RSVP – Recoge las confirmaciones

Con RSVP tus invitados confirman o cancelan su asistencia directamente en línea: las respuestas llegan automáticamente a tu lista de invitados. Sin papelitos, sin llamadas, sin cotejar nada a mano.

Lo que hace especial a RSVP

RSVP se comporta de forma distinta a la mayoría de las herramientas:

No aparece en la página de inicio del evento, ni como widget ni en el menú de invitados. Por eso, al pie de la tarjeta figura Solo por enlace directo — ya no como chip, sino como parte de una línea de texto separada por puntos —, y en el editor falta la pestaña Visualización. A diferencia de la invitación digital, RSVP tampoco se puede añadir después al menú de invitados; aquí no existe ese interruptor.
Tú lo envías activamente: como enlace o código QR, por ejemplo en la tarjeta de invitación.
Tus invitados ven solo el formulario, sin la navegación de la galería alrededor.
La ventana de visibilidad es a la vez el plazo de respuesta: una vez vencida, el formulario se cierra.

Dónde encontrar RSVP

Barra lateral con la entrada de RSVP resaltada bajo Planificación y la barra de pestañas del editor — ① En la barra lateral, **RSVP** aparece en el grupo **Planificación**, con una insignia numérica que muestra las confirmaciones y el total de invitados. Tiene su propia entrada en cuanto la herramienta está activa y se ha usado recientemente; si no, se llega a través de **Todas las herramientas** y la tarjeta **RSVP**. ② El editor solo tiene tres pestañas: **Contenido**, **Visibilidad** y **Código QR** — deliberadamente falta la pestaña **Visualización**, porque RSVP nunca aparece en la página de inicio.

Cabecera del editor de RSVP con el título y la franja de estado activo — ① Título y descripción de la herramienta. ② Si RSVP está activo, arriba solo queda esta franja estrecha **Activo** con la línea «No aparece en la página de inicio del evento — envía tú el enlace o el código QR». No es un mensaje de error, sino el aviso de que el envío corre de tu cuenta.

Configurarlo

Abre RSVP desde la barra lateral o desde Todas las herramientas.
Actívalo arriba con Activar herramienta.
- Teléfono
- Ordenador
Mientras RSVP está apagado, arriba aparece toda la tarjeta Activar herramienta – Hace que la herramienta esté disponible para tus invitados. El aviso azul de debajo dice: «La herramienta sigue desactivada. Aun así puedes preparar el contenido — actívala arriba cuando lo tengas listo.» Así que puedes configurarlo todo con calma y activarlo solo al final.
Elige tus opciones de respuesta en la pestaña Contenido y añade preguntas propias si las necesitas. Luego pulsa Guardar.
Fija tu plazo de respuesta en la pestaña Visibilidad.
Envía el enlace: uno compartido para todos o personalizado por invitado.

Las cifras de arriba

Las cuatro tarjetas de cifras: Invitados en total, Confirmados, No asisten y Pendiente — Cuatro tarjetas, en vivo desde la lista de invitados: ① **Invitados en total** — todas las entradas, acompañantes incluidos. ② **Confirmados**. ③ **No asisten**. ④ **Pendiente** — todavía sin respuesta.

Compartir la invitación

En el apartado Compartir la invitación tienes todo lo necesario para el envío, uno junto a otro.

El enlace compartido. La dirección aparece directamente ahí; Copiar enlace la copia al portapapeles. El mismo enlace está disponible como código QR en la pestaña Código QR, ahí también como cartel en PDF y listo para transformarlo en el Design Studio.

Enlaces personalizados por invitado. Dos botones generan un enlace propio para cada invitado de la lista y lo descargan como archivo:

Enlaces personalizados (CSV)
Enlaces personalizados (Excel)

Ambos archivos tienen dos columnas: Nombre y Enlace de invitación. El archivo se puede usar directamente para una combinación de correspondencia o un envío masivo de correos. La ventaja: la respuesta queda claramente asignada a la persona correcta, tus invitados no tienen que escribir su propio nombre, y el límite de acompañantes se aplica de forma individual por invitación.

Diseñar invitaciones. El botón abre el Design Studio con la plantilla de invitación para RSVP, preconfigurada en formato A6. En la vista previa vas pasando entre tus invitados reales; al exportar, cada tarjeta lleva el código QR personal de ese invitado.

