Voor, tijdens & na het evenement

Om ervoor te zorgen dat alles op je grote dag soepel verloopt, helpt een duidelijk tijdschema. Deze gids is geen apart scherm, maar een overkoepelend kader voor de drie fasen van je evenement – voorbereiding, verloop en nabewerking.

Het dashboard kent deze drie fasen inmiddels zelf en sorteert zijn kaarten ernaar: „We zijn nog aan het plannen”, „Het draait om de foto’s” en „Het feest is voorbij”. De drie fasen van deze gids komen precies overeen met deze drie statussen. Voor elke fase laat de gids je zien waar je moet klikken, met verwijzingen naar de bijbehorende uitgebreide gidsen.

Jouw controlecentrum: het dashboard

Bijna elke stap begint bij het dashboard – de startpagina van je adminonderdeel, in de zijbalk heet het Overzicht. Zo kom je er: log in als organisator, open je evenement en kies in het profielmenu rechtsboven onder Beheer het onderdeel Adminportaal; het adres eindigt dan op /admin. Alleen eigenaren en beheerders zien dit onderdeel; hoe je er komt, lees je in Naar het evenementbeheer gaan.

Het admin-dashboard met de cijferbalk en de kaarten Bewaartermijn, Countdown en Volgende stappen — Het dashboard bevat de hele tijdlijn: bovenaan de kopregel met de actuele fase, daaronder de cijferbalk en de kaarten. ① de cijferbalk: tot vier tegels die meebewegen met de fase van je evenement en je actieve tools – elke tegel is aanklikbaar en brengt je naar de plek waar je aan dat cijfer werkt; daaronder rechts opent **Alle cijfers bekijken** de volledige statistiek. Op de telefoon staan de vier tegels als 2×2-blok. ② **Evenement instellen** opent de instelwizard opnieuw, **Tour starten** leidt je door het adminonderdeel. ③ **Dashboard instellen** opent de dialoog voor cijfers en kaarten: aan- en uitzetten, volgorde slepen. Zijn er kaarten uitgeschakeld, dan staat het aantal in de knop – **Dashboard instellen · 2 uit**.

Van boven naar beneden zie je:

De kopregel: de naam van het evenement en daaronder een regel met de datum, de resterende tijd („nog N dagen” resp. „heeft plaatsgevonden”) en de naam van de actuele fase – Planning, Galerij of Na het feest.
De cijferbalk: vier tegels met een cijfer en een voortgangsbalk. Elke actieve planningstool levert zijn eigen cijfer (toezeggingen, zitplaatsen, budget, programmaonderdelen …), de galerij levert altijd Foto’s, Uploaders, Te beoordelen (alleen als er iets wacht), Geheugen en Galerij tot. Rechts daaronder opent „Alle cijfers bekijken” de statistiek.
De kaarten, waarvan de volgorde meeverandert met de fase.

Op de telefoon staat direct onder de kopregel bovendien een horizontale balk met je actieve tools en de pil „Alle tools” – daar is de zijbalk ingeklapt. Die balk verschijnt pas zodra minstens één tool actief is.

Deze kaarten moet je kennen

Bewaartermijn – de belangrijkste klok. Deze staat in elke fase helemaal bovenaan en vertelt je hoe lang je galerij online blijft; de knop „Verlengen” leidt naar de pagina Pakket & looptijd.
Countdown – altijd de tweede kaart: een grote dagenteller met voortgangsring. Zonder evenementdatum staat er „Wanneer is de grote dag?” met de knop „Datum invullen”.
Volgende stappen – hoogstens vier punten, ondertitel „Uit je eigen gegevens, niet uit een sjabloon.” Eerst komt wat je echte gegevens nog open laten (bijvoorbeeld „N gasten hebben nog geen plek” of „N uploads wachten op goedkeuring”) met de tekstknop „Openen”, daarna openstaande checklist-taken. Onderaan leidt „Hele checklist” naar de complete lijst.
Jouw tools – je actieve tools met hun cijfer, daaronder suggesties; knop onderaan „Alle 11 tools bekijken”.
Galerij – de drie regels Gepubliceerd, Te beoordelen en Uploaders, daaronder „Galerij openen”, „Delen” en „QR-code”.
Recent geüpload – een fotostrip met de nieuwste foto’s. Zolang er nog niets is, staat er een hint en de knop „QR-code ophalen”.
Wat je galerij kan – zes echte schakelaars: gasten mogen uploaden, uploads eerst goedkeuren, likes, reacties, fotochallenges, punten.
Live-fotowand – het galerijadres voor het grote scherm, met „Link kopiëren”, „Openen” en „Delen”.
Na het feest – „Alle foto’s downloaden”, „Bedankje versturen”, „Winnaars bepalen”.
Evenementstatistieken – alle tellers in één compact blok. Deze kaart staat standaard uit; je schakelt haar in via de dialoog „Dashboard instellen”.

