RSVP – Recueillir les confirmations

Avec RSVP, vos invités confirment ou déclinent directement en ligne – les réponses arrivent automatiquement dans votre liste des invités. Plus de papiers, plus d’appels téléphoniques, plus de recoupement manuel.

Ce qui distingue RSVP

RSVP se comporte différemment de la plupart des outils :

Il n’apparaît pas sur la page d’accueil de l’événement – ni comme widget, ni dans le menu des invités. C’est pourquoi la tuile porte en bas la mention Uniquement par lien direct – ce n’est plus une puce, mais un élément d’une ligne de texte séparée par des points –, et l’éditeur n’a pas d’onglet Affichage. Contrairement à l’invitation numérique, RSVP ne peut pas non plus être ajouté au menu des invités après coup ; ce commutateur n’existe pas ici.
Vous l’envoyez vous-même, activement : sous forme de lien ou de QR code, par exemple sur le carton d’invitation.
Vos invités ne voient que le formulaire, sans navigation dans la galerie autour.
La fenêtre de visibilité est aussi la fenêtre de réponse – une fois écoulée, le formulaire se ferme.

Où trouver RSVP

Barre latérale avec l'entrée RSVP mise en évidence sous Planification et la barre d'onglets de l'éditeur — ① La barre latérale affiche **RSVP** dans le groupe **Planification** – avec un badge indiquant les confirmations et le nombre total d'invités. Il obtient sa propre entrée dès que l'outil est actif et récemment utilisé ; sinon, passez par **Tous les outils** et la tuile **RSVP**. ② L'éditeur n'a que trois onglets : **Contenu**, **Visibilité** et **QR code** – il n'y a volontairement pas d'onglet **Affichage**, car RSVP n'apparaît jamais sur la page d'accueil.

En-tête de l'éditeur RSVP avec le titre et le bandeau actif — ① Titre et description de l'outil. ② Tant que RSVP est actif, seul ce fin bandeau **Actif** reste en haut, avec la ligne « Pas sur la page d'accueil de l'événement — envoyez le lien ou le QR code vous-même. » Ce n'est pas un message d'erreur, mais un rappel que la diffusion vous revient.

Configuration

Ouvrez RSVP depuis la barre latérale ou via Tous les outils.
Activez-le en haut avec Activer l’outil.
- Téléphone
- Ordinateur
Tant que RSVP est désactivé, toute la carte Activer l'outil – Rend l'outil accessible à vos invités. reste en haut. L'indication bleue en dessous précise : « Cet outil est encore désactivé. Vous pouvez tout de même préparer le contenu — activez-le ci-dessus quand vous êtes prêt. » Vous pouvez donc tout configurer tranquillement et ne passer en ligne qu'à la fin.
Choisissez vos options de réponse dans l’onglet Contenu et ajoutez des questions personnalisées si besoin. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
Définissez votre fenêtre de réponse dans l’onglet Visibilité.
Envoyez le lien – soit un lien commun pour tout le monde, soit personnalisé par invité.

Les chiffres clés en haut de page

Les quatre cartes de chiffres clés Invités au total, Confirmés, Déclinés et En attente — Quatre cartes, en temps réel depuis la liste des invités : ① **Invités au total** – toutes les entrées, accompagnants inclus. ② **Confirmés**. ③ **Déclinés**. ④ **En attente** – pas encore de réponse.

Partager l’invitation

Tout ce qu’il faut pour l’envoi se trouve côte à côte dans Partager l’invitation.

Le lien commun. L’adresse est indiquée directement ; Copier le lien la place dans le presse-papiers. Ce même lien est aussi disponible en QR code dans l’onglet QR code, où il existe également en affiche PDF et peut être retravaillé dans le Design Studio.

Liens personnalisés par invité. Deux boutons créent un lien propre à chaque invité de la liste et le téléchargent sous forme de fichier :

Liens personnalisés (CSV)
Liens personnalisés (Excel)

Les deux fichiers comportent deux colonnes : Nom et Lien d’invitation. Vous pouvez utiliser le fichier directement pour un publipostage ou un e-mail groupé. L’avantage : la réponse est associée sans ambiguïté à la bonne personne, vos invités n’ont pas à taper leur propre nom, et la limite d’accompagnants s’applique individuellement à chaque invitation.

Concevoir les invitations. Ce bouton ouvre le Design Studio avec le modèle d’invitation RSVP, préréglé au format A6. L’aperçu vous permet de parcourir vos véritables invités ; à l’export, chaque carte reçoit le QR code personnel de cet invité.

