コンテンツにスキップ

イベントの前・当日・後

大切な一日を滞りなく迎えるには、はっきりしたスケジュールが役立ちます。このガイドは独立した画面ではなく、イベントの3つのフェーズ(準備、当日、事後のフォロー)をまとめて説明するものです。

ダッシュボード自体もこの3つのフェーズを把握していて、それに合わせてカードを並べ替えます:「準備中」、「写真がメイン」、「イベント終了後」です。このガイドの3つのフェーズは、この3つの状態にそのまま対応しています。それぞれのフェーズで、どこをクリックすればよいかを示し、詳しいガイドを紹介します。

ほとんどの操作はダッシュボードから始まります。ダッシュボードは管理画面のトップページで、サイドバーでは概要という名前です。開き方:主催者としてログインし、イベントを開いて、右上のプロフィールメニューの管理から管理ポータルを選びます。アドレスの末尾は/adminになります。この画面を見られるのはオーナーと管理者だけです。開き方の詳細はイベントの管理画面を開くをご覧ください。

指標バーと、保存期間、カウントダウン、次のステップのカードがある管理ダッシュボード
ダッシュボードはスケジュール全体の中心です。上に現在のフェーズを示すヘッダー、その下に指標バーとカードがあります。①指標バー:イベントのフェーズと有効なツールに応じて、最大4つのタイルが表示されます。どのタイルもクリックでき、その数値に関する作業ができる画面に移動します。その下の右側にあるすべての数値を見るから、詳しい統計に移動します。スマートフォンでは、4つのタイルが2×2で並びます。②イベントを設定で設定ウィザードをもう一度開き、ツアーを開始で管理画面のガイドツアーが始まります。③ダッシュボードを設定で、指標とカードのダイアログが開きます。オン・オフの切り替えや、ドラッグでの並べ替えができます。オフにしたカードがある場合は、ボタンにその数が表示されます(ダッシュボードを設定・2件オフ)。

上から順に、次のものが表示されます。

  • ヘッダー:イベント名と、その下に日付、残り日数(「あとN日」または「開催済み」)、現在のフェーズ名(準備、ギャラリー、イベント後)の1行。
  • 指標バー:数値と進捗バーのある4つのタイル。有効な準備用ツールは、それぞれ独自の数値を表示します(出欠の回答、席、予算、プログラム項目など)。ギャラリーからは常に写真、投稿者、要確認(待っているものがある場合のみ)、ストレージ容量、ギャラリー公開期限が表示されます。その下の右側にある「すべての数値を見る」から統計に移動します。
  • カード:フェーズによって並び順が変わります。

スマートフォンでは、ヘッダーのすぐ下に、有効なツールと「すべてのツール」ボタンが並ぶ横向きのバーも表示されます。スマートフォンではサイドバーが閉じているためです。このバーは、ツールが1つ以上稼働してから表示されます。