De kaarten Bewaartermijn en Countdown bovenaan het dashboard — Bewaartermijn en Countdown zijn in elke fase toonaangevend – hoe lang de galerij blijft en hoeveel tijd er nog rest tot het feest. ① de kaart **Bewaartermijn** met de einddatum en daaronder de resterende looptijd – de regel **nog N dagen** staat er alleen zolang er een einddatum is ingesteld. Anders staat er **Permanent opgeslagen**; vóór de start **Begint bij de eerste foto** (gratis) of **Nog niet gestart — begint bij de 10e foto** (betaald), en daarna **Verlopen**, samen met het aantal dagen dat nog rest voor de ZIP-download. De icoontegel verspringt van groen naar geel zodra er minder dan acht dagen over zijn, en naar rood na het verlopen, ② **Verlengen** leidt naar de pakketpagina – de knop ontbreekt zolang de klok nog niet loopt, bij permanente opslag en bij galerijen die via een partner lopen, ③ de kaart **Tot het feest** telt de dagen tot de evenementdatum; zonder ingevulde datum staat daar in plaats daarvan **Wanneer is de grote dag?** met de knop **Datum invullen**.

De actierij en de dialoog „Dashboard instellen”

Boven de kaarten staan rechts uitgelijnd drie knoppen: „Evenement instellen” (opent de instelwizard opnieuw), „Tour starten” (de begeleide tour door het adminonderdeel) en „Dashboard instellen”. Heb je kaarten uitgeschakeld, dan draagt de derde knop een toevoeging zoals „· 2 uit”.

De dialoog Dashboard instellen met fasepillen, cijfers en de kaartenlijst — In de dialoog Dashboard instellen bepaal je de fase en schakel je cijfers en kaarten aan of uit.

De dialoog bestaat uit drie blokken:

„Waar draait het nu om?” – de fase. „Automatisch” is de standaardinstelling, daarnaast staan „We zijn nog aan het plannen”, „Het draait om de foto’s” en „Het feest is voorbij”. Automatisch betekent: ligt de evenementdatum meer dan twee dagen terug, dan schakelt het dashboard naar „Het feest is voorbij”; is minstens één planningstool actief (gastenlijst, RSVP, tafelschikking, menu, budget, uitnodiging), dan geldt „We zijn nog aan het plannen”; anders draait alles om de foto’s. Zonder ingevulde datum schakelt het dashboard nooit automatisch naar „Het feest is voorbij” – dan stel je de fase hier zelf in.
„Cijfers bovenaan” – elke tegel met een oog en pijlen. De hint „De eerste 4 zichtbare vullen de balk.” vertelt je welke het tot het dashboard schoppen. Grijze cijfers zijn gemarkeerd met „optioneel — uit” en moet je eerst inschakelen.
„Kaarten” – hetzelfde mechanisme voor de kaarten: oog om aan- en uit te zetten, slepen of pijlen om te sorteren. Kaarten die niet in je pakket zitten, staan onderaan met de vermelding „niet in je pakket”. Onderaan sluiten „Terugzetten” en „Klaar” de dialoog af.

De zijbalk van het adminonderdeel met de groepen Planning, Galerij en Evenement — De zijbalk groepeert alles in Planning, Galerij en Evenement; actieve tools staan als eigen regels onder Planning.

