiddelde activiteit, daaronder Lage activiteit.

Gebruikersinfo bewerken

Klik op Gebruiker bewerken – het onderdeel Gebruikersinformatie wordt gemarkeerd en krijgt de chip Bewerkbaar.

Telefoon

Computer

Pas de knop Gebruiker bewerken maakt het venster beschrijfbaar. Daarna kun je in de rij Rol een andere rol kiezen — bijvoorbeeld een gast tot moderator maken. De wijziging wordt pas opgeslagen met de knop onderaan het venster.

1. Bijnaam: vul in het tekstveld een nieuwe weergavenaam in. Heeft de gebruiker er geen, dan staat er buiten de bewerkmodus Geen bijnaam.

2. Rol aanpassen: kies in het dropdownmenu (Rol selecteren…) een nieuwe rol. Belangrijk is te begrijpen waar de rol vandaan komt – daarvoor zijn er drie bronchips:

   • Overschreven – „Deze rol is handmatig ingesteld door een beheerder en overschrijft de rol van de uitnodigingscode”.
   • Eigenaar evenement – „Deze gebruiker is de maker/eigenaar van het evenement”. Deze rol is niet bewerkbaar (chip Niet bewerkbaar); om hem te wijzigen moet eerst het eigendom worden overgedragen.
   • Van uitnodiging – „Deze rol wordt bepaald door de uitnodigingscode met de hoogste rechten die de gebruiker heeft”.

3. Overschrijving verwijderen: heeft een gebruiker een handmatig ingestelde rol, klik dan in de bewerkmodus op Verwijderen („Roloverschrijving verwijderen en terugkeren naar de rol uit uitnodigingscodes”). De chip Wordt gewist verschijnt; na het opslaan geldt weer automatisch de rol uit de hoogste uitnodigingscode.

4. Punten: bewerk de puntenstand rechtstreeks in de tegel Punten in het statistiekengedeelte. Vul het nieuwe getal in.

5. Opslaan of verwerpen: met Opslaan worden alle wijzigingen doorgevoerd („Gebruiker succesvol bijgewerkt”), Annuleren verwerpt ze.

Opgepast

Rolbeperking: evenementbeheerders mogen alleen Moderator en lager toekennen; de rollen Beheerder en Eigenaar mag uitsluitend de eigenaar toekennen („Evenementbeheerders kunnen alleen Moderator-toegang en lager toekennen. Alleen eigenaren kunnen Beheerder- of Eigenaar-toegang toekennen.”). Voor admins dragen deze opties de hintchip Alleen eigenaar. Probeer je toch een te hoge rol op te slaan, dan verschijnt een foutmelding.

Tip

Stuur rollen bij voorkeur via uitnodigingscodes (navolgbaar voor je team) in plaats van via losse overschrijvingen. Een overschrijving is ideaal voor uitzonderingen, een code voor hele groepen. Meer hierover in Rollen & rechten en Gasten uitnodigen.

Voorbeeld

Je zus mag op de trouwdag foto’s goedkeuren. Ze is via de algemene gastcode toegetreden en heeft daarom alleen de rol Kijker.

1. Typ in het veld Zoeken op naam of e-mail haar voornaam en open haar kaart met een klik.
2. Klik onderaan op Gebruiker bewerken — het onderdeel Gebruikersinformatie krijgt de chip Bewerkbaar.
3. In het dropdownmenu Rol selecteren… kies je Moderator. Daarvoor stond bij het rolveld de chip Van uitnodiging, na het opslaan staat er Overschreven — precies daaraan herken je later dat de rol handmatig is ingesteld.
4. Opslaan → „Gebruiker succesvol bijgewerkt”. Vanaf nu ziet ze in haar profielmenu het item Moderatie.

Na afloop terugdraaien: opnieuw Gebruiker bewerken, dan op Verwijderen naast de rol. De chip Wordt gewist verschijnt, en na het opslaan geldt automatisch weer de rol uit haar uitnodigingscode — je hoeft dus niet te raden welke dat was.

Kleine valkuil: ben je zelf alleen event-admin en geen eigenaar, dan dragen Beheerder en Eigenaar in het dropdownmenu de chip Alleen eigenaar en kunnen ze niet worden opgeslagen.

Een prestatie handmatig toekennen

Is de functie actief, dan kun je een gebruiker rechtstreeks een prestatie toekennen. Klap in het detailvenster het onderdeel Prestaties open en kies Prestatie toevoegen.

Telefoon

Computer

In de bewerkmodus toont het onderdeel Behaalde prestaties ook de knop Prestatie toevoegen. Daarmee ken je een prestatie handmatig toe — handig als iemand offline iets heeft gepresteerd dat de automatiek nooit opmerkt.