  • 保存期間:最も重要な時計です。どのフェーズでもいちばん上にあり、ギャラリーがいつまでオンラインで公開されるかがわかります。「延長」ボタンからプランと期間のページに移動します。
  • カウントダウン:常に2番目のカードです。大きな日数表示と進捗リングがあります。イベントの日付がない場合は、「イベントはいつですか?」と「日程を登録」ボタンが表示されます。
  • 次のステップ:最大4つの項目で、サブタイトルは「テンプレートではなく、データから表示しています。」です。まず実際のデータから未対応とわかる項目(たとえば「席が未定のゲストがN名います」や「承認待ちのアップロードがN件あります」)が「開く」というテキストボタン付きで表示され、その後にチェックリストの未完了の項目が続きます。下の「チェックリスト全体」から完全な一覧に移動します。
  • ご利用中のツール:有効なツールとそれぞれの数値、その下におすすめのツールが表示されます。下部のボタンは「すべてのツール(11件)を見る」です。
  • ギャラリー:公開中、要確認、投稿者の3行と、その下に「ギャラリーを開く」、「共有」、「QRコード」があります。
  • 最近のアップロード:最新の写真が横一列に並びます。まだ何もない場合は、案内と「QRコードを取得」ボタンが表示されます。
  • ギャラリーの機能:実際に使える6つのスイッチです:ゲストのアップロードを許可、アップロードを承認制にする、いいね、コメント、フォトミッション、ポイント。
  • ライブフォトウォール:大画面用のギャラリーのアドレスと、「リンクをコピー」、「開く」、「共有」があります。
  • イベント後:「すべての写真をダウンロード」、「お礼メッセージを送信」、「入賞者を決定」。
  • イベント統計:すべてのカウンターを1つのブロックにまとめたカードです。このカードは初期状態ではオフになっています。「ダッシュボードを設定」ダイアログでオンにできます。
ダッシュボードの上部にある保存期間とカウントダウンのカード
保存期間とカウントダウンは、どのフェーズでも先頭に表示されます。ギャラリーがいつまで公開されるか、そしてイベントまであと何日かがわかります。①保存期間のカード:終了日と、その下に残りの期間が表示されます。あとN日の行は、終了日が設定されている場合にのみ表示されます。それ以外の場合は無期限で保存と表示されます。開始前は最初の写真から開始します(無料)またはまだ開始していません。10枚目の写真から開始します(有料)、期限後は期限切れとZIPダウンロードができる残り日数が表示されます。アイコンのタイルは、残りが8日未満になると緑から黄色に、期限が切れると赤に変わります。②延長から料金プランのページに移動します。このボタンは、期間のカウントが始まっていない場合、無期限で保存される場合、パートナー経由のギャラリーの場合は表示されません。③イベントまでのカードには、イベントの日付までの日数が表示されます。日付が入力されていない場合は、代わりに「イベントはいつですか?」と日程を登録ボタンが表示されます。

操作ボタンの行と「ダッシュボードを設定」ダイアログ

Section titled “操作ボタンの行と「ダッシュボードを設定」ダイアログ”

カードの上の右側に、3つのボタンが並んでいます:「イベントを設定」(設定ウィザードをもう一度開きます)、「ツアーを開始」(管理画面のガイドツアー)、「ダッシュボードを設定」です。オフにしたカードがある場合、3つ目のボタンには「・2件オフ」のような表示が付きます。

フェーズのボタン、指標、カードの一覧がある「ダッシュボードを設定」ダイアログ
「ダッシュボードを設定」ダイアログでは、フェーズを決めたり、指標やカードのオン・オフを切り替えたりできます。

ダイアログには3つのブロックがあります。

  1. 「今のフェーズは?」:フェーズを選びます。「自動」が標準で、その横に「準備中」、「写真がメイン」、「イベント終了後」があります。「自動」の場合は次のように判断されます:イベントの日付から2日以上たっていれば、ダッシュボードは「イベント終了後」に切り替わります。準備用ツール(ゲストリスト、出欠確認、席次表、メニュー、予算、招待状)が1つ以上有効なら「準備中」になります。それ以外の場合は、写真が中心になります。日付が入力されていない場合、自動で「イベント終了後」に切り替わることはありません。その場合は、ここでご自身でフェーズを設定してください。

  2. 「上部の数値」:各タイルに目のアイコンと矢印があります。「表示中の最初の4件がバンドに並びます。」という案内で、どれがダッシュボードに表示されるかがわかります。グレーの指標には「オプション・オフ」と表示されていて、先にオンにする必要があります。

  3. 「カード」:カードも同じ仕組みです。目のアイコンでオン・オフを切り替え、ドラッグまたは矢印で並べ替えます。プランに含まれていないカードは、下のほうに「プランに含まれていません」と表示されます。いちばん下の「リセット」と「完了」でダイアログを終えます。

準備、ギャラリー、イベントのグループがある管理画面のサイドバー
サイドバーはすべてを準備、ギャラリー、イベントのグループにまとめています。有効なツールは、準備の下にそれぞれ1行で表示されます。

しっかりした土台は、事前に落ち着いて作っておくのがいちばんです。当日に足りないものがないよう、数日かけて準備しましょう。ダッシュボードでは、このフェーズは「準備中」にあたります。

イベントを設定してチェックリストを進める

Section titled “イベントを設定してチェックリストを進める”
  1. ダッシュボードの次のステップのカードを確認します。表示されるのは最大4つの項目で、まず実際のデータから未対応とわかる項目、その後にチェックリストの未完了の項目が続きます。

  2. カード下部の「チェックリスト全体」ボタンで、完全な一覧が開きます。サイドバーのチェックリストから開くこともできます。バッジには未完了の項目の数が表示されます。