Las dos líneas de aviso bajo los botones de envío: fecha del evento y la referencia a la pestaña QR — Dos avisos bajo los botones: ① Tu **fecha del evento** con el enlace **Cambiar** — las invitaciones impresas la llevan, por eso está justo aquí. Si todavía no hay ninguna fijada, el enlace se llama **Fijar ahora** y lleva a los [ajustes generales](/help/es/admin/settings-general/). ② La referencia a la pestaña **Código QR** — ahí está el código QR del enlace compartido.

Cuando el cupo de invitados se agota

Línea de aviso estrecha sobre las cifras: 52 de 65 invitados en tu plan — Cuando te acercas al límite, sobre las cifras aparece una línea estrecha: «52 de 65 invitados incluidos en tu plan.» Al lado, **Ver planes** lleva directo a la selección. Todavía no hay nada bloqueado.

Cuadro de cupo sobre el editor y los botones en gris para los enlaces personalizados — ① Si tu lista supera el cupo, la línea se convierte en un cuadro: «52 invitados — tu plan cubre 40.» Indica expresamente que puedes seguir planificando sin límite: añadir invitados, colocar mesas, asignar automáticamente. ② Lo único bloqueado son los **enlaces de invitación personales**: CSV y Excel aparecen en gris, y **Diseñar invitaciones** desaparece por completo. El enlace compartido y el código QR siguen funcionando.

La pestaña Código QR

Pestaña Código QR con el código, el enlace directo y los tres botones de archivo — ① El código QR del enlace compartido — los invitados lo escanean y llegan directamente al formulario de respuesta, sin iniciar sesión. Debajo está la dirección con **Copiar enlace**. ② Tres formatos de archivo para compartir: **Exportar PDF** (una hoja lista para usar), **QR como PNG** y **QR como SVG** (para la imprenta). **Diseñar en Design Studio** lo convierte en un diseño propio.

Opciones de respuesta

Tú decides qué se pregunta: pide solo lo que realmente necesites.

Las siguientes tres opciones de respuesta: dieta y alergias, asistente de respuesta y preferencias de asiento — ① **Preguntar por dieta y alergias** — un campo de texto libre para dieta y alergias. ② **Asistente de respuesta guiado** — activado: paso a paso; desactivado: todas las preguntas en una sola página. Sobre todo en el móvil, el asistente suele completarse de forma más íntegra. ③ **Preguntar por preferencias de asiento** — los invitados nombran hasta tres personas junto a las que les gustaría sentarse.

El menú desplegable Acompañantes por invitación (predeterminado) — **Acompañantes por invitación (predeterminado)** aparece solo cuando **Permitir acompañantes** está activado, y se sitúa más abajo, después de las preferencias de asiento. El valor se aplica a todos; en la [lista de invitados](/help/es/admin/tools-guest-list/) puedes sobrescribirlo por invitado.

Las dos preguntas de contacto para el correo electrónico y el número de teléfono — ① **Preguntar por el correo electrónico** y ② **Preguntar por el número de teléfono** no son interruptores, sino de tres estados: **No preguntar**, **Opcional** u **Obligatorio**. Ambos aparecen como columna propia en la lista de invitados.

El orden en el editor, de arriba abajo:

Permitir el autorregistro — nombres que no están en la lista pueden añadirse ellos mismos. Sus entradas las cotejas más tarde en la lista de invitados.
Permitir acompañantes — los invitados indican acompañantes al confirmar.
Preguntar por la selección de menú — muestra los platos de la herramienta de menú para elegir. Cada acompañante elige su propio plato.
Preguntar por dieta y alergias — campo de texto libre para dieta y alergias.
Asistente de respuesta guiado — activado: los invitados responden a la invitación paso a paso. Desactivado: todas las preguntas en una sola página.
Preguntar por preferencias de asiento — los invitados nombran hasta tres personas junto a las que les gustaría sentarse. Las preferencias aparecen en el plano de asientos y ahí se pueden convertir en reglas de asiento.
Acompañantes por invitación (predeterminado) — aparece solo mientras los acompañantes estén permitidos. El valor se aplica a todos; en la lista de invitados puedes sobrescribirlo por invitado.
Preguntar por el correo electrónico y Preguntar por el número de teléfono — cada una con tres estados propios: No preguntar, Opcional u Obligatorio.

