Piano dei posti – Sistemare gli invitati

Una volta pronta la sala, arrivano le persone. Questa pagina mostra come sistemare gli invitati sui posti: a mano, automaticamente, secondo delle regole o secondo le preferenze dall’RSVP.

Gli invitati arrivano dalla lista invitati

Il piano dei posti mostra le stesse persone della tua lista invitati: non esiste una seconda lista da gestire separatamente. Se nel piano selezioni un invitato, modifichi direttamente qui la sua risposta RSVP, i dati di contatto e la scelta del menù.

Gli invitati valgono inoltre per tutti i piani dei posti insieme; ogni piano assegna solo il proprio posto.

Editor del piano dei posti con l'avviso blu sulla lista invitati centrale e la selezione del piano — L'avviso blu sopra il piano lo dice da sé: gli invitati arrivano dalla lista invitati centrale, e **Vai alla lista invitati** ti ci porta direttamente. Al punto ③ c'è la seconda frase importante: «Gli invitati sono gli stessi per tutti i piani, con un posto diverso per ogni piano.»

Il pannello Invitati

Se non è selezionato nessun elemento, il pannello laterale mostra la tua lista sotto Invitati. In cima ci sono i due pulsanti Assegna automaticamente e Regole dei posti; sotto crei nuove persone con Nome, Gruppo (facoltativo) e Aggiungi invitato. Solo dopo segue l’Elenco degli invitati vero e proprio.

Pannello Invitati con i pulsanti evidenziati Assegna automaticamente e Regole dei posti, il modulo per nuovi invitati e il chip di avanzamento sopra il piano — ① **Assegna automaticamente** distribuisce tutti gli invitati senza posto · ② **Regole dei posti** apre la finestra delle regole · ③ il modulo per un nuovo invitato (nome, gruppo, **Aggiungi invitato**) · ④ l'avanzamento si trova **sopra il piano**: «50 / 52 sistemati · 54 posti», cioè invitati sistemati, invitati in totale e sedie disponibili.

L’avanzamento si legge quindi in tre parti: quanti invitati sono seduti, quanti sono in totale e quanti posti offre la sala. Se ci sono più invitati che posti, lo vedi subito da questi numeri.

Ricerca, filtro per gruppo e invitati sistemati

Sopra la lista ci sono tre aiuti, che compaiono solo quando servono:

La ricerca filtra per nome. Compare con più di cinque invitati; una ✕ nel campo cancella di nuovo il testo cercato.
Il filtro per gruppo compare accanto non appena ci sono almeno due gruppi diversi. Tutti i gruppi lo annulla.
Mostra invitati già sistemati (N) fa ricomparire gli invitati già sistemati. Di norma sono nascosti, così vedi chi manca ancora; la casella compare solo se qualcuno è già seduto.

Pannello Invitati con ricerca evidenziata, filtro per gruppo, casella per gli invitati sistemati e una riga di invitato senza posto — ① **Cerca invitato…** · ② il filtro per gruppo (qui su **Tutti i gruppi**) · ③ **Mostra invitati già sistemati (50)**: senza spunta la lista mostra solo i casi ancora aperti · ④ una riga della lista: nome e sotto **Senza posto · Colleghi di lavoro**. Il +1 a destra indica un accompagnatore.

Chi non ha un posto è segnato come Senza posto: così nessuno viene dimenticato. Quando tutti sono sistemati, la lista vuota lo segnala.

Sistemare un invitato su un posto

Ci sono diverse strade per arrivarci:

Trascinare: trascina l’invitato dalla lista su un posto libero. È la via più rapida sul desktop.
Toccare: tocca l’invitato nella lista, poi tocca il posto sul piano. Sopra il piano compare per chi stai cercando un posto («Tocca un posto per assegnarlo a …»). Sul telefono è la via più comoda.
Dal posto: clic destro oppure tenere premuto su un posto, poi Fai sedere qui un invitato….

Menu contestuale di un posto libero con l'intestazione Posto 5 al Tavolo 6 e la voce evidenziata Fai sedere qui un invitato — Clic destro su un posto **libero**: l'intestazione indica posto e tavolo («Posto 5 al Tavolo 6») e c'è una sola voce ① **Fai sedere qui un invitato…**.