Les deux lignes d'information sous les boutons de diffusion : date de l'événement et le renvoi vers l'onglet QR code — Deux indications sous les boutons : ① Votre **date de l'événement** avec le lien **Modifier** – les invitations imprimées la portent, c'est pourquoi elle figure ici. Si aucune date n'est encore définie, le lien s'intitule **Définir maintenant** et mène aux [paramètres généraux](/help/fr/admin/settings-general/). ② Le renvoi vers l'onglet **QR code** – c'est là que se trouve le QR code du lien commun.

Quand le quota d’invités se resserre

Fine bannière au-dessus des chiffres clés : 52 invités sur 65 inclus dans votre forfait — Quand vous approchez de la limite, une fine ligne s'affiche au-dessus des chiffres clés : « 52 invités sur 65 inclus dans votre forfait. » Juste à côté, **Voir les forfaits** mène directement au choix. Rien n'est encore bloqué à ce stade.

Encadré de quota au-dessus de l'éditeur et les boutons grisés pour les liens personnalisés — ① Si votre liste dépasse le quota, la ligne devient un encadré : « 52 invités — votre forfait en couvre 40. » Il précise explicitement que vous pouvez continuer à planifier sans limite : ajouter des invités, placer des tables, attribuer les places automatiquement. ② Seuls les **liens d'invitation personnels** sont bloqués : CSV et Excel sont grisés, et **Concevoir les invitations** disparaît complètement. Le lien commun et le QR code continuent de fonctionner.

L’onglet QR code

Onglet QR code avec le code, le lien direct et les trois boutons de fichier — ① Le QR code du lien commun – les invités le scannent et arrivent directement sur le formulaire de réponse, sans se connecter. L'adresse avec **Copier le lien** se trouve en dessous. ② Trois formats de fichier à transmettre : **Exporter en PDF** (une feuille prête à l'emploi), **QR en PNG** et **QR en SVG** (pour l'imprimeur). **Créer dans le Design Studio** en fait une mise en page qui vous est propre.

Options de réponse

Vous décidez de ce qui est demandé – ne demandez que ce dont vous avez vraiment besoin.

Les trois options de réponse suivantes : restrictions alimentaires, assistant de réponse et souhaits de placement — ① **Demander les restrictions alimentaires** – un champ de texte libre pour l'alimentation et les allergies. ② **Assistant de réponse guidé** – activé : étape par étape, désactivé : toutes les questions sur une seule page. Sur mobile en particulier, l'assistant est généralement rempli plus complètement. ③ **Demander les souhaits de placement** – les invités citent jusqu'à trois personnes à côté desquelles ils aimeraient être assis.

Le menu déroulant Accompagnants par invitation (par défaut) — **Accompagnants par invitation (par défaut)** n'apparaît que lorsque **Autoriser les accompagnants** est activé – et se trouve plus bas, après les souhaits de placement. La valeur s'applique à tout le monde ; dans la [liste des invités](/help/fr/admin/tools-guest-list/), vous pouvez la remplacer pour chaque invité.

Les deux questions de contact pour l'adresse e-mail et le numéro de téléphone — ① **Demander l'adresse e-mail** et ② **Demander le numéro de téléphone** ne sont pas des commutateurs, mais proposent trois niveaux : **Ne pas demander**, **Facultatif** ou **Obligatoire**. Les deux arrivent dans leur propre colonne de la liste des invités.

L’ordre dans l’éditeur, de haut en bas :

Autoriser l’auto-inscription – des personnes qui ne sont pas sur la liste peuvent s’ajouter elles-mêmes. Vous rapprochez leurs entrées de la liste des invités par la suite.
Autoriser les accompagnants – les invités indiquent des accompagnants au moment de confirmer.
Demander le choix du menu – affiche les plats de l’outil de menu pour sélection. Chaque accompagnant choisit son propre plat.
Demander les restrictions alimentaires – champ de texte libre pour l’alimentation et les allergies.
Assistant de réponse guidé – activé : les invités répondent à l’invitation étape par étape. Désactivé : toutes les questions sur une seule page.
Demander les souhaits de placement – les invités citent jusqu’à trois personnes à côté desquelles ils aimeraient être assis. Ces souhaits apparaissent dans le plan de table, où ils peuvent être repris comme règles de placement.
Accompagnants par invitation (par défaut) – n’apparaît que tant que les accompagnants sont autorisés. La valeur s’applique à tout le monde ; vous pouvez la remplacer pour chaque invité dans la liste des invités.
Demander l’adresse e-mail et Demander le numéro de téléphone – chacune séparément sur trois niveaux : Ne pas demander, Facultatif ou Obligatoire.