  3. 項目を順に進めていきます。完全な一覧は、初期状態で「未完了」のフィルターが選ばれています。そのため、「すべて」に切り替えるまで、完了した項目は表示されません。各項目の詳細は、ガイドイベントの準備をご覧ください。

データから導き出された項目と未完了の項目がある「次のステップ」カード
「次のステップ」は、実際のデータから未対応の項目を取り出して表示します。下からチェックリスト全体に移動できます。
未完了と完了済みの項目がある準備のチェックリスト
チェックリストは、準備のための確かなやることリストです。

デザインとブランディングを決める

Section titled “デザインとブランディングを決める”
  1. 設定を開き、外観タブに切り替えます。以前の名前は「スタイル」でしたが、アドレスの?tab=styleはあえてそのままにしてあるため、古いリンクも引き続き使えます。

  2. ヘッダー、写真のグリッド、色、フォント、QRコードを設定します。すべてのオプションは外観のカスタマイズで説明しています。

  3. 印刷するQRカードや掲示物には、印刷テンプレートを使います。QRカード、ポスター、印刷テンプレートをご覧ください。

ロゴ、色、カバーがある設定の「外観」タブ
外観タブで、イベントを魅力的な見た目に整えます。①プレビュー:パソコンでは、ギャラリーが2列目として横に開き、まだ保存していない変更の結果がすぐにわかります。スマートフォンではダイアログとして開きます。もう一度クリックすると閉じ、ボタンの表示はプレビューを非表示になります。②ジャンプ用の入力欄:設定の名前を入力すると、その場所に移動します。必要に応じて別のタブに移り、該当する項目が一時的に強調表示されます。③詳細セクションの切り替え:すべての詳細セクションを一度に開きます。ブラウザーがこの状態を覚えているため、ここではすでに詳細オプションを非表示と表示されています(すべての詳細オプションを表示ではありません)。
  1. ダッシュボードのギャラリーの機能カードを使います。6つのスイッチ(ゲストのアップロードを許可、アップロードを承認制にする、いいね、コメント、フォトミッション、ポイント)はすぐに反映されます。設定画面を開く必要はありません。各行の下には、そのスイッチが本来ある設定ページへの小さなリンクがあります。

  2. プランに含まれていない機能の行には、「プランに含まれていません。」と表示され、右側にはスイッチの代わりにプランのページへのボタンが表示されます。

  3. 6つのスイッチ以外も設定したい場合は、設定画面を開きます。承認とセキュリティはモデレーションとセキュリティタブ(モデレーション・セキュリティを参照)、ミッション、ポイント、いいね、ダウンロードに関するそのほかの設定はギャラリーの機能タブ(ギャラリーの機能を参照)にあります。

6つのスイッチがある「ギャラリーの機能」カード
ギャラリーの機能:すぐにゲストに反映される6つのスイッチです。

いちばん時間の節約になるのがこのステップです。招待状、出欠確認、メニュー、進行、席次に関することは、すべてイベントの前に済ませておきます。ツールは全部で11種類あります。ダッシュボードのご利用中のツールカード(下部のボタン「すべてのツール(11件)を見る」)、サイドバーの準備 → すべてのツール、スマートフォンではダッシュボードのいちばん上にあるツールバーから開けます。

有効なツールとその数値がある「ご利用中のツール」カード
「ご利用中のツール」には、有効なツールが現在の数値とともに表示されます。6行に空きがある間は、合いそうなほかのツールもおすすめとして表示されます。①ヘッダーにはN件が有効のカウンターがあります。有効なツールがない場合は表示されません。②最大6行:まず有効なツールが現在の指標(予算、埋まっている席、プログラムなど)とともに表示され、空きがある場合にのみ、オフと表示されたおすすめのツールが続きます。行をクリックすると、そのツールが開きます。③すべてのツール(N件)を見るから、*すべてのツール*のタイル一覧に移動します。
  1. 招待状を送る:日付、場所、進行を載せたデジタルの招待状ページを作成し、リンクやQRコードで共有します。デジタル招待状をご覧ください。

  2. 出欠の回答を集める:出欠確認をオンにすると、ゲストがオンラインで出席・欠席を回答できます。独自の質問を追加したり、ゲストごとのリンクを送ったりできます。出欠確認をご覧ください。