La voce apre la finestra Assegna un invitato a questo posto. In alto mostra di nuovo tavolo e posto, e sotto gli stessi strumenti del pannello:

Finestra Assegna un invitato a questo posto con campo di ricerca evidenziato, casella per gli invitati sistemati, una riga di invitato e l'avviso per creare nuovi invitati — ① **Cerca invitato…** filtra la lista · ② **Mostra invitati già sistemati (50)** include anche gli invitati già seduti, comodo per spostarli · ③ un clic sulla riga fa sedere la persona su questo posto · ④ l'avviso in fondo: «Digita un nome per creare subito un nuovo invitato.»

Creare un invitato direttamente nel piano

Se manca qualcuno, non devi passare alla lista invitati: digita il nome nel campo di ricerca della finestra del posto. Se non si trova nessuno, Photogala propone di creare la persona come nuovo invitato e assegnarle il posto. Finisce così anche nella lista invitati centrale.

Finestra del posto con il nome digitato Zio Franz e la scheda per creare un nuovo invitato — ① «Zio Franz» non è in nessuna lista, ② per questo la finestra propone di **crearlo come nuovo invitato e assegnargli il posto**. Un clic lo crea, lo fa sedere sul posto e lo aggiunge alla lista invitati.

Su un posto occupato il menu è più lungo. L’intestazione indica l’invitato; sotto ci sono prima le due voci delle regole e poi le azioni per questo posto:

Menu contestuale di un posto occupato con le cinque voci evidenziate Fai sedere insieme, Non far sedere insieme, Libera posto, Aggiungi +1 ed Elimina invitato — ① **Fai sedere insieme** e ② **Non far sedere insieme** creano una [regola dei posti](#regole-dei-posti): si possono scegliere solo quando sono selezionati **almeno due** invitati · ③ **Libera posto** libera solo la sedia · ④ **Aggiungi +1** crea un accompagnatore · ⑤ **Elimina invitato** rimuove la persona dalla lista invitati.

Più invitati alla volta

Con Ctrl + clic (su Mac Cmd + clic) aggiungi altri invitati alla selezione, sia nel piano sia nella lista. Da due invitati in su i pulsanti delle regole diventano attivi:

Scheda di selezione nel pannello Invitati con due invitati selezionati e i pulsanti attivi Fai sedere insieme e Non far sedere insieme — Due invitati selezionati: ① **Fai sedere insieme** (verde) e ② **Non far sedere insieme** (rosso) ne creano subito una regola dei posti, senza passare dalla finestra delle regole.

Una selezione multipla si può anche sistemare insieme: tocca poi un posto e Photogala distribuisce il gruppo a partire da lì. Se non c’è spazio per tutto il gruppo, ti dice quanti sono stati sistemati; gli altri restano selezionati, così li sistemi subito altrove.

Liberare di nuovo i posti

Libera posto nel menu contestuale libera di nuovo un posto; se hai selezionato più invitati, la voce si chiama Libera posti. Anche un invitato che trascini di nuovo nella lista invitati perde il suo posto.

Aggiungere un accompagnatore

Aggiungi +1 crea un accompagnatore per un invitato. Compare come Accompagnatore di questa persona e con l’assegnazione automatica viene sistemato proprio accanto al suo invitato.

Scambiare i posti

Se trascini un invitato su un posto occupato, la finestra Scambiare i posti? chiede conferma: i due si scambiano i posti. Con una selezione multipla vale lo stesso per tutto il gruppo; se per qualcuno non si trova un posto libero, quella persona torna nella lista invitati e la finestra ti dice per chi.

Se stai riorganizzando molto, scegli Non chiedere più in questa sessione. La finestra resterà muta fino al prossimo caricamento della pagina.

La scheda dei dettagli dell’invitato

Un clic su una figura di invitato nel piano apre la sua scheda nel pannello. Il nome e il posto sono sempre in alto; Dettagli apre tutto il resto, ed è tutto modificabile direttamente:

RSVP: In attesa, Confermato o Declinato, con la data della risposta.
Gruppo: con suggerimenti dai gruppi già assegnati.
E-mail e Telefono.
Dieta / allergie: intolleranze e regimi alimentari.
La scelta del menù: per ogni portata il piatto scelto dal tuo strumento Menu; chi non ha scelto nulla è su Nessuna scelta. Senza lo strumento Menu la sezione non compare.
Risposte alle tue domande RSVP personalizzate: scelta, scelta multipla e testo libero, così come le hai create in RSVP.
Le tue colonne personalizzate della lista invitati: i campi aggiuntivi della lista invitati.
Messaggio di risposta e Note: il messaggio dell’invitato e il tuo campo personale.