Acht weken van tevoren maak je het evenement aan, werk je de checklist af en vul je de Datum evenement in – pas daardoor kan het dashboard later vanzelf omschakelen. Zes weken van tevoren staan kleuren en header vast, en gaat de RSVP-link mee met de uitnodigingen; het cijfer Toezeggingen in de balk loopt in de dagen erna op. Twee weken van tevoren druk je de QR-tafelkaartjes en maak je drie challenges aan. Op 12 september toon je de fotowand via de beamer; de tegel Te beoordelen springt naar 7 omdat de goedkeuring actief is – je getuige werkt ze weg op /moderation terwijl jij feest. Let op: omdat gastenlijst en tafelschikking actief zijn, staat het dashboard die dag automatisch nog op „We zijn nog aan het plannen”; voor de avond zet je het in de dialoog „Dashboard instellen” handmatig op „Het draait om de foto’s”. Op 14 september, twee dagen na de datum, schakelt het dan vanzelf naar „Het feest is voorbij” en schuift de kaart Na het feest naar boven.

Fase 1 — Voor het evenement

De beste basis leg je rustig van tevoren. Neem een paar dagen de tijd, zodat er op de dag zelf niets meer ontbreekt. Op het dashboard komt deze fase overeen met „We zijn nog aan het plannen”.

Evenement instellen & checklist afwerken

Bekijk op het dashboard de kaart Volgende stappen. Die toont hoogstens vier punten – eerst wat je echte gegevens nog open laten, daarna openstaande checklist-taken.
De knop „Hele checklist” onderaan de kaart opent de complete lijst. Je kunt ook in de zijbalk het onderdeel Checklist kiezen; het label daarop toont het aantal openstaande punten.
Werk de punten op volgorde af. De volledige weergave staat standaard op het filter „Open” – afgeronde taken zijn dus verborgen tot je overschakelt naar „Alle”. Details over elk punt vind je in de gids Evenement instellen.

De kaart Volgende stappen met afgeleide stappen en openstaande taken — Volgende stappen haalt de openstaande punten uit je echte gegevens – en leidt onderaan naar de volledige checklist.

De instelchecklist met openstaande en afgeronde taken — De checklist is je vaste to-dolijst voor de voorbereiding.

Vormgeving & branding vastleggen

Open de instellingen en ga naar het tabblad Vormgeving. Dat heet niet meer „Stijl”; het adres ?tab=style is bewust hetzelfde gebleven, oude links blijven dus werken.
Stel de kopsectie, het fotoraster, kleuren, lettertypes en de QR-code in. Alle opties worden uitgelegd in de gids Vormgeving.
Voor gedrukte QR-kaarten en posters gebruik je het onderdeel Printsjablonen – zie QR-kaarten, posters & printsjablonen.

Telefoon
Computer

In het tabblad Vormgeving geef je je evenement een uitnodigende uitstraling. ① Voorbeeld tonen klapt op de computer de galerij als tweede kolom ernaast open en toont meteen wat je nog niet opgeslagen wijzigingen doen; op de telefoon opent het als dialoog. Een tweede klik verbergt het weer, de knop heet dan Voorbeeld verbergen. ② het zoekveld: typ een instelling in, en de pagina springt ernaartoe – indien nodig naar een ander tabblad, waar de treffer even wordt uitgelicht. ③ de schakelaar voor de geavanceerde secties: die klapt ze in één keer allemaal open, en je browser onthoudt de status – daarom heet hij hier al Geavanceerde opties verbergen in plaats van Alle geavanceerde opties tonen.

Functies activeren

Ga op het dashboard naar de kaart Wat je galerij kan. De zes schakelaars – gasten mogen uploaden, uploads eerst goedkeuren, likes, reacties, fotochallenges, punten – werken direct; je hoeft niet eerst naar de instellingen. Onder elke regel staat een klein linkje naar het instellingenonderdeel waar de schakelaar thuishoort.
Bevat je pakket een functie niet, dan staat in de regel „Niet inbegrepen in je pakket.” en rechts een knop naar de pakketpagina in plaats van een schakelaar.
Wil je meer dan de zes schakelaars, dan ga je naar de instellingen: goedkeuring en veiligheid staan in het tabblad Moderatie & veiligheid (zie de gids privacy & moderatie), al het overige over taken, punten, likes en downloads in het tabblad Galerijfuncties (zie de gids functies).

