Presupuesto

El Presupuesto responde a la pregunta que surge la primera en cualquier planificación: ¿cuánto cuesta todo esto? No es una hoja de cálculo vacía: calcula con los datos que ya tiene tu evento. Cuántos invitados han confirmado, cuántas mesas hay en el plano de mesas, cuánto dura un punto del programa: todo eso se convierte en la cantidad de una posición de coste. Si cambia el número, cambia también el total.

Las cuatro áreas

El editor tiene cuatro secciones: Resumen, Posiciones, Calendario y Ajustes.

Resumen

Arriba están las cuatro cifras que importan:

Presupuesto – el importe que te has propuesto. Si todavía no hay ninguno, aparece Definir presupuesto; el asistente te ofrece su propia estimación con Aplicar …, si quieres incl. colchón.
Estimado – lo que suma la lista actual.
Reservado – la parte de eso que ya es firme.
Restante o Balance – lo que queda.

Cabecera del presupuesto con el interruptor Activo, las cuatro áreas, exportación, asistente y las cuatro cifras clave — La cabecera del presupuesto — igual en las cuatro áreas: **① el interruptor Activo** saca la herramienta de tu planificación sin borrar nada. **② las cuatro áreas** Resumen, Posiciones, Calendario y Ajustes. **③ exportación e importación** — CSV, XLSX, PDF y la lectura de una lista existente. **④ Asistente** vuelve a lanzar las preguntas. **⑤ las cuatro cifras clave** Presupuesto, Estimado, Reservado y Restante — aquí −900,00 €, es decir, el evento está 900 € por encima de lo previsto.

Debajo está la franja Coste previsto con el coste por invitado, la integridad en porcentaje y el aviso de cuántas posiciones siguen sin importe. En Calculado con estos supuestos puedes ver en todo momento con qué se ha calculado mientras faltan datos reales – por ejemplo «2 personas por invitación» o «8 invitados por mesa».

¿Qué pasa si se suman o cancelan invitados?

Un control deslizante que cambia el número de invitados a modo de prueba. Ves al instante lo que costaría un número distinto de invitados, sin tocar tus datos. Volver a … restablece la cifra real.

Control deslizante «qué pasaría si» en más tres invitados con la frase de resultado debajo — **① el control deslizante** desplaza el número de invitados hasta cinco hacia arriba o abajo — aquí llevado a +3. **② la frase de resultado** recalcula al instante: «Con 53 invitados en lugar de 50: 31.482,00 € (+1.782,00 €)». **③ los supuestos** en los que se basa el cálculo — 50 confirmados · 0 pendientes y 594,00 € por invitado. **Volver a 50** arriba a la derecha restablece la cifra real; el control deslizante no cambia nada en tus datos.

Ingresos y cobertura

Si también registras ingresos, el presupuesto calcula a partir de cuántos invitados cubre los costes. Si el número de invitados no puede compensarlo, lo indica claramente en lugar de inventar una cifra bonita.

Repartir los costes

Crea una posición de ingresos que crece con el número de invitados – para celebraciones en las que los invitados contribuyen. La herramienta te propone un importe por persona.

Esto es lo que falta

Una lista de carencias concretas en lugar de un signo de interrogación. Mensajes habituales y su significado:

La lista de invitados está vacía – las cantidades que dependen de invitados quedan en 0.
Falta el plano de mesas o se ha modificado – la cantidad deja de llegar.
Un bloque del programa vinculado ya no existe o dura 0 minutos.
Ningún invitado tiene un grupo de edad – no se pueden calcular los precios infantiles.
La oferta cubre menos invitados de los que planeas.
El menú no tiene precios.
Se ha pagado más de lo previsto.

Cada mensaje tiene Ver (va directamente a la posición) y, cuando es posible, Aplicar – que hace la corrección por ti.

El asistente

Asistente con las fichas de tipo de evento y la pregunta sobre el número de invitados — **① las fichas de tipo de evento** — el tipo adecuado está preseleccionado y etiquetado como **Encaja con tu evento**; las fichas con el añadido **Lista de control sin valores de referencia** solo crean la estructura, sin importes. **② el número de invitados**, del que salen todas las cantidades que dependen de invitados. Debajo siguen las preguntas de detalle — fotógrafo, alojamiento, nivel y demás; cada respuesta actualiza la vista previa al instante.