Scheda dei dettagli dell'invitato aperta nel pannello del piano dei posti con il campo RSVP evidenziato, gruppo, dieta e le tre portate del menù — La scheda di Claudia Moser: ① **RSVP** è su «Confermato» · ② **Gruppo** «Amici» · ③ **Dieta / allergie** · ④ le portate dallo strumento Menu, qui tutte su «Nessuna scelta». Sotto seguono le tue domande RSVP personalizzate. In alto a sinistra Photogala ricorda che Claudia è appena stata «presa in mano»: «Tocca un posto per assegnarlo a Claudia Moser.»

Assegnare automaticamente

Assegna automaticamente distribuisce tutti gli invitati senza posto sui posti liberi. Gli invitati già sistemati restano dove sono.

Le tre modalità

Bilanciato: distribuisce gli invitati in modo uniforme, così che tutti i tavoli siano pieni più o meno allo stesso modo.
Mescola: divide volutamente i gruppi, perché gli invitati si conoscano. Gli accompagnatori restano comunque insieme.
Insieme: chi si conosce siede insieme, i gruppi allo stesso tavolo e possibilmente uno accanto all’altro.

In ogni modalità vale: gli accompagnatori siedono accanto al loro invitato e le tue regole dei posti vengono rispettate. La modalità decide solo quale tavolo libero un invitato preferisce.

Finestra Assegna automaticamente con l'area Modalità evidenziata, l'opzione delle preferenze, la sezione Regole dei posti e il pulsante disattivato Tutti hanno già un posto — ① **Modalità**: le tre schede sotto · ② l'opzione **Tieni conto di N preferenze di posto** compare solo se ci sono preferenze aperte · ③ la sezione **Regole dei posti**: crei le regole direttamente qui, senza lasciare la finestra · ④ il pulsante in fondo. In questa demo sono già tutti seduti, per questo c'è scritto **Tutti hanno già un posto** ed è grigio.

Il pulsante in fondo indica il numero di invitati senza posto: Sistema (7) significa che verranno distribuite sette persone. Non conta chi ha declinato: chi ha declinato non viene mai sistemato automaticamente. Se chiunque abbia confermato o non abbia ancora risposto ha già un posto, c’è scritto Tutti hanno già un posto e il pulsante è disattivato.

Cosa viene segnalato dopo

Al termine ricevi brevi riscontri:

Quanti invitati sono stati sistemati, e quanti restano senza posto se i posti non sono bastati.
Rifiuti saltati: gli invitati che hanno declinato l’RSVP non vengono mai sistemati automaticamente. Puoi comunque sistemarli a mano.
Gruppi di preferenze divisi: se un gruppo nato dalle preferenze di posto è più grande di ogni tavolo, viene suddiviso in parti grandi quanto un tavolo. Le regole create a mano non vengono mai divise.
Nessun invitato senza posto: se non c’era nulla da fare.

Regole dei posti

Le regole dei posti stabiliscono chi deve sedere insieme o assolutamente non insieme. Guidano solo l’assegnazione automatica: a mano puoi continuare a fare tutto.

Fai sedere insieme: gli invitati scelti finiscono a un solo tavolo, se possibile uno accanto all’altro.
Non far sedere insieme: gli invitati scelti non finiscono mai allo stesso tavolo. Chi troverebbe posto solo a un tavolo vietato resta piuttosto senza posto.

Una regola si crea nella finestra Regole dei posti: scegli il tipo, spunta almeno due invitati e Aggiungi regola. Le regole valgono per tutti i piani, quindi le crei una volta sola.

Finestra Regole dei posti con una regola esistente da una preferenza, il selettore del tipo, i chip con i nomi degli invitati scelti e il pulsante Aggiungi regola — In alto ci sono le regole esistenti: ① porta l'etichetta **da preferenza** e viene quindi dall'RSVP. Sotto **Nuova regola**: ② il tipo (**Fai sedere insieme** / **Non far sedere insieme**) · ③ gli invitati scelti come chip, la ✕ ne toglie uno · ④ **Aggiungi regola (2)**. Finché sono spuntati meno di due invitati, il pulsante si chiama **Scegli almeno 2 invitati** e resta grigio.

Più rapido direttamente nel piano: seleziona più invitati con Ctrl + clic e nella scheda di selezione premi Fai sedere insieme oppure Non far sedere insieme.