Para 80 entradas en la lista de invitados activas Permitir acompañantes con Acompañantes por invitación (predeterminado) 1, además de Preguntar por la selección de menú, Preguntar por dieta y alergias y Preguntar por preferencias de asiento; Preguntar por el correo electrónico lo pones en Obligatorio. En la pestaña Visibilidad fijas el plazo en Fecha del evento, «hasta 14 días antes del evento». Luego descargas Enlaces personalizados (Excel) y con eso haces un envío masivo de correos. El tío Martín abre su enlace, su nombre ya aparece arriba, confirma, indica un acompañante y ambos eligen su plato. Dos semanas después las tarjetas de arriba muestran aproximadamente Confirmados 58, No asisten 11, Pendiente 11 — Invitados en total queda por encima de 80, porque los acompañantes notificados también cuentan. Si Martín se da cuenta de que al final viene solo, vuelve a abrir su enlace y lo corrige con Cambiar respuesta, mientras el plazo siga abierto.

Preguntas propias

Si necesitas más que los campos estándar, añade preguntas propias — por ejemplo «¿Vienes en el shuttle?» o «¿Te alojas en el hotel?».

Estructura de una pregunta propia: campo de texto, tipo de pregunta y los tres iconos de herramientas — Cada pregunta es una tarjeta propia: ① el **texto de la pregunta** que leen tus invitados. ② El **tipo de pregunta** — **Opción única (una respuesta)**, **Selección múltiple** o **Texto libre**. ③ Las tres herramientas del borde derecho: **Mover arriba**, **Mover abajo** y la papelera **Quitar pregunta**.

Opciones de respuesta de una pregunta de selección con Añadir opción y los dos interruptores — En ambos tipos de selección se añaden las opciones de respuesta: ① Una opción de respuesta — la X de al lado la elimina. ② **Añadir opción** agrega otra más. ③ Dos interruptores por pregunta: **Permitir otra respuesta** (los invitados pueden escribir algo adicional) y **Pregunta obligatoria** (sin respuesta no se puede enviar el formulario).

La misma pregunta como texto libre: las opciones de respuesta han desaparecido — ① Si pones el tipo en **Texto libre**, ② la tarjeta se reduce: las opciones de respuesta y **Permitir otra respuesta** desaparecen, porque los invitados escriben libremente de todos modos. Solo queda **Pregunta obligatoria**.

El botón Añadir pregunta bajo las preguntas existentes — **Añadir pregunta** agrega una tarjeta vacía al final. Las preguntas nuevas siempre van al final — con las flechas de la tarjeta las mueves al lugar correcto.

Si tu evento se celebra en varios idiomas, sobre las preguntas aparece la barra de idiomas: preguntas y opciones de respuesta se mantienen por idioma.

No olvides guardar

Las opciones de respuesta y las preguntas propias son un borrador — solo llegan al servidor con Guardar.

La línea de guardado con el aviso Cambios sin guardar — En cuanto cambias algo, junto al botón aparece **Cambios sin guardar** y **Guardar** se colorea con fuerza. Antes de eso el botón está pálido — sencillamente no hay nada que guardar.

Aviso al cambiar de pestaña con un borrador abierto — Si cambias de pestaña con un borrador abierto, Photogala pregunta: **Cambios sin guardar.** **Guardar y continuar** aplica tus cambios y cambia de pestaña, **No guardar** los descarta. Un clic al lado simplemente te deja donde estás.

Así lo ven tus invitados

El formulario de RSVP visto por un invitado — Un invitado responde en pocos pasos: nombre, confirmación o cancelación, acompañante, menú y mensaje. ① El **indicador de pasos** con la barra de progreso. El total no es fijo: crece en cuanto alguien confirma y tienes activados la selección de menú, las preguntas propias, los datos de contacto, la dieta, los acompañantes o las preferencias de asiento — con una cancelación se va directo al mensaje. ② **Nombre y apellidos**. Este paso se omite si el invitado llega a través de su enlace de invitación personal: entonces el nombre ya se conoce. ③ **Siguiente** lleva al paso siguiente; en la pregunta de sí o no, la propia respuesta ya avanza.

Hay dos caminos hacia el formulario, y se diferencian a propósito:

A través del código QR o el enlace compartido. El invitado escribe nombre y apellidos. Después el servidor asigna el nombre por sí mismo, ya sea a una entrada existente de la lista de invitados o como una entrada nueva.