1. Het venster Prestatie toevoegen opent met het onderschrift „Kies een prestatie om die aan NAAM toe te kennen”.

2. Zoek de juiste prestatie via het zoekveld Prestaties zoeken…, de sortering (Naam (A-Z), Naam (Z-A), Minst verdiend, Meest verdiend) of de filterchips Tijdgebaseerd, Punten, Taken, Betrokkenheid, Sociaal en Met beloning.

3. Elke regel toont afbeelding, naam, beschrijving, hoe vaak de prestatie al is verdiend, de voorwaarden en – indien aanwezig – een beloningssymbool. Al toegekende prestaties worden verborgen; heeft de gebruiker ze allemaal al, dan staat er „Geen prestaties beschikbaar om toe te kennen. De gebruiker heeft al alle prestaties.”

4. Selecteer de prestatie en bevestig met Prestatie toekennen. Er verschijnt een bevestiging.

Opmerking

Nieuwe prestaties kunnen hier niet worden aangemaakt: „Hier kunnen geen nieuwe prestaties worden aangemaakt.” De link Prestaties beheren brengt je naar de Prestatie-editor. Een al toegekende prestatie verwijder je in het onderdeel Prestaties van het detailvenster (in de bewerkmodus) via Prestatie verwijderen – met de bevestigingsvraag Prestatie verwijderen?.

Uitnodigingscode toevoegen of verwijderen

In de bewerkmodus beheer je onder Uitnodigingscodes (met de teller „N actief van M”) de codes van de persoon.

Telefoon

Computer

Onder Uitnodigingscodes staat via welke code iemand is binnengekomen. Uitnodigingscode toevoegen koppelt nog een code aan de persoon — zo krijgt die de rechten van een andere groep, zonder dat je de rol hoeft te wijzigen.

1. Toevoegen: klik op Uitnodigingscode toevoegen. Het gelijknamige venster opent met het onderschrift „Kies een uitnodigingscode om die aan NAAM toe te voegen”, het zoekveld Uitnodigingscodes zoeken…, de sortering (Code (A-Z), Code (Z-A), Minst gebruikt, Meest gebruikt, Op rol) en het filter Filteren op rol:.

2. Elke regel toont de code (in monospace), een chip Standaard resp. Actief of Inactieve/verwijderde uitnodiging, de beschrijving, het gebruik („X/Y gebruikt” resp. „X gebruikt (onbeperkt)”), een eventuele vervaldatum (Verloopt) en de rol.

3. Heeft de gekozen code een hogere rol dan de huidige van de gebruiker, dan wijst een geel banner erop dat de rol bij het toevoegen automatisch wordt opgehoogd. Verandert er niets, dan verschijnt in plaats daarvan een grijze melding.

4. Bevestig met Uitnodigingscode toevoegen.

5. Verwijderen: elke codechip heeft in de bewerkmodus een klein rood kruisje. Een klik opent het bevestigingsvenster Uitnodigingscode verwijderen?, voordat de code wordt verwijderd. Is een uitnodiging inmiddels verwijderd, dan staat er bij de chip „Deze uitnodiging is verwijderd”.

Opmerking

Nieuwe codes worden hier niet aangemaakt: „Hier kunnen geen nieuwe uitnodigingscodes worden aangemaakt.” De link Uitnodigingen beheren leidt naar Gasten uitnodigen. Als evenementbeheerder kun je geen codes voor Beheerder of Eigenaar toewijzen („Alleen eigenaren kunnen uitnodigingscodes voor Beheerder of Eigenaar toewijzen.”). Heeft de gebruiker nog geen code gebruikt, dan staat er Geen uitnodigingscodes gebruikt.

Gebruiker modereren

Het onderdeel Moderatie is alleen bruikbaar als je deze gebruiker mag modereren – hij dus een lagere rol heeft dan jij en jij moderatierechten hebt. Anders legt het onderdeel de reden uit: Eigenaar van het evenement kan niet gemodereerd worden, Deze gebruiker kan niet gemodereerd worden of Geen moderatierechten.

1. Blokkeren: klik op Gebruiker blokkeren. In het venster („Selecteer waarvoor NAAM moet worden geblokkeerd”) selecteer je onder Categorieën om te blokkeren selecteren een of meer categorieën met een vinkje:

   • Uploads – „Gebruiker kan geen foto’s of video’s uploaden”.
   • Reacties – „Gebruiker kan geen reacties of antwoorden plaatsen”.
   • Bijnaamwijzigingen – „Gebruiker kan de eigen bijnaam niet wijzigen”.
   • Profielfoto’s – „Gebruiker kan geen nieuwe profielfoto uploaden”.

2. Het veld Reden (optioneel) is vrijwillig, maar aan te raden: „Geef een reden op voor deze blokkering (zichtbaar voor andere moderatoren)”. Dat documenteert de blokkering navolgbaar voor je team.