De kaart Wat je galerij kan met zes schakelaars — Wat je galerij kan: zes schakelaars die direct gelden voor je gasten.

Gasten-tools voorbereiden

De stap die het meeste tijd bespaart: alles rond uitnodiging, toezeggingen, menu, programma en tafelschikking regel je vóór het evenement. Er zijn in totaal elf tools. Je bereikt ze via de dashboardkaart Jouw tools (knop onderaan „Alle 11 tools bekijken”), in de zijbalk onder Planning → Alle tools – en op de telefoon via de toolbalk helemaal bovenaan het dashboard.

De kaart Jouw tools met actieve tools en hun cijfers — Jouw tools toont de actieve tools met hun huidige cijfer – en stelt passende extra tools voor zolang er van de zes regels nog plek is. ① De **kopregel** met de teller **N actief** – die ontbreekt zolang er geen tool actief is. ② **Hoogstens zes regels**: eerst de actieve tools met hun huidige cijfer (budget, bezette plekken, programmaonderdelen …), daarna – alleen als er ruimte over is – suggesties die gemarkeerd zijn als **inactief**. Een klik op een regel opent de tool. ③ **Alle N tools bekijken** leidt naar het tegeloverzicht onder *Alle tools*.

Uitnodiging versturen: ontwerp een digitale uitnodigingspagina met datum, locatie en programma en deel die via link of QR-code – zie Digitale uitnodiging.
Toezeggingen verzamelen: activeer RSVP, zodat je gasten online kunnen bevestigen of afzeggen. Je kunt eigen vragen toevoegen en gepersonaliseerde links versturen – zie RSVP.
Gastenlijst bijhouden: uit de toezeggingen ontstaat je gastenlijst – de basis voor tafelschikking, menuwensen en opvolging. Zie gastenlijst.
Menu en programma vastleggen: het menu en het verloop van de dag staan klaar als eigen tools – zie menu en draaiboek.
Tafelschikking maken: tafels plaatsen, gasten indelen, wensen meenemen. Op de dag zelf vinden je gasten hun plek zelf – zie tafelschikking.

Zodra een tool actief is, verschijnt hij vanzelf op drie plekken: als eigen regel in de zijbalk onder Planning, als tegel in de cijferbalk en – als er iets openstaat – als punt in Volgende stappen. Welke tools er in totaal zijn, hoe je ze activeert en zichtbaar maakt voor gasten, staat in het tooloverzicht.

Het tooloverzicht met alle beschikbare evenement-tools — Onder Alle tools activeer je uitnodiging, RSVP, gastenlijst, menu, draaiboek en tafelschikking. ① De **schakelaar** rechtsboven zet de tool direct aan of uit – er is geen opslaan-knop. Hoort een tool niet bij je pakket, dan staat daar in plaats van de schakelaar **Upgrade**, en een klik leidt naar het pakketoverzicht. ② De regel daaronder vertelt **waar gasten de tool tegenkomen**: **Startpagina** (tegel op de evenementstartpagina), **Gastenmenu** (item in het menu), **Alleen via directe link** (alleen via link of QR-code), **Alleen voor jou** (puur beheertool) en, als je een einddatum hebt ingesteld, **Tot ‹datum›**. ③ **Link kopiëren** zet het gastadres op het klembord, **QR-code** opent het tabblad met de code om af te drukken. Deze regel bestaat alleen bij ingeschakelde tools met een eigen gastenpagina. Een klik op de tegel zelf opent de editor.