  3. ゲストリストを整える:出欠の回答からゲストリストができあがります。席次表、メニューの希望、確認の連絡のもとになります。ゲストリストをご覧ください。

  4. メニューと進行表を登録する:料理のコースと当日の流れは、それぞれ専用のツールで用意できます。メニューと進行表をご覧ください。

  5. 席次表を作る:テーブルを配置し、ゲストを座らせ、希望を考慮します。当日は、ゲストが自分で席を見つけられます。席次表をご覧ください。

ツールが稼働すると、3か所に自動的に表示されます。サイドバーの準備の下の専用の行、指標バーのタイル、そして未対応の項目がある場合は次のステップの項目です。どのようなツールがあるか、どのように有効にしてゲストに表示するかは、ツールの概要をご覧ください。

利用できるすべてのイベント用ツールが並んだツールの概要
「すべてのツール」で、招待状、出欠確認、ゲストリスト、メニュー、進行表、席次表を有効にします。①右上のスイッチで、ツールをすぐにオン・オフできます。保存ボタンはありません。プランに含まれていないツールでは、スイッチの代わりにアップグレードと表示され、クリックするとプランの一覧に移動します。②その下の行には、ゲストがどこでツールを見るかが表示されます:トップページ(イベントのトップページのタイル)、ゲストメニュー(メニューの項目)、直接リンクのみ(リンクまたはQRコードからのみ)、管理者のみ(管理用のツール)、そして終了日を設定している場合は「‹日付›まで」。③リンクをコピーでゲスト用のアドレスをクリップボードにコピーし、QRコードで印刷用のコードがあるタブを開きます。この行は、オンになっていて独自のゲスト用ページがあるツールにのみ表示されます。タイル自体をクリックすると、エディターが開きます。

ミッションとアルバムを準備する(任意)

Section titled “ミッションとアルバムを準備する(任意)”

遊びの要素があると、ゲストが積極的に参加してくれます。どれも任意です。

  1. ミッション:サイドバーのギャラリー → ミッションとポイントにあります。このページにはミッション、実績、ポイント設定の3つのタブがあります。ダイアログで、名前、説明、ポイント数、条件を設定します。詳しい流れはミッションの管理をご覧ください。

  2. 実績と景品:実績は同じ名前のタブで作成します。実際の景品は、その1つ下の階層にあるリアルな景品で管理します。実績と景品をご覧ください。

  3. アルバム:アルバムの管理画面は、サイドバーのギャラリー → アルバムから開きます。ダイアログでは、名前、カバー、任意のスマートルールを設定します。挙式、披露宴、二次会のように場面ごとに分けるのに便利です。アルバムの作成をご覧ください。

作成済みのアルバムが並んだアルバムの管理画面
アルバムの管理画面で、挙式、披露宴、二次会などのまとまりを作成します。①上部の2つのボタン並べ替えとアルバムを追加。左のボタンは、並び順が手動で設定した順の場合にのみ表示され、ほかの並び順では表示されません。有効にするとボタンの表示が完了になり、アルバムをドラッグして好きな順番に並べられます。スマートフォンでは、どちらのボタンもアイコンだけになります。②並べ替えの行:並び順の欄、昇順と降順の2つの矢印、1ページあたりの行数。パソコンでは右側に、スマートフォンではその下の行に表示されます。③アルバムの行の三点メニュー:選択、画像を表示、編集、削除。
  1. すばやく済ませたい場合は、ダッシュボードのギャラリーカードで「共有」をクリックします。イベントのリンクが入ったダイアログが開きます。まだ写真がない間は、最近のアップロードカードの「QRコードを取得」からも同じダイアログが開きます。

  2. パスワード、個別のコード、投稿者用のアクセスは、設定のアクセスタブにあります。以前の独立したページ「招待の管理」はなくなり、そのアドレスはこのタブに転送されます。すべてのオプション(リンク、QR、コード)はゲストを招待するで説明しています。

  3. 手伝ってくれる人をモデレーターに指定する場合も、アクセスタブで役割を割り当てます。「詳細モード」はなくなり、2つの表示は1つにまとめられました。役割と権限をご覧ください。