3. Bevestig met Blokkering bevestigen. Je kunt meerdere categorieën tegelijk blokkeren.

4. Blokkering opheffen: bij actieve blokkeringen verschijnt de knop Blokkering opheffen. Het venster toont onder Categorieën om te deblokkeren selecteren alleen de op dat moment geblokkeerde categorieën; bevestig met Deblokkeren bevestigen.

5. Profielfoto verwijderen: heeft de gebruiker een ongepaste profielfoto, dan verwijder je die met Profielfoto verwijderen (alleen zichtbaar als er een afbeelding aanwezig is).

Het uitgeklapte onderdeel Moderatie: de rode knop Gebruiker blokkeren en daaronder het groene vak „Geen blokkeringen actief — gebruiker heeft volledige toegang”. Blokkering opheffen en Profielfoto verwijderen ontbreken hier, omdat deze persoon niet geblokkeerd is en geen profielfoto heeft.

Het onderdeel toont bovendien de status: rood Momenteel geblokkeerd voor: met de geblokkeerde categorieën, of groen Geen blokkeringen actief — gebruiker heeft volledige toegang.

De modus Blokkeren, hier geopend vanuit het admin-detailvenster – herkenbaar aan het onderschrift dat je met „je” aanspreekt („Kies waarvoor …”) en de derde categorie Bijnaamwijzigingen heet. Aangevinkt is Uploads; daaronder het vrijwillige veld Reden (optioneel), dan Annuleren en Blokkering bevestigen.

Tip

Blokkeer gericht afzonderlijke categorieën in plaats van alles ineens. Valt iemand alleen via reacties lastig, dan volstaat een Reacties-blokkering – de persoon kan nog steeds foto’s bijdragen. Voor volledige moderatie van je evenement zie Gebruikers blokkeren en Moderatie.

Prestaties en taken van de gebruiker bekijken

• Het onderdeel Behaalde prestaties (alleen bij actieve functie) somt de ontvangen prestaties op, samen met de status van de beloningen: Beloning geclaimd, Beloning afgewezen of Beloning kan worden ingewisseld. Via N meer tonen laad je er meer; in de bewerkmodus kun je afzonderlijke prestaties verwijderen. Heeft de gebruiker er nog geen, dan staat er Nog geen prestaties behaald.
• Het onderdeel Voltooide taken (alleen bij actieve functie) toont de door de gebruiker opgeloste taken met de vermelding Nx voltooid; zonder opgeloste taken staat er Nog geen taken voltooid.

Aanbevolen werkwijzen

• Sorteer vóór het toekennen van een beloning op Punten of Uploads om de actiefste deelnemers te vinden.
• Stuur rollen zo veel mogelijk via uitnodigingscodes in plaats van via losse overschrijvingen – dat is voor het hele team navolgbaar.
• Documenteer elke blokkering met een reden, ook al is het veld optioneel.
• Blokkeer bij misbruik gericht categorieën in plaats van de volledige blokkering.
• Gebruik het vinkje Geregistreerd om echte accounts van eenmalige gasten te onderscheiden.

Veelgestelde vragen en probleemoplossing

• Onderdeel Prestaties of Taken ontbreekt: de betreffende functie is uitgeschakeld in je abonnement of in de instellingen. Bekijk Functies of Pakket & looptijd.
• Onderdeel Moderatie niet bruikbaar: je hebt geen moderatierechten voor deze gebruiker – bijvoorbeeld omdat hij een hogere of gelijke rol heeft als jij. Het onderdeel vermeldt de reden in gewone taal.
• Beheerder/Eigenaar in het rol-dropdownmenu geblokkeerd: deze rollen mag alleen de eigenaar toekennen (chip Alleen eigenaar).
• „Uitnodigingscode toevoegen” toont geen codes: er zijn geen actieve, toe te kennen codes. Maak ze eerst aan onder Gasten uitnodigen.
• Een gebruiker verschijnt niet: waarschijnlijk verbergt het vinkje Geregistreerd of een rolfilter hem. Klik op Alles wissen.
• Na het herladen weer kaartweergave: dat is zo bedoeld – de weergave hangt af van de parameter ?view=table in de adresbalk, niet van je account.
• Gewijzigde punten of bijnaam verschijnen niet: gebruik de knop Vernieuwen in de kopregel om de lijst opnieuw te laden.

Verwante pagina’s

• Rollen & rechten – wat elke rol mag
• Gasten uitnodigen – uitnodigingscodes aanmaken en beheren
• Gebruikers blokkeren en Moderatie – je evenement volledig modereren
• Prestaties en Takenbeheer – prestaties en taken beheren
• Beloningen inwisselen – echte beloningen volgen
• Evenementstatistieken – geaggregeerde cijfers van je evenement
• Vanuit gastperspectief: Punten & beloningen, Challenges, Echte beloningen, Profiel