Challenges, taken & albums voorbereiden (optioneel)

Speelse elementen motiveren je gasten om mee te doen. Alles is optioneel:

Taken/challenges: in de zijbalk onder Galerij → Taken & punten. De pagina heeft drie tabbladen: Taken, Prestaties en Puntenconfiguratie. In de dialoog geef je een naam, een beschrijving, het aantal punten en de voorwaarden op. Het volledige verloop staat in de gids taken.
Prestaties/beloningen: prestaties maak je aan in het gelijknamige tabblad; echte prijzen beheer je een niveau lager onder Echte beloningen. Zie de gids prestaties.
Albums: de albumbeheerder open je in de zijbalk onder Galerij → Albums. De dialoog vraagt om een naam, cover en optionele smart-regels. Handig voor onderdelen zoals ceremonie, receptie en feest – zie de gids albums.

De albumbeheerder met aangemaakte albums — In de albumbeheerder maak je verzamelingen zoals ceremonie, receptie en feest aan. ① de twee koppknoppen **Volgorde wijzigen** en **Album toevoegen**. De linker bestaat alleen zolang **Sorteren op** op **Handmatige volgorde** staat – bij elke andere sortering ontbreekt hij; is hij actief, dan heet hij **Klaar** en sleep je de albums in de gewenste volgorde. Op de telefoon dragen beide knoppen alleen iconen. ② de sorteerregel: het veld **Sorteren op**, de twee pijlen voor op- en aflopend en **Regels** per pagina – op de computer ernaast rechts, op de telefoon in de regel eronder. ③ het menu met de drie puntjes van een albumregel met **Selecteren**, **Foto's bekijken**, **Bewerken** en **Verwijderen**.

Toegang & beveiliging voorbereiden

Voor de snelle weg klik je op de dashboardkaart Galerij op „Delen” – er opent een dialoog met de evenementlink. Zolang er nog geen foto’s zijn, leidt ook „QR-code ophalen” op de kaart Recent geüpload daarnaartoe.
Wachtwoord, individuele codes en uploadertoegangen staan in de instellingen onder het tabblad Toegang. De vroegere aparte pagina „Uitnodigingen beheren” bestaat niet meer – het adres daarvan leidt automatisch daarheen. Alle opties (link, QR, codes) worden uitgelegd in gasten uitnodigen.
Wil je helpers benoemen tot moderator, dan ken je die rol ook toe in het tabblad Toegang. Een „uitgebreide modus” bestaat niet meer, beide weergaven zijn samengevoegd – zie rollen & rechten.

Het tabblad Toegang van de instellingen met galerijbeveiliging en uitnodigingscodes — In het tabblad Toegang beheer je galerijbeveiliging, uitnodigingscodes en rollen. ① de tabbladrij met **Toegang** open, ② de **galerijbeveiliging** met drie mogelijkheden: **Wachtwoordbeveiligd** (gasten hebben een code nodig), **Volledig privé (geavanceerd)** (alleen zelf aangemaakte uitnodigingen werken, de standaardcode staat uit) en **Open toegang** (iedereen met de link kan kijken), ③ **Wijzigingen opslaan** onderaan. Verderop op de pagina volgen de standaardrechten van gasten en de kaart **Uitnodigingscodes**.

QR-codes genereren & printen

Klik op de dashboardkaart Galerij op „QR-code” – de knop leidt naar het onderdeel Printsjablonen (zijbalk: Evenement → Printsjablonen). Bevat je pakket geen van de QR-downloadfuncties, dan ontbreekt de knop.
De afdrukassistent gaat open. Kies Je galerij delen, dan het doel en de uitvoer – Snel ontwerp voor een kant-en-klare kaart, Vrije editor voor de Design Studio of Alleen QR-code voor een PNG- of SVG-bestand. Download het resultaat, test de QR-code met je telefoon en druk hem af.
Plaats de kaarten op de evenementdag goed zichtbaar (tafels, ingang, bar).

Fase 2 — Tijdens het evenement

Nu draait alles live. Je hoeft niet voortdurend aan het scherm gekluisterd te zitten, maar af en toe een blik werpen loont wel. Op het dashboard heet deze fase „Het draait om de foto’s” – de foto’s en de galerijcijfers schuiven naar boven.