Crear presupuesto abre el asistente. Más adelante el botón se llama Asistente y puedes volver a ejecutarlo cuando quieras.
Responde a las preguntas: ¿Qué tipo de evento?, ¿Con cuántos invitados cuentas? (con Usar … de la lista de invitados si ya hay invitados registrados), de los cuales niños y el Nivel – ajustado, habitual o alto. En Precios para eliges la región.
Calcular vista previa te muestra de antemano qué va a pasar: cuántas posiciones son nuevas, cuántas quedan actualizadas, cuántas se mantienen o cuántas quedan ocultas.
Aplicar escribe la lista.

Parte inferior del asistente con la línea de resultado, la vista previa por categoría y el botón Aplicar — El final del asistente: **① la línea de resultado** con el total, el rango realista y el recuento «46 nuevas · 0 actualizadas · 0 se mantienen · 0 fuera». **② la vista previa por categoría** — lo que se crearía, con cantidad y total. **③ Aplicar** escribe la lista, **Cancelar** la descarta y deja tu presupuesto sin cambios.

Si solo quieres la estructura sin cifras, elige Lista de control sin valores de referencia. Para algunos tipos de evento todavía no hay valores de referencia – en ese caso, la lista llega deliberadamente sin importes.

Posiciones

La lista de costes propiamente dicha. Columnas predeterminadas: Posición, Cantidad, Precio unitario, Total, Estado y Reservar antes de.

Una fila de izquierda a derecha

Cada fila tiene cuatro controles fáciles de pasar por alto: el chip de cantidad, el desplegable de Estado, el campo de plazo Reservar antes de y, a la derecha del todo, los tres botones de fila.

Primer plano de una fila de la tabla con el chip de cantidad, el estado, el plazo y los tres botones de fila — Una fila de izquierda a derecha: **① la cantidad** — el chip indica el número y su origen («1 fijo») y al hacer clic abre **¿De dónde sale esta cantidad?**; un icono de cadena indica una cantidad que viene de otra herramienta, un lápiz indica un valor propio. **② el estado**, de *pendiente* a *cancelado*. **③ Reservar antes de** — el mismo plazo que aparece en el calendario. **④ los tres botones de fila**: desplegar el área de detalle (el punto azul indica que ya hay ofertas o pagos), ocultar, eliminar.

De dónde sale la cantidad

Este es el núcleo de la herramienta. En lugar de escribir un número, eliges de qué depende la cantidad:

Criterio	La cantidad sale de
único	valor fijo
por invitado / por adulto / por niño	lista de invitados
por invitación	hogares de la lista de invitados
por mesa / por asiento	plano de mesas
por hora	programa
por noche, por unidad, por proveedor	valor propio
por grupo / por miembro del grupo	grupos de la lista de invitados
por selección de menú	menú
1 por cada n invitados	proporción, por ejemplo un camarero por cada 20 invitados

En las posiciones que dependen de invitados también eliges quién cuenta: confirmados, confirmados + pendientes o todos los invitados. Las posiciones vinculadas llevan el aviso Viene de otra herramienta – su cantidad no se puede escribir directamente, porque de lo contrario volvería a cambiar en el próximo cambio de datos.

El chip de la columna Cantidad es un botón: un clic abre ¿De dónde sale esta cantidad? — ahí ajustas Calcular por y ves en una frase cómo se ha obtenido el número actual.

Menú de cantidad desplegado con la explicación, el selector de criterio y el campo de cantidad — El chip de cantidad de una fila, desplegado: **① la explicación** — aquí *Cantidad fija: 1*; en las posiciones vinculadas indica de qué herramienta viene el número y cómo se calcula (por ejemplo «51 invitados de la lista de invitados (confirmados)»). **② Calcular por** — la lista de criterios, de *único* pasando por *por invitado*, *por mesa*, *por hora* hasta *1 por cada n invitados*. **③ Cantidad** — el campo numérico solo existe para *único* y *por unidad*; en todos los criterios vinculados aparece en su lugar **Introducir tu propia cantidad**, y **Volver a calcular automáticamente** vuelve a enganchar la fila a su herramienta.

Importes

En el campo de precio puedes poner un importe fijo o un rango – simplemente escribe 1800-2400. Mientras no tengas tu propio importe, ahí aparece la estimación para tu región como referencia.

Estado

pendiente · solicitado · oferta recibida · reservado · anticipo pagado · pagado · cancelado. Con Estado para la selección … lo ajustas para varias filas a la vez.