Due indicatori aiutano nel controllo:

Mostra le regole sulla pianta disegna i collegamenti direttamente sul piano: verde per «insieme», rosso tratteggiato per «non insieme».
Se la disposizione attuale non rispetta una regola, il pulsante Regole dei posti porta un segnale di avviso rosso con il numero, e sotto compare l’elenco Regole dei posti violate.

Pannello Invitati con il segnale di avviso sul pulsante Regole dei posti, la casella Mostra le regole sulla pianta e l'elenco Regole dei posti violate — ① Il pulsante mostra entrambe le cose: 3 regole in totale e **⚠ 1** violazione · ② **Mostra le regole sulla pianta** mostra le linee di collegamento (ben visibili nel piano) · ③ **Regole dei posti violate (1)** fa nomi e cognomi: «Julia Hofer · Franz Schwarz — dovrebbero sedere separati, ma sono insieme». Un clic porta al primo invitato coinvolto, la ✕ nasconde l'avviso.

Preferenze di posto dall’RSVP

Quando rispondono, i tuoi invitati possono indicare fino a tre persone accanto a cui vorrebbero sedere. Il piano dei posti confronta questi nomi con la tua lista invitati, in modo generoso, così che «Tom» trovi anche Thomas e «Mueller» anche Müller.

Il pannello Preferenze di posto mostra il risultato in due parti:

Le preferenze univoche sono elencate in cima: qui corrisponde esattamente una persona. Applica trasforma una preferenza in una regola dei posti, Applica tutte sistema l’intera lista in una volta. Se due invitati si sono indicati a vicenda, la voce porta anche l’etichetta verde reciproca: il segnale più forte che ci sia.
Non univoche (N) è una sezione a scomparsa sotto. Lì compaiono due casi: «più invitati corrispondono al nome» oppure «nessuno nella lista invitati corrisponde». Con Assegna a … scegli tu la persona giusta, il cestino scarta la preferenza.

Pannello Preferenze di posto con l'etichetta reciproca, i pulsanti Applica e Applica tutte e la sezione aperta Non univoche — ① L'etichetta **reciproca**: entrambi si sono indicati a vicenda · ② **Applica** trasforma questa preferenza in una regola dei posti · ③ **Applica tutte** sistema tutte le preferenze univoche in una volta · ④ sotto **Non univoche** aiuta **Assegna a …**: «Marie Weber → «Zia Gerti» — nessuno nella lista invitati corrisponde».

Le preferenze applicate compaiono tra le regole dei posti con l’etichetta da preferenza. Sono volutamente più morbide delle tue regole: se un’intera catena di preferenze non entra in nessun tavolo, può essere divisa; una regola creata a mano mai. Puoi eliminarle singolarmente come qualsiasi altra regola.

Inoltre la finestra Assegna automaticamente ti propone di tenere conto subito anche delle preferenze aperte.

Risoluzione dei problemi

Un invitato non compare nella lista. Probabilmente è già sistemato: spunta Mostra invitati già sistemati. Controlla anche se la ricerca contiene ancora del testo o se è attivo un filtro per gruppo.

Non vedo né la ricerca né il filtro per gruppo. Entrambi compaiono solo quando servono: la ricerca con più di cinque invitati, il filtro per gruppo con almeno due gruppi diversi.

I pulsanti «Fai sedere insieme» e «Non far sedere insieme» sono grigi. È selezionato un solo invitato. Aggiungine un secondo con Ctrl + clic: allora si colorano.

L’assegnazione automatica salta qualcuno. Tre motivi frequenti: l’invitato ha declinato, non c’erano più posti liberi, oppure una regola Non far sedere insieme vieta ogni tavolo ancora libero. Il messaggio dopo l’esecuzione riporta i numeri.

Il pulsante nella finestra dice «Tutti hanno già un posto». Allora ogni invitato che non ha declinato ha già un posto. Chi ha declinato resta volutamente escluso: se serve, sistema queste persone a mano.

Una preferenza di posto resta tra le «Non univoche». O più invitati hanno un nome simile, e allora assegna tu con Assegna a …, oppure il nome indicato non è affatto nella lista invitati. Aggiungi la persona o scarta la preferenza.

Non riesco né ad assegnare né a scartare una preferenza. Hai modifiche non salvate. Salva prima, poi i pulsanti tornano attivi.

Un invitato compare due volte nel piano. Succede con le registrazioni spontanee nell’RSVP. Unisci le voci nella lista invitati prima di continuare a pianificare.

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