ギャラリー保護と招待コードがある設定の「アクセス」タブ
アクセスタブでは、ギャラリー保護、招待コード、役割を管理します。①アクセスが開いたタブの行、②3つの選択肢があるギャラリー保護:パスワード保護(ゲストにはコードが必要)、完全プライベート(拡張)(自分で作成した招待のみ有効で、標準のコードはオフ)、オープンアクセス(リンクを知っている人は誰でも閲覧可能)、③下部の変更を保存。ページのさらに下には、ゲストの標準の権限と招待コードのカードがあります。
  1. ダッシュボードのギャラリーカードで「QRコード」をクリックします。このボタンから印刷テンプレート(サイドバー:イベント → 印刷テンプレート)に移動します。プランにQRコードのダウンロード機能が1つも含まれていない場合、このボタンは表示されません。

  2. 印刷アシスタントが開きます。「ギャラリーを共有」を選び、続けて用途と出力形式を選びます。出力形式は、すぐ使えるカードの「簡単デザイン」、Design Studioで編集する「自由編集」、PNGまたはSVGファイルの「QRコードのみ」です。結果をダウンロードし、スマートフォンでQRコードを読み取って確認してから印刷します。

  3. 当日は、カードを見やすい場所(テーブル、入口、バーなど)に置きます。


いよいよ本番です。ずっと画面に張り付いている必要はありませんが、ときどき確認しておくと安心です。ダッシュボードでは、このフェーズは「写真がメイン」と呼ばれ、写真とギャラリーの数値が上に表示されます。

ライブウォールを動かし続ける

Section titled “ライブウォールを動かし続ける”
  1. ダッシュボードのライブフォトウォールカードで「リンクをコピー」または「開く」をクリックし、テレビやプロジェクターでフォトウォールを表示します。

  2. カードの歯車のアイコンから、設定のフォトウォールの設定タブに移動します。フォトウォールそのものをオンにするスイッチもここにあります。すべてのオプションはフォトウォールの設定で説明しています。

管理画面のフォトウォールの設定
フォトウォールの設定で、大画面に映すライブウォールの見た目を調整します。
大画面に映したライブフォトウォール
テレビには新しい写真がリアルタイムで表示され、ゲストの目を引きます。強調表示されているのはQRタイルです。ゲストはこれを読み取ってすぐにアップロードできます。フォトウォールの設定で非表示にすることもできます。パソコンではキーボードで操作できます:→ / ↓ / Page Downで次へ、← / ↑ / Page Upで前へ、スペースキー(またはK)で一時停止、Fで全画面表示、Mで動画の音声のオン・オフを切り替えます。

承認制がオンになっている場合、新しい写真はギャラリーに表示される前に承認が必要です。承認待ちのものがあることは、4か所でわかります。バーの要確認の指標、ギャラリーカードの同じ行、次のステップの項目「承認待ちのアップロードがN件あります」、そしてサイドバーの承認と報告のバッジです。

  1. サイドバーのギャラリー → 承認と報告を開きます。ページのサブタイトルは「承認待ちのアップロードを承認し、ゲストから報告された内容に対応します。」で、メディア、顔グループ(AI機能がある場合のみ)、制限中のユーザー、報告のタブがあります。

  2. タイル上で直接判断する(承認または却下)か、「1件ずつ確認」をクリックして、写真を1枚ずつ大きく表示して確認します。判断した内容はその場に表示されたままになり、下のバーに状況がまとめられ、「直前の操作を元に戻す」も使えます。詳しくはモデレーションをご覧ください。

  3. 何度も迷惑な行為をする人はブロックできます。その際、その人の表示中の写真もまとめて非表示にできます。ユーザーのブロックをご覧ください。

管理画面の「承認と報告」ページ
承認と報告は管理画面の中で動作します。承認、非表示、報告への対応を、画面を移動せずに行えます。①タブの行:メディア、制限中のユーザー、報告。メディアは、承認機能がプランに含まれている場合か、まだ承認待ちのアップロードが残っている場合にのみ表示されます。顔認識がプランに含まれ、イベントでオンになっている場合は、その間に顔グループが加わります。②ステータスの行:承認待ち、非公開、公開済みと、それぞれの件数。③1件ずつ確認で、キーボードショートカットを使った確認を始めます。現在の一覧が空の場合、ボタンはグレーのままです。
  1. 信頼できる人を、設定のアクセスタブでモデレーターに指定します。