El área de detalle

Ofertas, pagos, proveedor despliega tres bloques para cada posición:

Ofertas – varias ofertas por posición, ya sea total o por unidad, con cubre a (para cuántos invitados vale la oferta). La oferta seleccionada determina el importe de la posición.
Pagos – pagos parciales con fecha y descripción (por ejemplo «anticipo»). Debajo, Pagado, Pendiente de pago y, si corresponde, Pagado de más.
Proveedor y notas – nombre, contacto, enlace, centro de coste, IVA en porcentaje (importe bruto o neto), gastos de cancelación y Pagado desde (ver los fondos).

Cómo usar la tabla

Como en la lista de invitados: haz clic en el título de una columna para ordenar, filtrar, ocultar o fijar a la izquierda; arrastra el título de la columna para moverla. Además, Agrupar por categoría, el campo de búsqueda sobre posición, proveedor, nota, Restablecer filtros y Restablecer diseño. Abajo está la fila de Coste total; con un filtro activo, también la suma de las posiciones mostradas.

No hace falta eliminar las posiciones que ya no necesitas – Ocultar las saca del cálculo, Mostrar ocultas las recupera.

El catering — y qué pasa si cinco invitados cancelan.

Crear presupuesto: evento boda, para el número de invitados Usar … de la lista de invitados (80), de los cuales 6 niños, Nivel habitual, en Precios para la región. Calcular vista previa te muestra de antemano cuántas posiciones nuevas se añaden — luego Aplicar.
En la posición del menú pones el criterio en por invitado y la forma de contar en confirmados. Como precio unitario introduces 68 €. La cantidad no la escribes tú — la fila lleva Viene de otra herramienta.
Para el servicio de camareros usas el criterio 1 por cada n invitados con n = 20; así, de 80 invitados salen 4 personas.
Del catering llegan dos ofertas. Introduces ambas en el área de detalle bajo Ofertas — una por unidad, una total. La oferta seleccionada determina el importe de la posición.
El anticipo lo registras en Pagos; debajo aparecen Pagado y Pendiente de pago. El estado lo pones en anticipo pagado.

Si más adelante cinco invitados cancelan, aquí no tienes que hacer nada: registras las cancelaciones en la lista de invitados, la cantidad de la posición del menú baja de 80 a 75 y el total se recalcula. Para eso está precisamente el criterio.

Lo que no funciona: retroceder el estado desde pagado mientras haya un pago registrado — retira primero el pago.

Calendario

Todos los plazos en una línea temporal: cuándo hay que reservar algo y cuándo hay que pagarlo. Los puntos atrasados están marcados como tales, un clic salta a la posición, Marcar como pagado lo resuelve directamente.

Ajustes

Moneda – cambiarla no convierte nada, solo cambia el símbolo.
Región – determina qué valores de referencia se aplican. Tus propios importes no se ven afectados.
Número de invitados previsto – el supuesto que se usa mientras la lista de invitados está vacía. En cuanto hay invitados reales, se ignora; la herramienta también te lo indica.
Colchón – un porcentaje para imprevistos.
Neto/Bruto – si tus importes se registran con o sin IVA. El cambio solo afecta al valor predeterminado para las nuevas posiciones; los importes existentes no se recalculan.
Categorías – la organización de tu lista, ampliable en cualquier momento.
Quién paga – fondos para varios pagadores, cada uno con su aportación. Cada posición se puede asignar a un fondo, así ves quién aporta cuánto.
Columnas propias – número de contrato, persona de contacto, valoración propia. Tipos: texto, número, importe, fecha, selección, casilla. Aparecen en el área de detalle de cada posición y en la exportación. Una columna eliminada no se lleva sus valores – vuelven a aparecer si recuperas la columna.

Compartir, importación y exportación

Enlace de solo lectura

Un enlace para consultar – sin cuenta, sin edición. Quien lo tenga verá totales, categorías y plazos. Con Ocultar proveedores y sus condiciones, los nombres y precios de tus proveedores quedan fuera. Crear un enlace nuevo invalida el anterior al instante, Desactivar el enlace lo desactiva por completo.

Importación y exportación

Las listas existentes se pueden importar. La exportación incluye posiciones, categorías, cantidades con su origen, neto/bruto, el calendario de pagos y el resumen – como tabla o como PDF.

Cómo funciona junto con las otras herramientas

El presupuesto obtiene cifras de cuatro herramientas. Cuanto más completas estén, más fiable será el total:

Lista de invitados – número de invitados, confirmaciones, grupos, grupos de edad, elección de menú
Plano de mesas – mesas y asientos
Programa – duración de los puntos del programa
Menú – precios por plato

Por eso merece la pena crear el presupuesto una vez que la lista de invitados y el plano de mesas estén listos – o volver a ejecutar el asistente después de cada cambio importante.