予算
予算は、準備を始めるとまず気になる「全部でいくらかかるのか」に答えるツールです。空の表計算シートではなく、イベントにすでに入っているデータを使って計算します。出席を回答したゲストの人数、席次表のテーブル数、プログラムの所要時間などが、そのまま費用項目の数量になります。数字が変われば、合計も変わります。
4つのエリア
Section titled “4つのエリア”エディターは4つのセクションで構成されています。概要、項目、期限一覧、設定です。
一番上に、4つの大切な数字が並びます。
- 予算：ご自身で決めた金額です。まだ設定していない場合は予算を設定と表示されます。ウィザードの見積もりは…を反映で取り込めます。必要に応じて予備費込みにもできます。
- 見積額：現在のリストの合計金額です。
- 予約済み：そのうち、すでに確定している金額です。
- 残りまたは収支：余っている金額です。
その下には想定費用の帯があり、ゲスト1名あたりの費用、パーセント表示の入力状況、金額が未入力の項目数が表示されます。以下の前提で計算していますでは、実際のデータがない間、何を前提に計算しているかをいつでも確認できます。たとえば「招待状1通につき2名」や「1卓につきゲスト8名」といった内容です。
ゲストが増えたら、減ったら？
Section titled “ゲストが増えたら、減ったら？”ゲストの人数を試しに増減させるスライダーです。データは変えずに、人数が変わったときの費用がすぐに分かります。…に戻すを押すと、実際の状態に戻ります。
収入も入力している場合、予算は何名から収支が合うかを計算します。ゲスト数だけでは収支を合わせられない場合は、見栄えのいい数字を作るのではなく、はっきりとそう伝えます。
費用を割り勘にする
Section titled “費用を割り勘にする”ゲスト数に応じて増える収入項目を追加します。ゲストが費用を分担する会に向いています。ツールが1人あたりの金額を提案します。
まだ足りないもの
Section titled “まだ足りないもの”曖昧な疑問符ではなく、具体的な不足点のリストが表示されます。主なメッセージとその意味は次のとおりです。
- ゲストリストが空です：ゲスト数に連動する数量が0になっています。
- 席次表がないか、変更されました：数量が反映されなくなっています。
- 連携しているスケジュールの項目が削除されています、または所要時間が0分です。
- 年齢区分のあるゲストがいません：子ども料金を計算できません。
- 見積もりの対象人数が、予定しているゲスト数より少なくなっています。
- メニューに価格が入力されていません。
- 予定より多く支払われています。
各メッセージには表示（該当の項目に移動）と、可能な場合は反映（修正をそのまま適用）があります。
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予算を作成でウィザードが開きます。あとからはボタンがアシスタントに変わり、いつでも何度でも実行できます。
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質問に答えます。どのようなイベントですか？、ゲストは何名の予定ですか？（すでにゲストが登録されている場合は…ゲストリストから反映）、うち子ども、そしてグレード（控えめ、標準、上質）です。価格の地域で地域を選びます。
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プレビューを計算を押すと、事前に何が起きるかが分かります。新規に追加される項目、更新される項目、そのままの項目、非表示になる項目の数です。
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反映でリストに書き込みます。
数字なしで構成だけがほしい場合は、目安金額なしのチェックリストを選びます。イベントの種類によっては、まだ目安額がないものもあります。その場合は、あえて金額なしのリストが作成されます。
費用リスト本体です。標準の列は、項目、数量、単価、合計、ステータス、予約期限です。
1行を左から右へ
Section titled “1行を左から右へ”各行には、見落としやすい4つの操作パーツがあります。数量チップ、ステータスの選択、期限欄の予約期限、そして右端の3つの行ボタンです。
数量の出どころ
Section titled “数量の出どころ”ここがこのツールの核心です。数字を直接入力する代わりに、数量が何に連動するかを選びます。
| 算出方法 | 数量の出どころ |
|---|---|
| 1回のみ | 固定値 |
| ゲスト1名ごと／大人1名ごと／子ども1名ごと | ゲストリスト |
| 招待1件ごと | ゲストリストの世帯 |
| テーブルごと／席ごと | 席次表 |