Pour 80 entrées dans la liste des invités, vous activez Autoriser les accompagnants avec Accompagnants par invitation (par défaut) 1, ainsi que Demander le choix du menu, Demander les restrictions alimentaires et Demander les souhaits de placement ; vous réglez Demander l’adresse e-mail sur Obligatoire. Dans l’onglet Visibilité, vous fixez la fenêtre sur Date de l’événement, « jusqu’à 14 jours avant l’événement ». Vous téléchargez ensuite Liens personnalisés (Excel) et en tirez un e-mail groupé. L’oncle Martin ouvre son lien, son nom est déjà rempli, il confirme, signale un accompagnant, et tous deux choisissent leur plat. Deux semaines plus tard, les cartes en haut affichent environ Confirmés 58, Déclinés 11, En attente 11 – Invités au total dépasse 80, car les accompagnants signalés comptent aussi. Si Martin se rend compte qu’il vient finalement seul, il rouvre son lien et corrige via Modifier la réponse, tant que la fenêtre est ouverte.

Questions personnalisées

Si les champs standard ne suffisent pas, ajoutez des questions personnalisées – par exemple « Prenez-vous la navette ? » ou « Passez-vous la nuit à l’hôtel ? ».

Anatomie d'une question personnalisée : champ de texte, type de question et les trois icônes d'outils — Chaque question est une carte à part : ① le **texte de la question** que lisent vos invités. ② Le **type de question** – **Choix (une réponse)**, **Choix multiple** ou **Texte libre**. ③ Les trois outils sur le bord droit : **Monter**, **Descendre** et la corbeille **Supprimer la question**.

Options de réponse d'une question à choix avec Ajouter une option et les deux commutateurs — Pour les deux types à choix, des options de réponse s'ajoutent : ① Une option de réponse – le X à côté la supprime. ② **Ajouter une option** en accroche une de plus. ③ Deux commutateurs par question : **Autoriser une réponse libre** (les invités peuvent aussi taper quelque chose en plus) et **Question obligatoire** (le formulaire ne peut pas être envoyé sans réponse).

La même question en texte libre : les options de réponse ont disparu — ① Réglez le type sur **Texte libre** ② et la carte se réduit : les options de réponse et **Autoriser une réponse libre** disparaissent, puisque les invités écrivent de toute façon librement. Seule **Question obligatoire** reste.

Le bouton Ajouter une question sous les questions existantes — **Ajouter une question** accroche une carte vide tout en bas. Les nouvelles questions atterrissent toujours à la fin – utilisez les flèches de la carte pour les déplacer au bon endroit.

Si votre événement se déroule en plusieurs langues, la barre de langue apparaît au-dessus des questions : questions et options de réponse se gèrent alors langue par langue.

N’oubliez pas d’enregistrer

Les options de réponse et les questions personnalisées forment un brouillon – elles ne rejoignent le serveur qu’avec Enregistrer.

La ligne d'enregistrement avec l'indication Modifications non enregistrées — Dès que vous modifiez quelque chose, **Modifications non enregistrées** apparaît à côté du bouton et **Enregistrer** prend une couleur vive. Avant cela, le bouton est pâle – il n'y a alors tout simplement rien à sauvegarder.

Question de confirmation au changement d'onglet avec un brouillon ouvert — Si vous changez d'onglet avec un brouillon ouvert, Photogala vous le demande : **Modifications non enregistrées.** **Enregistrer et continuer** reprend vos modifications et change d'onglet, **Ne pas enregistrer** les abandonne. Un clic à côté vous laisse simplement là où vous étiez.

Ce que voient vos invités

Le formulaire RSVP tel que le voit un invité — Un invité répond en quelques étapes – nom, confirmation ou refus, accompagnant, menu et message. ① L'**indicateur d'étapes** avec sa barre de progression. Le total n'est pas fixe : il augmente dès que quelqu'un confirme et que vous avez activé le choix du menu, des questions personnalisées, les coordonnées, les restrictions alimentaires, les accompagnants ou les souhaits de placement – en cas de refus, on passe directement au message. ② **Prénom et nom**. Cette étape est sautée lorsque l'invité arrive par son lien d'invitation personnel : le nom est alors déjà connu. ③ **Suivant** mène à l'étape suivante ; sur la question oui/non, la réponse elle-même fait déjà avancer.