A través del enlace personalizado. Aquí se reconoce al invitado de inmediato: su nombre aparece arriba y una respuesta anterior ya está rellenada. Con Cambiar respuesta puede corregirla en cualquier momento, mientras el plazo de respuesta siga abierto. El límite de acompañantes individual también se aplica correctamente.

Todo el proceso paso a paso se explica en la página para invitados Aceptar o rechazar la invitación (RSVP).

Fijar el plazo de respuesta

En la pestaña Visibilidad defines desde cuándo y hasta cuándo se puede responder — es el mismo periodo de visibilidad que tienen todas las herramientas programadas en el tiempo.

Pestaña Visibilidad con Visible desde y Visible hasta — ① **Visible desde** — a partir de cuándo pueden responder los invitados; **De inmediato** significa: en cuanto la herramienta está activa. ② **Visible hasta** — cuándo se cierra el formulario; **Ilimitado** lo deja abierto. Ambos campos comparten el mismo conjunto de modos, entre ellos **Fecha del evento** con un desplazamiento. Al final, **Guardar periodo**.

Resulta práctico el modo Fecha del evento con un desplazamiento: «hasta 14 días antes del evento» se ajusta automáticamente si más adelante cambias la fecha del evento. Una vez vencido, los invitados ya no pueden acceder al formulario. Los modos en detalle están en Herramientas – Resumen general.

Ver las respuestas

Debajo de la configuración, Respuestas enumera las últimas respuestas recibidas.

La sección Respuestas con las confirmaciones y cancelaciones recibidas — ① Una fila contiene el nombre, el chip de estado **Confirmado** o **No asiste**, un +1 por los acompañantes notificados, el mensaje del invitado y el momento de la respuesta. ② La lista muestra las respuestas **más recientes** — es decir, solo a los invitados que respondieron ellos mismos a través del formulario. A quien hayas añadido a mano lo encuentras en la lista de invitados.

El cuadro de aviso bajo la lista de respuestas con el botón A la lista de invitados — Para todo lo demás — selección de menú, dieta y alergias, datos de contacto, preguntas propias, límites de acompañantes — hay que ir a la lista de invitados. **A la lista de invitados** te lleva directamente allí.

Solución de problemas

En la selección de menú no hay nada para elegir. En la herramienta de menú todavía no hay platos ni entradas creados. RSVP muestra exactamente lo que hay ahí.
La exportación de los enlaces personalizados falla. Sin invitados no hay nada que exportar — créalos primero en la lista de invitados o impórtalos.
Los botones de los enlaces personalizados están en gris. Tu lista de invitados supera el cupo de invitados de tu plan. El enlace compartido sigue funcionando.
Los invitados acaban en una solicitud de contraseña. Tu evento requiere invitación. Activa en la pestaña Código QR la opción Incluir la contraseña en el enlace y vuelve a enviar el enlace.
Una pregunta propia desapareció después de guardar. Las preguntas sin texto en el idioma predeterminado se descartan, al igual que las preguntas de selección sin ninguna opción de respuesta y sin Permitir otra respuesta.
Arriba aparecen 50 confirmaciones, pero en la lista solo hay siete filas. Las tarjetas cuentan a todos los invitados, la lista de respuestas solo muestra a quienes respondieron ellos mismos. El estado completo está en la lista de invitados.
Un invitado aparece dos veces. Se autorregistró a través del enlace compartido aunque ya estaba dado de alta. En la lista de invitados asignas la nueva entrada a la existente.
El formulario está cerrado para los invitados. Comprueba en la pestaña Visibilidad si el día de hoy está dentro del plazo de respuesta — y si la herramienta está activada.

Páginas relacionadas

Para invitados: Aceptar o rechazar la invitación (RSVP) — lo que ven tus invitados.
Para anfitriones: Lista de invitados — aquí llegan todas las respuestas.
Para anfitriones: Plano de mesas – Sentar a los invitados — aquí las preferencias de asiento se convierten en reglas de asiento.
Para anfitriones: Menú — los platos para la selección de menú.
Para anfitriones: Invitación digital — la alternativa diseñada al formulario simple.
Para anfitriones: Herramientas – Resumen general — pestañas, visibilidad y código QR en detalle.