| 1時間ごと | スケジュール |
| 1泊ごと／1個ごと／業者1社ごと | 独自の値 |
| グループごと／グループのメンバーごと | ゲストリストのグループ |
| メニューの選択ごと | メニュー |
| ゲストn名ごとに1 | 比率（例：ゲスト20名につきスタッフ1名） |
ゲスト数に連動する項目では、どのゲストを数えるかも選べます。出席、出席＋未回答、招待した全員です。ほかのツールとリンクしている項目には他のツールから反映と表示され、数量は直接入力できません。入力しても、次にデータが変わったときにまた変わってしまうためです。
数量列のチップはボタンになっています。クリックするとこの数量の算出元が開き、算出方法を設定できます。現在の数字がどう導かれたかが、1文で表示されます。
価格欄には、固定の金額または幅を入力できます。1800-2400 のように書くだけです。ご自身の金額を入れていない間は、比較用にお住まいの地域の推定額が表示されます。
未対応 · 問い合わせ済み · 見積もり受領 · 予約済み · 内金支払い済み · 支払い済み · キャンセル済み。**選択した項目のステータス…**で、複数行をまとめて設定できます。
見積もり・支払い・依頼先を開くと、項目ごとに3つのブロックが表示されます。
- 見積もり：1つの項目に複数の見積もりを登録できます。合計または単価で入力し、対象人数（その見積もりが何名分か）も設定できます。選択した見積もりが、項目の金額になります。
- 支払い：日付と名称（例：「内金」）を付けた分割払いを記録します。その下に支払い済み、残金、場合によっては過払いが表示されます。
- 依頼先・メモ：名前、連絡先、リンク、コストセンター、消費税率（%）（税込または税抜）、キャンセル料、支払い元（ポットを参照）。
ゲストリストと同じです。列の見出しをクリックすると、並べ替え、フィルター、非表示、左に固定ができ、見出しをドラッグすると順序を変えられます。そのほか、カテゴリー別にグループ化、項目、業者、メモを対象にした検索ボックス、フィルターをリセット、レイアウトをリセットがあります。一番下には費用総額の行があり、フィルターを設定しているときは、表示中の項目の合計も出ます。
不要になった項目は、削除する必要はありません。非表示にすると計算から除外され、非表示の項目を表示で戻せます。
すべての期限を1本のタイムラインにまとめたものです。いつまでに予約し、いつまでに支払いを済ませるかが分かります。期限を過ぎた項目にはその旨が表示され、クリックすると該当の項目に移動します。支払い済みにするで、その場で完了にできます。
- 通貨：変更しても何も換算されません。記号が変わるだけです。
- 地域：どの目安額を使うかが決まります。ご自身で入力した金額は変わりません。
- 予定ゲスト数：ゲストリストが空の間の前提です。実際のゲストが登録されると無視されます。ツールもそのことを知らせてくれます。
- 予備費：想定外の出費に備えるパーセンテージです。
- 税抜／税込：金額を消費税込みで入力するか、抜きで入力するかです。切り替わるのは新しい項目の初期設定だけで、既存の金額は換算されません。
- カテゴリー：リストの区分です。いつでも追加できます。
- 支払い元：複数の支払者向けのポットです。それぞれに負担額を設定できます。項目ごとにポットを割り当てられるので、誰がいくら負担しているかが分かります。
- カスタム列：契約番号、担当者、独自の評価などです。種類は、テキスト、数値、金額、日付、選択、チェックです。各項目の詳細エリアとエクスポートに表示されます。削除した列の値は一緒には消えません。列を復元すれば、値も戻ります。
共有、インポート、エクスポート
Section titled “共有、インポート、エクスポート”閲覧用リンク
Section titled “閲覧用リンク”閲覧専用のリンクです。アカウントは不要で、編集はできません。リンクを知っている人は、合計、カテゴリー、期限を見られます。業者と契約条件を非表示を選ぶと、業者の名前と価格は表示されません。新しいリンクを作成すると、古いリンクはすぐに無効になります。リンクを無効化でリンクを完全にオフにします。
インポートとエクスポート
Section titled “インポートとエクスポート”既存のリストはインポートできます。エクスポートには、項目、カテゴリー、数量とその出どころ、税抜／税込、支払い計画、サマリーが含まれます。表またはPDFで書き出せます。
ほかのツールとの連携
Section titled “ほかのツールとの連携”予算は、4つのツールから数字を取り込みます。これらが充実しているほど、合計の信頼性が高まります。
そのため、予算はゲストリストと席次表が固まってから作成するのがおすすめです。または、大きな変更のたびにウィザードをもう一度実行しましょう。