Il existe deux chemins vers le formulaire, et ils diffèrent volontairement :

Via le QR code ou le lien commun. L’invité saisit son prénom et son nom. Le serveur associe ensuite le nom lui-même – soit à une entrée existante de la liste des invités, soit comme nouvelle entrée.

Via le lien personnalisé. Ici, l’invité est reconnu immédiatement : son nom figure déjà en haut, et une réponse précédente est déjà remplie. Grâce à Modifier la réponse, il peut la corriger à tout moment, tant que la fenêtre de réponse est ouverte. La limite d’accompagnants individuelle est également appliquée correctement.

L’ensemble du parcours, étape par étape, est décrit sur la page invité Accepter ou décliner (RSVP).

Définir la fenêtre de réponse

L’onglet Visibilité détermine à partir de quand et jusqu’à quand on peut répondre – c’est la même période de visibilité que pour tous les outils programmés dans le temps.

Onglet Visibilité avec Visible à partir du et Visible jusqu'au — ① **Visible à partir du** – à partir de quand les invités peuvent commencer à répondre ; **Immédiatement** signifie : dès que l'outil est actif. ② **Visible jusqu'au** – quand le formulaire se ferme ; **Illimité** le laisse ouvert. Les deux champs partagent le même ensemble de modes, dont **Date de l'événement** avec un décalage. Terminez par **Enregistrer la période**.

Le mode pratique est Date de l’événement avec un décalage : « jusqu’à 14 jours avant l’événement » se déplace automatiquement si vous modifiez encore la date de l’événement. Une fois ce délai passé, le formulaire n’est plus accessible aux invités. Les modes en détail sont décrits dans Outils – Vue d’ensemble.

Consulter les réponses

Sous les paramètres, Réponses liste les retours les plus récents.

La section Réponses avec les confirmations et refus reçus — ① Une ligne contient le nom, la puce de statut **Confirmé** ou **Décliné**, un +1 pour les accompagnants signalés, le message de l'invité et l'heure de la réponse. ② La liste montre les réponses **les plus récentes** – donc uniquement les invités ayant répondu eux-mêmes via le formulaire. Ceux que vous avez ajoutés à la main se trouvent dans la liste des invités.

L'encadré d'information sous la liste des réponses avec le bouton Vers la liste des invités — Pour tout le reste – choix du menu, restrictions alimentaires, coordonnées, questions personnalisées, limites d'accompagnants – rendez-vous dans la liste des invités. **Vers la liste des invités** vous y emmène directement.

Dépannage

Rien à choisir dans le choix du menu. Aucun plat n’est encore créé dans l’outil de menu. RSVP affiche exactement ce qui s’y trouve.
L’export des liens personnalisés échoue. Sans invités, il n’y a rien à exporter – ajoutez-les d’abord dans la liste des invités, ou importez-les.
Les boutons des liens personnalisés sont grisés. Votre liste des invités dépasse le quota d’invités de votre forfait. Le lien commun continue de fonctionner.
Les invités tombent sur une demande de mot de passe. Votre événement est sur invitation. Activez Intégrer le mot de passe au lien dans l’onglet QR code et renvoyez le lien.
Une question personnalisée a disparu après l’enregistrement. Les questions sans texte dans la langue par défaut sont supprimées, tout comme les questions à choix sans aucune option de réponse et sans Autoriser une réponse libre.
50 confirmations en haut, mais seulement sept lignes dans la liste. Les cartes comptent tous les invités, la liste des réponses ne montre que ceux qui ont répondu eux-mêmes. Le tableau complet se trouve dans la liste des invités.
Un invité apparaît en double. Il s’est inscrit lui-même via le lien commun alors qu’il existait déjà. Dans la liste des invités, vous associez la nouvelle entrée à l’existante.
Le formulaire est fermé pour les invités. Vérifiez dans l’onglet Visibilité si la date du jour se situe dans la fenêtre de réponse – et si l’outil est seulement activé.

Pages associées

Pour les invités : Accepter ou décliner (RSVP) – ce que voient vos invités.
Pour les organisateurs : Liste des invités – où arrivent toutes les réponses.
Pour les organisateurs : Plan de table – Placer les invités – où les souhaits de placement deviennent des règles de placement.
Pour les organisateurs : Menu – les plats pour le choix du menu.
Pour les organisateurs : Invitation numérique – l’alternative mise en forme au formulaire nu.
Pour les organisateurs : Outils – Vue d’ensemble – onglets, visibilité et QR code en détail.