Live-fotowand actief houden

Open op het dashboard de kaart Live-fotowand en klik op „Link kopiëren” of „Openen” om de fotowand op een tv of beamer te tonen.
Via het tandwiel op de kaart kom je in de instellingen bij het tabblad Instellingen voor de fotowand – daar zit ook de schakelaar waarmee je de fotowand sowieso inschakelt. Alle opties worden uitgelegd in de gids fotowand.

De fotowand-instellingen in het adminonderdeel — In de fotowand-instellingen bepaal je hoe de live-fotowand op het grote scherm eruitziet.

De live-fotowand op een groot scherm — Op de tv verschijnen nieuwe foto's in realtime – een blikvanger voor je gasten. Gemarkeerd is de **QR-tegel**: gasten scannen hem en uploaden meteen – je kunt hem in de fotowand-instellingen ook verbergen. Op de computer bedien je de wand met het toetsenbord: → / ↓ / **Page Down** verder, ← / ↑ / **Page Up** terug, **spatiebalk** (of K) pauzeert, F schakelt naar volledig scherm, M zet het geluid van video's aan en uit.

Moderatie in het oog houden

Is goedkeuring actief, dan hebben nieuwe foto’s eerst jouw bevestiging nodig voordat ze in de galerij verschijnen. Dat er iets wacht, zie je op vier plekken: aan het cijfer Te beoordelen in de balk, op dezelfde regel op de kaart Galerij, als punt „N uploads wachten op goedkeuring” in Volgende stappen en aan het label bij het zijbalk-onderdeel Goedkeuring & meldingen.

Open in de zijbalk Galerij → Goedkeuring & meldingen. De pagina heeft als ondertitel „Keur wachtende uploads goed en handel af wat je gasten hebben gemeld.” en heeft de tabbladen Media, Gezichtsclusters (alleen met AI), Geblokkeerde gebruikers en Meldingen.
Beslis direct op de tegel (Goedkeuren of Weigeren) of klik op „Eén voor één beoordelen” om elke foto groot na elkaar te bekijken. Je beslissingen blijven staan waar ze zijn; onderaan verzamelt een balk de stand en biedt „Laatste ongedaan maken” aan. Details in de moderatiegids.
Stoort iemand herhaaldelijk, dan kun je die persoon blokkeren – daarbij kun je zijn zichtbare foto’s meteen verbergen. Zie gebruikers blokkeren.

De pagina Goedkeuring en meldingen in het adminonderdeel — Goedkeuring & meldingen draait binnen het adminkader: goedkeuren, verbergen, meldingen behandelen – zonder het onderdeel te verlaten. ① de tabbladrij **Media**, **Geblokkeerde gebruikers** en **Meldingen** – **Media** verschijnt alleen als goedkeuring in het pakket zit of er nog uploads in de wachtrij staan; **Gezichtsclusters** komt daartussen zodra gezichtsherkenning in het pakket zit en bij het evenement is ingeschakeld, ② de statusregel **In afwachting**, **Niet gepubliceerd** en **Gepubliceerd**, telkens met het aantal ernaast, ③ **Eén voor één beoordelen** start het doorlopen met toetsenbordsneltoetsen; is de huidige lijst leeg, dan blijft de knop grijs.

Moderatie delegeren

Benoem een vertrouwenspersoon tot moderator in de instellingen onder het tabblad Toegang.
Die persoon kan vervolgens uploads beoordelen, terwijl jij zelf kunt feesten. Pure moderators zonder adminonderdeel werken daarbij op de gastpagina onder /moderation – hetzelfde scherm, alleen zonder zijbalk. Hoe dat werkt, staat onder rollen & rechten.

Fase 3 — Na het evenement

Ook al is het feest voorbij, er zijn nog belangrijke stappen – vooral de back-up. Twee dagen na de evenementdatum schakelt het dashboard vanzelf naar „Het feest is voorbij”: de kaart Na het feest schuift ver naar boven en bundelt download, bedankje en huldiging. Heb je geen datum ingevuld, dan gebeurt dat niet automatisch – dan stel je de fase zelf in via de dialoog „Dashboard instellen”.

Nastroomuploads aansporen

Herinner je gasten er in de dagen erna aan om hun laatste foto’s nog te uploaden. Veel gasten hebben tijdens de avond niet meteen alles gedeeld. Gebruik je een live-uploadtoegang voor fotoboxen, dan kun je die hiervoor openlaten – zie live upload.