  2. その人がアップロードを確認してくれるので、ご自身はパーティーを楽しめます。管理画面を持たないモデレーターは、ゲスト側の/moderationで作業します。サイドバーがないだけで、同じ画面です。方法は役割と権限をご覧ください。


お祝いが終わった後も、大切な作業が残っています。特にバックアップです。イベントの日付から2日たつと、ダッシュボードは自動的に「イベント終了後」に切り替わります。イベント後のカードがずっと上に移動し、ダウンロード、お礼、表彰がまとめて表示されます。日付を入力していない場合は自動では切り替わらないので、「ダッシュボードを設定」ダイアログでご自身でフェーズを設定してください。

イベント後の数日間、最後の写真をアップロードするようゲストに声をかけましょう。当日にすべてを共有しきれなかった人も多いものです。フォトブース用にライブアップロードのアクセスを使っている場合は、そのまま開けておくこともできます。ライブアップロードをご覧ください。

ポイントとランキングを使った場合は、ここで表彰を行います。

  1. 入賞者のページを開きます。イベント後のカードの「入賞者を決定」から、またはサイドバーのギャラリー → ミッションとポイント → 入賞者から開けます。

  2. 最後のアップロードが終わったら、集計を確定します。確定後は、ポイントが追加されても結果は変わりません。

  3. 景品を渡し、入賞者が受け取ったコードで受け渡しを確認します。詳しい流れはランキングの入賞者をご覧ください。

短いお礼のメッセージで、ギャラリーにもう一度にぎわいが戻り、ゲストが再び訪れてくれます。イベント後のカードの「お礼メッセージを送信」から、直接ツールに移動します。事前に準備しておくのがおすすめです。イベントの日付をもとに、ちょうどよいタイミングで自動的に表示されます。お礼のツールをご覧ください。

  1. ダッシュボードを開き、保存期間のカードを確認します。どのフェーズでもいちばん上にあります。

  2. 表示で状態がわかります:「[日付]まで保存」(その下に「あとN日」)、「無期限で保存」、または期限切れの場合は「期限切れです。ZIPダウンロードはあとN日間可能です」と表示されます。期限が切れるとギャラリーは非公開になります。表示された日付まではご自身で復元できますが、それ以降はサポートを通してのみ復元できます。

  3. 期間が足りない場合は、「延長」をクリックします。そこで期間を延長したり、低コストのアーカイブにギャラリーを移したり、自動延長をオンにしたりできます。プランと期間をご覧ください。「イベント終了後」のフェーズでは、イベント後のカードにも「保存期間を延長」ボタンが表示されます。

完全なバックアップを作成する

Section titled “完全なバックアップを作成する”
  1. イベント後のカードで「すべての写真をダウンロード」をクリックするか、サイドバーのギャラリー → まとめてダウンロードを開きます。ここで、いくつかのステップに沿ってZIPバックアップを設定します。

  2. フォルダー構成:ファイルのまとめ方を選びます:1つのフォルダー、フォトミッション別、投稿者別、アルバム別。

  3. ファイル名:元のファイル名をそのまま使うか、ステータスの接頭辞、いいね数、投稿者名を追加します。プレビューで、できあがるファイル名を確認できます。

  4. 説明:必要に応じて、各画像のキャプションを入れた.txtファイルを作成します。

  5. ゴミ箱と選択:削除した画像を含めるか除外するか、どのステータスの写真をバックアップするかを決めます。

  6. 必要に応じて、ステータスごとに別のフォルダーを作成します。ツリーのプレビューで、完成したZIPの構成を確認できます。

  7. 最後にダウンロードをクリックします。大きなバックアップは、自動的に複数のZIPファイルに分割されます。詳しい流れはダウンロードとエクスポートをご覧ください。

「詳細オプション」ボタン、ステータスのタイル、ダウンロードボタンが強調表示されたダウンロードページ
イベント後は、ここですべてをバックアップします。③ギャラリー全体を標準設定でZIPにまとめます。②その前に、公開済み、非公開、承認待ちの写真がそれぞれ何枚あるかを表示します。フォルダー構成、ファイル名、削除済みの写真を自分で決めたい場合は、①から詳細オプションに進みます。