Winnaars huldigen & prijzen uitreiken

Heb je met punten en een ranglijst gewerkt, dan hoort nu de huldiging erbij:

Open de winnaarspagina: op de kaart Na het feest via „Winnaars bepalen”, of in de zijbalk onder Galerij → Taken & punten → Winnaars.
Bevries de stand zodra de laatste upload binnen is – daarna verandert het resultaat niet meer, ook al komen er nog punten bij.
Reik de prijzen uit en bevestig de uitreiking met de code die de winnaars ontvangen. Het volledige verloop wordt uitgelegd in Winnaars kronen & prijzen uitreiken.

Bedankje publiceren

Een kort bedankje houdt de galerij nog eens levendig en haalt gasten terug. Op de kaart Na het feest leidt „Bedankje versturen” rechtstreeks naar de tool. Bereid het het best al van tevoren voor; gestuurd door de evenementdatum verschijnt het dan vanzelf op het juiste moment. Zie bedankje.

Bewaartermijn controleren

Open het dashboard en bekijk de kaart Bewaartermijn – die staat helemaal bovenaan, in elke fase.
De tekst toont de status: „Opgeslagen tot” met de datum (daaronder „nog N dagen”), „Permanent opgeslagen” of – als de termijn is verlopen – „Verlopen — nog N dagen toegang voor de ZIP-download”. Na het verlopen is de galerij offline; tot de getoonde datum kun je haar nog zelf terughalen, daarna alleen nog via de support.
Is de tijd krap, klik dan op „Verlengen”: daar verleng je, zet je de galerij voordelig in het archief of zet je automatisch verlengen aan – zie Pakket & looptijd. In de fase „Het feest is voorbij” biedt ook de kaart Na het feest de knop „Bewaartermijn verlengen” aan.

Volledige back-up maken

Klik op de kaart Na het feest op „Alle foto’s downloaden” of open in de zijbalk Galerij → Volledige download. Hier stel je je ZIP-back-up in meerdere stappen samen.
Mapstructuur: kies hoe de bestanden worden gegroepeerd – Eén map, Op fotochallenge, Op uploader of Op album.
Bestandsnaamgeving: behoud de originele namen of voeg een statusvoorvoegsel, het aantal likes of de uploadernaam toe. Een voorbeeld toont je de resulterende bestandsnaam.
Beschrijvingen: optioneel genereer je bij elke foto een .txt-bestand met het bijschrift.
Prullenbak & selectie: bepaal of verwijderde foto’s worden meegenomen of uitgesloten, en welke statussen je meeneemt in de back-up.
Optioneel maak je voor elke status een eigen map aan. De boomstructuur-voorbeeld toont de uiteindelijke ZIP-structuur.
Klik ten slotte op Downloaden. Grote back-ups worden automatisch opgesplitst in meerdere ZIP-bestanden. Het volledige verloop staat in de gids download & export.

Downloadpagina met gemarkeerde knop Geavanceerde opties, statustegel en downloadknop — Na het evenement sla je hier alles op: ③ pakt de complete galerij met de standaardinstellingen in een ZIP, ② toont vooraf hoeveel foto's gepubliceerd, niet gepubliceerd of nog in de goedkeuring zijn. Wie mapstructuur, bestandsnamen of verwijderde foto's zelf wil bepalen, gaat via ① naar de geavanceerde opties.

Meer gidsen

Voorbereiding: Evenement instellen, Vormgeving, Printsjablonen, Moderatie & veiligheid, Galerijfuncties, Taken, Prestaties, Albums, Gasten uitnodigen, Rollen, Dashboard.
Gasten-tools: Tooloverzicht, Digitale uitnodiging, RSVP, Gastenlijst, Menu, Draaiboek, Tafelschikking.
Livebeheer: Fotowand, Moderatie, Gebruikers blokkeren.
Nabewerking: Live upload, Winnaars kronen, Bedankje, Pakket & looptijd, Download & export, Prullenbak, Event-statistiek.